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年薪百万的人都是怎么写邮件的?| 如何写好一封邮件

学习学习再学习  · 公众号  · 学习  · 2017-03-15 10:03

正文

有什么方法可以有效了解一个人?

生活中看他怎么发微信,工作中看他怎么发邮件。

想要被朋友喜欢,自然不能发什么“拉票、求赞、删好友”的微信;想要被领导赏识,当然也需要懂得起码的“邮件礼仪”。

这篇文章就教你,如何一步步写出一封“好邮件”。

1. 写邮件的顺序

当你在写一封新的邮件时,记住四个字:

由下到上。

我们写邮件的顺序最好是:附件,正文,标题,收件人地址。

这么做的好处是你至少不会落下任何重要的信息。比如,我个人过去最常犯的错误就是“忘记添加附件”。都和对方说好了请查看附件,结果发现忘记添加,于是不得不重新补发一封。

这样的顺序能够其实就是一种“防呆机制”,你不完成所有的步骤,邮件根本发布出去。

2. 说清楚4个“W”和1个“H”

2.1 (W)ho:你在给谁写邮件?

看到指代不明的邮件,我就想起春节收到的群发短信,实在没什么继续读的动力。即便是群发邮件,也要写明到底是写给谁的,而不是一句“Hi”就过去了。

2.2 (W)hat:你想说什么?

都发邮件了,说明这个事情还挺重要的,那就别说废话,言简意赅说明意图。

邮件中尽量不要用含混的描述,有数据和数字的,记得直接引用。

2.3 (W)hy:人家为什么要回复你?

你要把关注点调到对方身上。你要让对方感觉这件事对他重要,他才有动力回复你的邮件。

说白了,多数人都只关心自己,这是人性,不要违背。

2.4 (W)hen:什么时候需要答复?

每个人都有点拖延症,你不给对方一个明确的截止时间,对方有可能一直拖着不答复。

“尽快回复”的意思就是“我其实没那么着急”。

2.5 (H)ow:希望对方如何应对?

明确希望对方做出的回应,不然谁知道你想要对方怎么做呢?

3. 内容可折叠

先把重点标记好,然后再补充展开内容。

比如先写好几个小标题一二三四五,然后再去补充里面的具体内容。看的人有时间和兴趣就仔细看,没时间就只看小标题。

这样做言简意赅,逻辑清晰。如果你总喜欢唠唠叨叨,就规定自己一个点只说五句。

4. 标题要明确

不要过短让人摸不着头脑,也不要太长让人觉得是垃圾邮件。

用最少的词把这封邮件的内容说清楚,用点不用面。

5. 能用文字的就别用图片

别把文字做成图片发过去。

首先加载速度慢,在手机上看更是效率低。其次不能检索,后期查起来太麻烦。最后大部分人的审美不够专业,正常的文字至少不会减分。

其实这事和在微信上沟通是一样的:能发文字就别发语音。

6. 简化添加的链接

如果有链接需要添加,那就去用专业网站缩短它。看起来简洁明快,不会让人觉得反感。

可参考的“短网址”网站有 http://dwz.wailian.work/







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