受众:
「初阶产品经理」、「产品体验设计师」、「交互设计师」。
目标:帮助文章受众系统化了解「什么是审批流」、「如何盘点审批流」、「如何设计审批页面」,以此,在基于合规化的前提下,制定信息传达准确、流程操作高效、节点可预知、历史可回溯的审批系统。
审批流,是一种工作流,常见于中后台系统,其本质是待审信息的流动方式及决策过程。即申请者(人或系统)提供待审信息,交由相关审批人进行传递及处理,期间,每个审批者会基于自己的岗位职责与权限分工对待审信息进行核对(检查/确认…)、判断(通过/驳回/转交/挂起…)及协商(反馈意见…),直至抵达最高决策层进行取舍。
合规化:帮助管理者规范团队的运转流程、防范决策失误;引导申请者遵循正确的流程规范,避免违规操作。
谁发起审批(申请者):不仅仅指某个用户,也可能是系统或是第三方服务商。
谁来审批(审批者):可能是某个审批群组或是特定的审批人,受限于权限与分工。
按什么规则审批(审批规则):不同权限与分工的审批者按一个或多个审批条件进行审批。
审批什么(待审信息):申请者基于不同的申请事项,按要求提供的信息。
各角色可以干嘛(操作动作):可以是审批操作(通过、驳回…),也可以是流程操作(转交、撤回…)。
怎么告诉各角色(通知方式):即通知申请者、审批者的渠道(短信、电话、邮件、平台消息提醒…)。
设计一个信息传达准确、流程操作高效、节点可预知、历史可回溯的审批流,需要对其构成要素进行全面的盘点。盘点的目的是为了快速理解审批流的业务逻辑,结合用户诉求挖掘产品机会点,明确产品优化方向。盘点的步骤涵盖以下 3 步:
1) 归纳角色类型:洞察审批流的用户特性,提取有效的角色分类维度。
2) 理清任务流程:梳理角色场景任务,明确什么人在什么场景下能做什么事。
3) 挖掘产品机会点、功能点:穷举每个角色的诉求、痛点,挖掘产品机会点,转化产品机会点为功能点,明确产品优化方向。
在一个闭环的审批流中,每个用户基于自己的岗位职责和权限分工需要完成不同的任务,用户的角色可抽象为两大类:申请者和审批者。
1) 申请者:不仅仅指某个用户,也可能是系统或是第三方服务商,因此需要我们明确申请者的来源及组成方式。
2) 审批者:可能是某个审批群组或是特定的审批人,受限于岗位职责和权限分工,因此需要我们明确审批者之间的关系,对审批者做进一步角色的分类。
在完成角色类型的归纳后,为了知道什么人(Person)在什么场景下(Context)能做什么任务(Task),可以采用PCT法来理清审批流的角色场景任务。
在实际工作中,我们可以配合泳道图完成角色场景任务的梳理。从角色使用产品完成某一个任务为目标,来梳理用户角色(人)在特定环境(场景)下依赖产品的部分功能(工具)完成目标任务的整个任务周期(任务),包括线下和线上。
最后,基于用户诉求及痛点,绘制用户旅程地图,挖掘产品机会点;转化产品机会点为功能点,罗列产品功能列表,明确产品优化方向,完成审批流流程的盘点。
1) 使用用户旅程地图,基于用户诉求及痛点,挖掘产品机会点。
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记录每个阶段的用户体验
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穷举每个角色在不同任务目标下的诉求及痛点
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脑爆解决方案
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挖掘产品机会点
2) 转化产品机会点为功能点,明确产品优化方向,输出产品功能列表。
在盘点完流程后,接下来则进入到审批流页面的具体设计中。设计的目标是为了提升审批流的用户体验,让流程更好用。设计的步骤涵盖以下 3 步:
1) 搭建信息架构:基于审批流中每个角色的关注点搭建信息架构,理清权限范畴。
2) 优化审批流程:明确合适的流程颗粒度,精简非必要步骤,优化核心任务流程。
3) 组装通用页面:定义页面可拼装的元素,按每个角色对不同事项的关注度,组装通用页面。
基于审批流中每个角色的「关注点」搭建信息架构;采用基于角色的权限模型(RBAC0),理清每个角色的权限范畴。帮助用户快速「找到」自己要进行的审批任务。
1) 基于每个角色的关注点,搭建信息架构。
2) 控制每个角色操作及数据的维度,理清权限范畴,输出角色权限列表。
随后,结合前期梳理的「用户目标」和「产品机会点」,明确合适的流程颗粒度,精简非必要步骤,优化核心任务流程。帮助用户便捷「操作」自己要进行的审批任务。
1) 精简非必要步骤,优化核心任务流程
2) 流程优化方式一:通过重组信息层级优化任务流程
tips:一般情况,在上一步搭建信息架构的过程中,基于用户的关注点,会指导我们对任务的前后路径进行“预优化”,而不仅仅是到了这一步才开始着手启动。
3) 流程优化方式二:通过重组业务逻辑优化任务流程
最后,以优化后的核心任务流程为指引,基于原子设计理念,定义页面可拼装的元素,按每个角色对不同事项的关注度排布通用页面,帮助用户准确「获取」审批流的有效信息,完成审批流页面的设计。