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撰写审查调查文书应注意的一些语言文字规范
一、缩略语使用规范
要采用约定俗成的缩略语，不能另造新词。例如，“纪律检查委员会”的缩略形式是“纪委”，不是“纪检委”；“监察委员会”的缩略形式是“监委”，不是“监察委”。有些约定俗成的缩略语字形相同，意义却不一样，如“人大”，只有在不引起歧义的情况下才可以使用缩略语，否则只能使用全称。
如果没有约定俗成的缩略语，但又需要缩略的，可以在符合语法规则，不引起歧义的前提下由撰写者进行缩略。对于企事业单位名称在文中多次出现时有必要使用缩略语。通常的做法是，在文中第一次出现时使用全称，用括号注明“以下简称XXXX”，第二次及以后出现该名称时使用缩略语。
二、原任职务的表述规范
原任职务的表述，区分两种情况：第一种情况是表述当前的状态，在其曾担任的职务前冠以“原”字即可。注意“原”字的位置一定不能错，“原”既可以修饰单位，也可以修饰职务。如果放在单位名称之前，表达的是这个单位已经不存在了，如“原XX市计委副主任”；如果放在职务前，表达的是单位不变，但担任相应职务的人员变动了。如“XX省政协原副主席”，不能写成“原XX省政协副主席”。第二种情况是表述当时的状态。如果需要强调原任职务与某行为的关联性，则在原任职务前冠以“时任”而不是“原”。
三、币种的表述规范
一般在第一次出现人民币时用括号注明“以下未标明币种的均为人民币”，以后凡是出现人民币时均将“人民币”省去。使用外币时，一般在外币名称前冠以金额，如“5万美元”，而不要写成“5万元美元”或者“美元5万元”。外币名称要使用规范化用语，如使用“美元”而不用“美金”，使用“港元”而不用“港币”。
四、一些容易混淆的词语
1.“法人代表”与“法定代表人”：法人代表是代表法人的自然人，可以有多个。法定代表人是依法代表法人行使民事权利、履行民事义务的主要负责人，法定代表人只有1个。表述企业负责人身份时应使用“法定代表人”，而不能用“法人代表”。
2.“截止”与“截至”：“截止”表示到某个时间停止，是某一过程的终止。“截至”表示到某个时候告一段落，但整个过程并未结束或停止。
3.“期间”与“其间”：“期间”不能单独使用，其前必须有表示某段时间、时期特征的词语修饰，如“在XX县工作期间”。“其间”在文中指上文提到的事情经历的那段时间，可以单独用于句首，也可插入句内单独成句，不受其他词修饰。
五、标点符号使用规范
1.标题中标点符号的用法
公文标题中应慎用标点符号。标题中可以使用顿号、书名号等，但通常不使用表示分句和句子间隔停顿的冒号、分号、问号、感叹号和句号。标题中多个单位、人名等并列时，应用顿号分开，不使用空格。两个以上书名号、引号连用时，中间不能使用顿号。
正文各级标题中使用表示序列的词语或数字时，应区别不同的情况正确使用标点符号。在使用“第一”“第二”“首先”“其次”等词语表示序列，实际起到标题作用时，上述词语后应使用逗号，而不能用顿号。
二级、三级标题在换行分段情况下不能使用句号。但在公文篇幅不长的情况下，二级、三级标题也可以不换行分段，即标题与后面的内容连成一段，此时标题后面应使用句号。
2.正文中标点符号的用法
正确使用顿号。表示概数的两个连用数字之间不用顿号隔开。如“据王XX交代，2010年五六月份左右，XXXX”。“五六月份”表示王XX记不清到底是五月份还是六月份,属于概数。如果两个连用数字表示缩略时，则应使用顿号隔开，如“2010年五、六月份，罗XX连续两次到王XX办公室汇报工作，每次临走时都送给王XX5万美元”。
正确使用分号。分号一般用来表示复句内部并列分句之间的停顿。在两个或两个以上并列分句中，如果某一分句中使用了句号，则下文中不能再使用分号，而应使用句号。
正确使用引号。重点要注意引文末尾的标点是在引号内还是应外。如果是整句引文，则句末标点应置于引号内。如果是局部引文，则引号末尾标点应应置于引号外。
六、数字使用规范
1.正确使用阿拉伯数字
应当使用阿拉伯数字的情形。当数值伴随计量单位出现，表示长度、面积、体积、重量等，一般宜用阿拉伯数字。
使用阿拉伯数字和汉字数字均可，但建议使用阿拉伯数字的情形。比如年月日的表示。从实践看，建议统一使用阿拉伯数字，而且统一使用“2021年3月1日”这样的表述。
2.正确使用汉字数字
相邻的两个数字连用表示概数，必须使用汉字数字，而且连用的两个数字之间不能用顿号隔开。
带有“几”字的数字表示概数，必须使用汉字数字。例如：几百米，十几人。
含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词语中的数字，一般应使用汉字数字。例如五四运动，一.二八事变。
部分表示序列的数字用阿拉伯数字和汉字数字均可，但有时为了突出庄重典雅的表达效果，应使用汉字数字，如党的二十大。
3.使用数字还应注意的问题
数字的使用在全文中要注意局部体例统一的原则、同类别同形式的原则。在使用阿拉伯数字和汉字数字均可的情况下，具体使用哪种数字要照顾上下文的体例，尽量让同一句话、同一段落或同一页的数字体例一致。建议除了必须使用汉字数字的以外，尽量使用阿拉伯数字。
区分情况灵活使用确数和概数。起诉建议书等对外使用的法律文书及相关附表中出现的数字，原则上应当使用确数，关于金额的表述应精确到元、角、分。在纪检机关内部使用的公文中，为简洁易读，可以使用概数。一般保留小数点后两位，对其余数字只舍不入。如3503.158326万元，在起诉确认书中用确数3503.158326万元，在审查调查报告中用概数3503.15万余元。使用概数要注意避免表意重复。例如：三四十人左右，约有一百来人。应删去“左右”“约”。经常会用“余”字来对小数或者比较大的数字进行简化，一般只出现整数或最多保留小数点后两位。如“305万余元”“2.15亿余元”。
