0.
快节奏的学习工作，需要更规整的统筹与执行，「如何管理好要做的事」日渐重要——四项策略，即学即用，迅速入门任务管理。
1.
策略一：随时随地，用收件箱清空大脑
这一点背后的原理的是我们有限的
工作记忆
。
工作记忆指个体在执行认知任务中, 对信息暂时储存与操作的能力。你可以理解为，如果这时临时有一件事晚上要办，你如果不记到纸上或软件中，你就要把这件事一直存放到工作记忆里，直到办完为止。
过去我们认为工作记忆能容纳 7 个组块（chunk），但现在普遍认为，工作记忆仅能容纳 4 个组块。在
A Mind for Numbers
一书中，Barbara Oakley 教授用了一个类比来说明工作记忆：你就像个抛球杂耍的人，四个记忆组块就是在抛的四个球，如果要让球一直停留在空中——即让内容停留在工作记忆中，你就得主动分配精力去维持，否则，球就会掉地，你就会忘记。
由此可明确，大脑是拿来工作的，不是拿来做临时存储的。工作记忆四个小球的位置，每一个都很宝贵，分配任意一个拿来做临时记忆，能拿来工作的就只有三个了，等于你把大脑四分之一给捆绑起来了；分配两个来临时记忆，你就
只剩半个你了
——浪费资源、有损效率，还可能会忘事，也由此要常常要忍受「忙甲事时总怕忘了乙事」的焦虑。
而随时随地把脑子里需临时记忆的内容，全部清空到自己的收件箱去——无论是纸质清单，还是任务管理软件，甚至便利贴——都能释放你的工作记忆，既让你能全状态战斗，也不再因忘事而误事。
收集重要，
收集工具
也不能马虎。国内 GTD 推广先行者邹鑫提出，收集工具要满足两条「军规」：
第一，收集工具要越少越好；可用纸笔，可用手机，甚至用邮箱也无不可，但如果以上工具全都用，则犯大忌。
第二，保证 5 秒内能拿出工具，灵感稍纵即逝，倘若 5 秒还无法取出工具，那就要考虑更换了。
2.
策略二：两分钟原则
两分钟内能完成的事，立即去做。两分钟内迅速完成，可腾出工作记忆空间，又不至于丢失当前上下文，脱离思路。这与「专注」原则并不冲突，GTD 提出者 David Allen 就此有过论述：
两分钟基本上是一道时间分界线，即从这里开始你对某些情况进行归档保存所花费的时间，远远地超出了当你第一次发现这个问题时就动手解决所需要的时间。换句话说，这是一条提高效率的捷径。
收件箱里的事项，有大有小，「两分钟原则」能帮助我们快速梳理、完成琐事，从而更好聚焦重要的事。
3.
策略三：「下一步行动」驱动生活
「下一步行动」是你列出任务清单后，每个任务下一步可以立即着做的、具体的、明确的任务。举例，「学英语」是你今天的一个任务——但这不是下一步行动，因为你看着「学英语」三个字，并不清楚你接下来具体应该干什么，怎么办？在这个任务底下写好：
- 读完 Harry Potter 第一部第五章
- 整理完本章生词到 Anki
- 复习完今天的 Anki 内容
…
这才是一个个「下一步行动」。
如何写下一步行动，也是有讲究的，邹鑫提出，好的下一步行动，要满足四个要求：
第一，动词开头：如「打电话给某某」「回复某某邮件」等，动词开头更利执行，倘若清单里只写个「电话」「邮件」，怕是多半会一直置之不理。
第二，内容清晰：比如「准备会议资料」，虽然是动词开头，但需要准备什么资料、几点开会、会上提什么问题等，都还要在行动前落实，这样的下一步行动是失败的，应给大脑一个清晰的执行方案。
第三，描述结果：比如「早晨 9 点带着做好的计划书在会议室开会讨论营销计划」是个不错的下一步行动；结果描述越清晰，产生的能量就越大，试想，如果你在这段话后面加上「说服与会者认同我的营销方案」，那会是什么效果呢？
第四，设定开始时间、周期、最后期限。确定这个三属性，你就能更合理的安排自己的时间、把握进度、照顾别人的时间；比如会议是 9 点开始，需 2 小时，那你就可以 9 点前料理好杂事，并在 9-11 点期间不安排它事；与会其他人也可合理规划自己的时间。
写个好的下一步行动，清晰地告诉你的大脑接下来做什么，整体效率焕然一新。
4.
策略四：每天少做一点
安排太多任务，势必难以完成，而反复完不成，是对任务系统的重创。
正确的做法是，由轻到重，先少量安排任务，可以轻松完成了，再慢慢往上加。任务分配好比举重训练，一开始就来举 200kg，那只可能一上手就先压趴下了，哪怕之后再减量，但系统已遭损耗，甚至可能更少的任务也会完不成。
按邹鑫的说法，任务管理应拒绝第一次失败，因为最终目标的失败，都是从第一次的失败开始的。遭遇第一次失败的时候，如果我们不加以重视，会引起两个后果：
第一，连锁反应。提前做好的计划，一环扣一环，这一步失败，不管是未完成还是延误了，后面的计划都会如期而至，给人造成很大压力。而当发觉离目标越来越远的时候，你就会选择放弃。就像上学时解方程式一样，任何一步计算错误，后面就都不会正确。
第二，麻木。不断的失败会让人「适应」失败，甚至习惯待在失败的水洼。
