本文来源：中国教育报、华东师范大学新闻中心、教育部官网、麦可思研究等
“一门式”的网上财务办事系统、推行财务秘书制度、提供师生“一站式”服务、做到费用报销“零排队、无等候”……近年来，似乎越来越多的高校在推动财务管理改革，希望减少教师们在报销上的问题。如果你是高校里教学、科研一肩挑的科研人员，每到年末可能会陷入这样的窘境：不仅要填写如项目总结报告、年度工作考核，以及与教学相关的诸多表格，还要花费不少时间和精力在报销科研经费上。若仅是“为报销经费当起会计”也就罢了，重要的是很多科研人员还不能当个“好会计”——面对复杂的财务报表“不会填”，也“不敢填”。有老师调侃：“到了年底，不是在等待报销，就是在去报销的路上。”“把老师变成会计，只差一个报销的距离。”有人觉得这有些夸张，但事实上，大学老师觉得这很正常。据了解，高校每年年初年底财务报销时，他们都要像会计一样精打细算。申报课题，他们要充分发挥想象力，精确预算未来几年要花的每一项经费；项目结题，要把项目执行期间花的每一笔经费，与申请课题时的经费预算一一“对表”。一些高校科研工作者光在经费预算和财务报销上花的时间，就达两三个月。当工资更高、训练有素的学术人员要花费时间和精力完成这类行政工作时，他们进行科研工作的时间就会被占用，增加的隐性成本超过了表面上节约的人力成本。财务报销流程繁琐，在一定程度上给大学老师增加了行政工作。对此，国务院办公厅曾发布的《关于优化学术环境的指导意见》就明确提到，要优化科研管理流程，避免让科技工作者陷入各类不必要的检查论证评估等事务中，确保科技工作者把更多时间和精力用在科研上。而近几年，有不少高校都在思考并探索如何为老师们“松绑”“减负”，提高效率。为了解决跑腿多、流程脱节等问题，华东师范大学打造了“一门式”的网上财务办事系统。师生员工可以通过学校公共数据库“财务资源管理系统”和华东师范大学企业号的专题应用“我的财务”，实现“线上一门式自助服务”。教师可以随时随地查询项目经费使用、预算执行、借款明细、工资个税及公积金等个人财务信息；学生可以随时随地进行各类缴费。此外，2017年华东师范大学开始试行院系财务秘书制度，2018年正式全面实施。财务秘书主要负责报销业务，包括负责或协助办理院系教师科研经费报销、负责办理院系教学科研及行政业务等经费报销，根据实际需要帮助教师通过科研管理系统进行项目预算调整申请，审核报销票据的相关手续，帮助教师整理粘贴票据并进行网上系统报账单的填制等。师生通过财务秘书的“一站式”服务，从繁杂的财务事务中解脱出来，用更多时间和精力投身科研教学。西南石油大学以推进“财政电子票据改革试点工作”为契机，在高校科研项目经费使用和管理、财务流程简化、经费权下放、信息化建设等方面先后出台一系列举措，创新构建智慧型财务管理体系，推动科研项目经费管理改革，大力提升财务管理效率和服务质量。比如，做到费用报销“零排队、无等候”，并且可以在网上自主查询跟踪。取消科研项目层层管理模式，推行“项目负责人责任制”，确保项目负责人在科研经费使用上的“话语权”。构建新型会计核算组织体系，建立综合账务处理系统、智能凭证处理系统、自动转账处理系统、自动报表处理系统，实现经费核算自动化，解决手工处理会计凭证速度慢、效率低等问题，全面提升科研经费处理效率。取消传统现场缴费模式，积极探索银行自动批扣、网上自助缴费、智能自助缴费平台等无现金缴费模式，实现财政电子发票全覆盖。湖南大学为了给科研人员提供全面便捷服务，首先实施了财务秘书制度。2015年学校出台《湖南大学财务秘书管理实施细则》，为每个学院配备专、兼职财务秘书，指导科研人员对科研经费进行全方位管理，协助科研人员办理报账、处理项目申报、立项、中期检查和结题等工作，让科研人员从繁琐的财务管理中解脱出来，切实为科研人员“减负”。其次加强科研经费指导服务。编发《湖南大学科研经费管理制度及政策解读汇编》《湖南大学科研经费管理服务手册》供财务人员和科研人员查阅学习。协同学院财务秘书，加强对项目负责人编制科研项目经费预算的政策指导，进一步提高科研项目预算编报的可行性和合规性。最后加强财务信息化建设。开发具有查询和缴费功能的计划财务处微信公众号，方便教师实时查询项目和来款信息。加强科研和财务部门信息共享，减少科研项目负责人在项目立项、预算调整、结题验收、减免退税等环节往返办理过程，提高服务效率。填写各类表格、报销经费等算得上是大学老师的“影子工作”。而从这些“影子工作”中挣脱出来可以说是很多大学老师的心愿，高校或许也该思考如何拆掉烦琐流程这堵墙。为了解决“影子工作”带来的问题，国外有大学曾发起一项减轻行政负担的倡议。作为倡议的一部分，该大学还成立了一个专门的委员会，提交了一份科研管理报告。学校试图通过一个计划，让学术人员重新将工作重点放在学术上。首先要限制，必要时扭转员工的集中化趋势。虽然一些职能和程序的集中化可以让科研管理更为高效，但实际上一旦把影子工作考虑进去，集中化会经常导致效率的下降。重要的是要意识到，“研究的主要负责人也可以被看作一个小型企业的CEO，他们需要大量的支持。”接下来，该委员会敦促开展一项严谨的调研，“验证”新的政策和工作程序是否能够节约时间和成本。只有“终端用户”达成共识：新的程序（1）是被需要的；（2）总体来说要比被替换的工作流程做更少的工作；（3）不会再产生其他多余的流程，才会被实施。涉及调研的行政工作包括差旅、采购、报销、人力资源、安全报告、为资助者和管理组织提供的进度汇报等领域。为实现这个目标，一项关键的工作是确定用于量化烦琐的做事程序产生的成本的指标，从计算与实施新政策或程序相关的隐性成本开始。为此，该校代理校长、负责预算与规划的副校长、教务长等9位高层管理者组成了致力于减轻校内学术人员行政负担的新的工作组。工作组首先测试的是学校正在考虑采用的综合差旅管理系统Concur。这是一个基于网络的差旅解决方案，能够让用户一站式解决所有与差旅相关的工作，从预订各类服务到申请报销。2016年9月，学院招募了志愿者，请他们在6个月测试这个新的系统是否真的能为他们节省时间。“比如15至20年前，请差旅办公室工作人员安排出差事宜通常要15分钟的电话沟通。现在，教师自己处理这些事情要花1个小时甚至更长的时间，那么这显然增加了成本。”
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