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外企邮件中，如何优雅而不尴尬地称呼对方？

赛门喵Simon · 公众号 · 英语 · 2019-10-25 07:00

正文

在外企中，邮件就是一个轻松简单的沟通工具，如果你的邮件是写给比较亲密的同事或上司，这时称呼往往很随意：

Hi, [name]
[name]
Greetings,
Hi everyone （群发）
压根不写称呼

但是要 避免使用「Hey」来打招呼 ，有些老外并不太喜欢这种打招呼的方式，尤其在工作场合，显得过于unprofessional。除非你明确知道对方不介意，否则应该避免。

这种随意的称呼占了日常邮件的90%，比如下面就是以前同事发给我的邮件：

熟悉同事之间的称呼往往随意

在商业环境中，真正需要注意称呼的是下面这些情况：

陌生人，你不太确定对方的名字和性别
有对方的全名，但是不确定姓和名
对方是女性

1.

老板开会回来，扔给你一个邮箱，让你联系对方公司确定下一步的工作安排。你对收件人的性别和名字一无所知，但对方是大客户，你必须谨慎对待，避免在任何一个细节翻船。

那么问题是，你邮件的开头该如何称呼对方？

大部分人一定会写：

To whom it may concern

首先我要告诉你， 这是一个非常糟糕的称呼方式！ 你应该绝对避免，这个称呼太过于正式而显得完全没有人味。尽管如此，你也要避免显得过于随意，所以上面那些称呼方式统统都不能用。

在这种情景下，你首先应该上网做功课 —— 对方公司的官网、公众号、Linkedin等等，用邮箱地址做关键词搜索，也许可以定位到对方的姓名，这样工作就容易多了。

如果很不幸，你没有找到姓名，保险起见，比较正式的称呼就是：

Dear Sir/Madam

如果你自认为和对方公司的关系比较轻松，那么不太正式的称呼可以是：

Hello,

不用称呼对方的名字，然后在邮件第一句简单介绍一下自己就可以了。

2.

另一种情况，老外的名字很长，而且有些国家的名字拿不准哪个是姓哪个是名，然而邮件又不可能把全名都抄上去。这时候需要你自己做好功课，一定要搞清楚对方的姓和名，然后可以写：

Hello Mr./Ms.[Last name]（比较轻松随意）
Dear Mr./Ms.[Last name]（稍显正式）

注意，当你用Ms.或者Ms.时， 请确保之后跟的只是对方的姓，不要跟名，也不要跟全名 。比如对方叫 Simon Lee，请称呼对方为 Mr.Lee，不要称呼为 Mr. Simon Lee。

这里特意强调三遍，

不要把对方的名字拼错！

不要把对方的名字拼错！

不要把对方的名字拼错！

这非常重要。对有些人，写错名字是对自己的一种冒犯！

3.

在商业环境，如果对方是女性，即使你知道对方的婚姻状态，你也不要用Miss或者Mrs 称呼对方，尤其是邮件抄送给他人的时候。因为外企文化公私分明，婚姻状况是很私人的事情，没必要放在商业里尽人皆知。所以，我建议涉及到女性的称呼，统一用：

Ms.[Last name]

任何情况下都不要用Miss或者Mrs。

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