给大家介绍一个简化金字塔的小工具——时间管理四象限法。
这个方法由著名的管理学家史蒂芬·科维提出,他根据紧迫性和重要性,将工作分成了四类。
其实他这种分法各位也可以运用,一个轴,两个轴,“咔咔”一切,四块。
A类是重要且紧迫的事物。
比如说,危机,你现金流要断;比如说,客户,大客户投诉。
急迫问题,最后期限迫近的任务等等。
第一象限的本质是缺乏有效的工作计划,是由本来处于“重要但不紧迫”第二象限的事情转化来的。
按道理说,一个管理完善的团队,一个管理完善的公司,A类重要且紧迫的事物通常是不应该有的,除非个别突发事件,否则这类事情——A类事情应该是非常少的。
B类是重要但不紧迫的事务,包括问题的发掘与预防、建立关系、人员培养、长期规划、重点能力发展等等。
这一象限,这一类是任何长治久安、基业长青的机构和组织都应该重点培养关注的地方。
忽视这一象限,将使第一象限的范围日益扩大,我们将在危机中疲于应付,疲于奔命。
C类是紧迫但不重要的事物,包括不速之客的来访,处理某些电话、邮件和报告,某些议题不清的会议。
比如,忽然有人来找你,但是他没有什么那么急、那么重要的事;比如,忽然很多事来了,但是很有可能这些事、这些人,都不那么重要,但忽然就在眼前了。
我们耗费大量的时间,其实在这一象限。
C类这个象限,构成无效社交、无效管理最大的部分。
因为任务的迫切性会让人产生,诶,这件事可能很重要,这件事真的很重要这样的错觉。
我们认为自己在完成第一象限的工作任务,又紧急又重要;但其实不是的,只不过我们在满足他人的期望与标准。
D类是既不重要也不紧迫的事,包括一些杂事、打发时间的工作、逃避等等。
我们长时间忙得焦头烂额,有时候会渴望逃避到第四象限,但这一象限的任何任务都不值得花时间。
举例。我们到了晚上,脑子已经被A、B、C象限的工作骚扰了、占据了一整天。
我们开始干什么?
我们开始拿起手机,看一些又不重要又不紧迫的东西。
这件事、这个行动、这个活动延续了很长很长时间。
本来我们可以十一点半睡,结果变得一点钟才睡,我们多浪费了可能一个小时的时间,在这又不重要、又不紧迫、又不能让我们睡眠质量提升的看手机上面。
时间管理四象限法,有助于我们删除不必要的任务,减少次要任务的时间安排。
A类事务,属于一级优先,需要立刻处理。
B类事务,属于二级优先,应该优先处理。B类事务处理得越多,A类事务就会越少。
C类事务,属于三级优先,可以最后处理,也可以通过授权让别人去处理。
D类事务,建议消除,比如说,临睡前不看手机,你换一本纸书。