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这才是No.1的Excel表格核对技巧（建议收藏）

秋叶Excel · 公众号 · · 2024-04-05 11:47

正文

本文作者：拉登Dony

本文来源：拉小登(ID：ladengchupin)

本文编辑：卫星酱

我是拉小登，一个会设计表格的 Excel 老师。

快速核对数据，并替换新数据，是核对数据最高频的，也是最让人头疼的需求。

问题描述

下面这个同学，就被这类问题折腾的够呛。

数据是这样的。第 1 个表里，登记了搬迁户的信息，有「户主」「搬迁日期」「联系电话」等等信息，非常的详细。

表 1 ↑

你注意到吗？表格中有几个标记黄色的行，表示这些「户主」的 手机号信息有更新 。

更新后的手机号，在另外一个表格里。

表 2 ↑

现在的问题就是，两个表格的姓名数量不一致，顺序不一致，那么：

顺序不同，如何根据「户主」姓名匹配手机号？

匹配之后，如何把替换掉原来的手机号？

下面我们来动手操作一下。

解决方法

根据问题，我们解决方法也按两步走：

VLOOKUP 匹配数据，先解决不同顺序匹配的问题

IFNA 函数合并数，把匹配到的数据和原始的数据合并，生成新的数据

▋ 01 VLOOKUP 匹配数据

这一步比较的简单，根据表 1 中的「户主」，去表 2 中，查找对应的手机号。

公式如下：

对应的完整的公式如下：

=VLOOKUP(B2,新手机号!B:D,3,0)

VLOOKUP 的各个参数说明如下：

❶ 参数 1，要查找的值，也就是「户主」的姓名

❷ 参数 2 ，要查找的范围，即表 2 中的数据，这里要把查找的「户主」列和返回的「手机号」列，都包含进来。

❸ 参数 3，要返回的列，也就是「手机号」列相对于「户主」是第几列，这里写 3。

❹ 参数 4 ，匹配模式，有两种模式，一个是精确匹配写 0，一个是模糊匹配；咱们这里写 0 表示精确匹配。

公式向下填充后，我们就把对应的新手机号，给匹配过来了。

找不到的，则返回#N/A 的错误值。

▋ 02 IFNA 函数合并数据

接下来，我们要做的就是把#N/A 的错误值，替换成原来的手机号。

不要把问题的重点放在「替换」这两个字上，否则思路打不开。

其实，这就是一个逻辑判断的问题：

如果匹配到了，就显示新的手机号。

如果没有找到，就显示原来的手机号。

这样使用 IFNA 函数，就可以解决这个问题了。公式如下：

IFNA 函数的作用，就是当公式出现错误时，显示另外一个值。它的结构非常简单，只有两个参数：

❶ 参数 1，可能出现#N/A 错误的公式。

❷ 参数 2，如果公式出现错误，则显示的数值。

所以，在 VLOOKUP 函数外面套上 IFNA 函数， 当匹配错误时，就显示原始的手机号 ，问题迎刃而解。

=IFNA(VLOOKUP(B2,新手机号!B:D,3,0),I2)

最终的结果如下：

总结

今天的这个问题，其实不难，重点是理清楚思路， 把「替换」这个思路，转换成「逻辑判断」 。

总结一下本节的知识点：

❶ VLOOKUP 函数的使用方法

❷ IFNA 对错误值的判断和容错

▋ 考考你

按照惯例，再出一个题考考大家。

下面的数据中，要根据「资产名称」匹配下表中的 id；要查找的单号明明都在，为什么 VLOOKUP 查询的结果却不对呢？

评论区 等你的答案。

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