虽然集体商标的注册申请程序与普通商标注册申请程序基本上相同,但须注意的是,申请集体商标必须另外提交管限使用该集体商标的规例,而申请普通商标无此要求。之所以要求提交管限使用该集体商标的规例,在于约束集体商标的成员在所提供的商品或者服务上相互遵守某种共同的标准,共同维护集体商标的信誉。
根据商标条例和商标规则相关规定,集体商标申请人须在注册申请的日期后的9个月内,提交管限使用该集体商标的规例,否则其申请会当作被撤回。与证明商标不同但与普通商标注册申请相同,申请人无须提交能力声明。
提交管限使用该集体商标的规例无须采用任何特定形式,但须列明如下信息:
(a)获授权使用有关集体商标的企业或人员清单(申请人应把获授权使用该商标的成员名单写进规例内,或者在规例内提述载有该等成员名单的可识别文件(例如获授权用户纪录册),并详述如何查阅该文件。);
(b)成为有关组织成员的条件;及
(c)使用该集体商标的条件(如有的话),包括对不当使用的任何制裁。
申请人应提供组织章程大纲及章程细则的副本。有关副本如包含上述规例所提述的数据,则可以附表形式夹附于规例内。
申请人应注意所提交的管限使用该集体商标的规例须采用英文或中文,否则便须提交该规例翻译成有关法律程序所用语文的经核实译本。
管限使用注册集体商标的规例须公开让公众查阅,方式一如注册纪录册公开让公众查阅一样。
香港产权署对申请人递交的管限使用该集体商标的规例进行审查,如发现管限使用该集体商标的规例违反广为接受的道德原则,则拒绝该商标注册。
香港产权署通常会在发出关于可注册性审查意见之前,提供申请人关于申请及申请人提交的上述管限使用该集体商标的规例是否适合的意见函,并指明答复该函的期限,该限期可以根据申请人请求延期。
如管限使用该集体商标的规例被修订,在经修订的规例提交产权署并获产权署接纳之前,有关修订属无效。产权署在接纳任何经修订的组织规例前,如觉得将关于该等修订的公告在官方公报中公布是合宜的,即可安排或规定将该公告如此公布。任何声称受有关修订影响的人可在公告的公布日期后3个月内提交反对通知。如在3个月限期内无人提交反对通知,而产权署信纳有关修订应予接纳,则修订获接纳。