文件批准后「尚未生效」发现不合适怎么办？

做过文件管理的小伙伴都知道，无论多么的小心谨慎，在众多的文件当中总会有一些瑕疵，甚至会有一些不精准的、不准确的描述会在培训的环节发现。一旦发生这样的情况，应该怎么处理呢？

1、如果是纸质文件，纯线下管理，这情况处理比较简单：

第一步：情况汇报给领导，领导最终的结论可能有以下几种：

①瑕不掩瑜，继续培训生效

②修改原版，继续培训生效

③停止培训，更新后再重新培训

第二步：根据领导的指示，落实具体工作。尤其是结论为第③种情况时，把所有已经打印出来的草稿彻底销毁，一定要销毁的干干净净，斩草除根！

一切都像没发生一样即可！

2、如果是使用了文件管理系统（DMS），情况就更简单了，因为所有的操作都记录在系统内，并且可以被追溯到。所以只有两个选择，要么假装没发现继续培训生效，要么返回去重新修改。

而“返回去”这个动作，就需要DMS要有“撤销”的功能了，与之对应的一个问题是：撤销的文件修订之后，是否要升级一个版本号？

这个问题在蒲公英论坛和多个微信群都有过激烈的讨论，鼠哥仅表达一下自己的观点：

1、从文件的生命周期来看，撤销的文件尚未进入生效状态，还不是正式的文件，所以再次编辑内容后，不应该跳跃版本号；

2、从文件的使用和存档看，跳跃版本号会造成历史文件的版本号不连续，造成缺失文件的假象，容易引起不必要的麻烦。

综上，鼠哥的建议就是文件批准后尚未生效发现不合适，就大大方方的通过审批流程撤销文件，回到作者手上之后再次编辑，版本号保持不变，再次审批即可，同时要求两次的审理记录都可以完整记录和追溯到。

平时做纸质文件管理的时候，操作比较灵活，很多细节没太考虑，在设计和开发药搭文件管理系统的时候，鼠哥仔细研究了文件生命周期中各种可能“返回”的情况，在这里把药搭文件管理系统的解决方案分享给友商和蒲友，仅供参考：

①文件进入了审批流程，但是尚无一人开始审批，此时可以“撤回”

②文件进入了审批流程，已经有人进行了审批操作，此时可以“驳回”

③文件已经完成审批，但是尚未生效。此时可以“撤销”

④文件已经生效了，发现一点小瑕疵，此时可以“勘误”

⑤文件已经生效了，发现有问题需要更新内容，此时可以“修订”

以上几种解决方案，都可以使文件重新返回到作者手中，进入可编辑状态。

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