年薪百万的人都是怎么写邮件的？| 如何写好一封邮件

   

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有什么方法可以有效了解一个人？

生活中看 TA 怎么发微信，工作中看 TA 怎么发邮件。

想要被朋友喜欢，自然不能发什么 “拉票、求赞、删好友” 的微信；想要被领导赏识，当然也需要懂得起码的 “邮件礼仪”。

这篇文章就教你，如何一步步写出一封 “好邮件”。

◆写邮件的顺序 ◆

当你在写一封新的邮件时，记住四个字：

由下到上。

我们写邮件的顺序最好是：附件，正文，标题，收件人地址。

这么做的好处是你至少不会落下任何重要的信息。比如，我个人过去最常犯的错误就是 “忘记添加附件”。都和对方说好了请查看附件，结果发现忘记添加，于是不得不重新补发一封。

这样的顺序其实就是一种 “防呆机制”，你不完成所有的步骤，邮件根本发不出去。

◆说清楚4个“W”和1个“H” ◆

1. (W)ho：你在给谁写邮件？

看到指代不明的邮件，我就想起春节收到的群发短信，实在没什么继续读的动力。即便是群发邮件，也要写明到底是写给谁的，而不是一句 “Hi” 就过去了。

2. (W)hat：你想说什么？

都发邮件了，说明这个事情还挺重要的，那就别说废话，言简意赅说明意图。

邮件中尽量不要用含混的描述，有数据和数字的，记得直接引用。

3. (W)hy：人家为什么要回复你？

你要把关注点调到对方身上。你要让对方感觉这件事对 TA 重要，TA 才有动力回复你的邮件。

说白了，多数人都只关心自己，这是人性，不要违背。

4. (W)hen：什么时候需要答复？

每个人都有点拖延症，你不给对方一个明确的截止时间，对方有可能一直拖着不答复。

“尽快回复” 的意思就是 “我其实没那么着急”。

5. (H)ow：希望对方如何应对？

明确希望对方做出的回应，不然谁知道你想要对方怎么做呢？

◆内容可折叠 ◆

先把重点标记好，然后再补充展开内容。

比如先写好几个小标题一二三四五，然后再去补充里面的具体内容。看的人有时间和兴趣就仔细看，没时间就只看小标题。

这样做言简意赅，逻辑清晰。如果你总喜欢唠唠叨叨，就规定自己一个点只说五句。

◆标题要明确 ◆

不要过短让人摸不着头脑，也不要太长让人觉得是垃圾邮件。

用最少的词把这封邮件的内容说清楚，用点不用面。

◆能用文字的就别用图片 ◆

别把文字做成图片发过去。

首先加载速度慢，在手机上看更是效率低。其次不能检索，后期查起来太麻烦。最后大部分人的审美不够专业，正常的文字至少不会减分。

其实这事和在微信上沟通是一样的：能发文字就别发语音。

◆简化添加的链接 ◆

如果有链接需要添加，那就去用专业网站缩短它。看起来简洁明快，不会让人觉得反感。

可参考的 “短网址” 网站有http://dwz.wailian.work/

◆多说事实，少带情绪 ◆

有问题就反映问题，我们发邮件不是为了泄愤，而是为了解决问题。

检查邮件的时候，如果发现某些词对于解决问题没有帮助，那就果断删去吧。

◆想好了再抄送 ◆

这封邮件应该只涉及相关人员，不要有事没事抄送给他人，尤其是领导。

有成绩的时候，感觉你在邀功，有争执的时候，感觉你在呼唤老板做主。凡事都告班主任的孩子，未必就会成为人气最好的学生。

写好一封邮件拿出这篇文章自己检查一下，如果都合格起码保证你没有犯严重的错误。

还有最重要的一条原则：

发出去的邮件就是泼出去的水。

不要一时头脑发热，就赌气把不该发的邮件发出去了。哪怕你和别人吵翻天，也比你发一封怒气冲冲的邮件要强。

这些“白纸黑字”的邮件都有可能成为你工作中的把柄，点击发送之前记得考虑一下。

最后说一条 “收邮件” 的规则：收到以后即使没空，也要回复一句 “邮件已收到，过后答复您”，让对方起码知道邮件已经收到了，不会怀疑是否发送失败。

想要升值加薪，先从好好写邮件开始。

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校订：吴巍、姚色丰

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