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EXCEL软件的选择和设置

人力资源数据分析  · 公众号  · 职场  · 2021-01-04 20:49

正文

WPS软件
现在微软OFFICE的版本已经升级到了最新的2019版,但是我们看到很多同学在用的还是2010版的软件 或者是WPS的办公软件,对于EXCEL软件版本的选择会影响到我们在做数据分析时的一些应用。
现在很多同学都在用的是WPS的软件,在功能上 WPS的EXCEL和微软的EXCEL 几乎90%的功能都一样,只是在某些按钮的路径上不一样,所以如果你是使用的是WPS的 EXCEL需要去关注的是某些和微软OFFICE 不一样的按钮路径,比如在数据透视表中的切片器设置的时候,WPS不能直接的复制切片器,需要进行切片器的转移。我们书里的课程案例是应用了微软EXCEL软件来实现的。
微软 EXCEL软件的版本
微软的EXCEL的软件版本根据发布的时间也是有很多版本,现在是市面上用的比较多的就是2010版和2013版,如果你用的是2013版的EXCEL,基本上问题不大,在图表的类型和设计,以及各类插件上基本上都可以是实现操作。但是如果你用的是2010版的EXCEL那在数据图表的类型上就会和13、16版有很大的差别,在2010版EXCEL的图表类型中没有树状图,直方图,瀑布图,旭日图等这些图表,所以如果你的版本还是2010版,请尽量升级到2013版以上。
如果你购买的是 Office 365 的软件, Office365 是一种订阅式的跨平台办公软件,基于云平台提供多种服务,通过将 Word PowerPoint Excel Outlook OneNote 等应用与 OneDrive Microsoft Teams 等强大的云服务相结合,让任何人使用任何设备随时随地创建和共享内容。 Office 365 会根据系统的推送,定期的来更新你的 OFFICE 的软件,所以在数据分析的功能上基本和 2016 版或者 2019 版本一样,不需要担心兼容的问题。

2.4 EXCEL 数据分析前的设置

在开始做人力资源的数据分析之前,你的EXCEL需要做一些基础的设置,这个设置的目的是为了提升你后面做数据分析的效率。主要包含一些几个方面的设置:

2.4.1 自动保存的设置

设置文件的自动保存时间,在该时间内,文件进行自动的保存,避免因为一些意外的原因导致文件的损失。
自动保存设置路径 :文件 – 选项 –保存 – 保存自动回复时间间隔


2.4.2 字体类型和大小设置

EXCEL的初始设置中,有对字体的大小和文字的类型做了一个默认的设置。因为我们在进行数据输入或者分析的时候,我们对默认的字体和大小有一定的要求,如果每次都去改你录入的文字和数字的字体类型,就会降低你的工作效率,所以我们在进行EXCEL的数据分析之前,我们可以根据我们自己的需求来定义文字的类型和大小。
文字类型和大小设置路径 :文件 – 常规 – 新建工作簿



对于字体的设置还有一个路径在页面布局 – 字体 – 选择字体  里也可以设置EXCEL文字字体的类型。



2.4.3 数据图表颜色的选择设置

数据图表的统一除了图表布局,字体以外,最重要的就是颜色的统一,很多学员在数据图表的颜色搭配上往往比较头疼,缺乏对颜色的敏感度,不知道图表的颜色如何的去搭配才能显示数据图表的专业性,所以在你进行数据图表的设计前,需要提早的选择好你的数据图表的主题色。
在EXCEL里自带了多种颜色的图表主题色,你可以根据你的公司的LOGO颜色和行业的主题颜色进行你的图表或者数据报表主题色的设定。






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