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让Excel自动检测录入的数据

Excel之家ExcelHome · 公众号 · Excel · 2024-12-22 08:49

主要观点总结

本文介绍了如何利用数据验证功能进行员工信息输入，包括年龄、性别、部门和手机号的输入要求。

关键观点总结

关键观点1: 员工年龄输入限制

员工年龄区间为16~60（或63）岁，通过设置数据验证来限制输入的年龄范围。

关键观点2: 性别输入限制

性别只有男、女两个选项，可通过下拉菜单选择输入，并将候选项目输入到数据验证的序列来源中。

关键观点3: 手机号输入限制

通过限制输入的字符长度来约束手机号的位数，并利用数据验证来制作屏幕提示。

关键观点4: 数据验证功能的进阶应用

结合函数公式，如利用COUNTIF来限制E列输入重复的数据，并可以使用圈释无效数据功能查找不符合要求的数据。

正文

以下图为例，要分别输入员工年龄、性别、部门和手机号。

因为员工年龄不会小于16岁，也不会大于60（新规为63）岁，因此输入员年龄的区间应该是16~60（63）之间的整数。通过设置数据验证，可以限制输入的年龄范围。

性别只有男、女两个选项，制作一个下拉菜单，从下拉菜单中选择输入就可以。

设置允许条件为“序列”，在来源编辑框中依次输入用半角逗号隔开的候选项目，本例是:

男,女

如果要输入的选项比较多，直接输入候选项就不方便了，咱们可以把候选项依次输入到各个单元格里，然后将这个单元格区域设置成数据验证的序列来源。

通过限制输入的字符长度，能够对输入的手机号位数进行约束。

还可以利用数据验证来制作屏幕提示。

如果结合函数公式，数据验证功能就更牛了，假如要限制在E列输入重复的数据，可以设置数据验证规则为自定义，然后输入公式：

=COUNTIF(E:E,E2)=1

COUNTIF(E:E,E2)部分的作用使用统计E列中有多少个和E2相同的单元格，限制的条件就是和E2相同的只允许是一个。

对于已经输入的内容，也可以设置好数据验证规则，然后使用圈释无效数据功能，方便地查找出不符合要求的数据。

数据验证功能只能限制手工输入的内容，不能限制从其他地方复制过来的数据，这一点有点遗憾。

好了，今天咱们的内容就是这些吧，祝大家一天好心情！

图文制作：祝洪忠

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