来源 | 吴宝俊的科学网博客 转自：中国社会学
编辑：学妹
无数次去报销，却因为不符合规定被拒。财务报销制度对许多学者来说，是一个难题。下面这位老师的分享对于报销有很大的指导作用，希望对你们有帮助。
记得那是前年，有一次去财务处长办公室签字，正听到一位老师在电话里跟财务处副处长怒吼：
“你是不是针对我？你是不是非要跟我过不去？啊？！！”电话里的声音很大，我在旁边听得清清楚楚。
“不是针对您，但是您这个单子真的不能报，审计会出问题。”副处长解释道。
我退出来，去财务前台打听是怎么回事，原来是这位老师拿了几千块钱的打的票和几千块的餐票，都想通过一张报销单来报销，财务处没同意，这位老师就怒了。
我摇摇头离开，并没有继续关注这件事接下来会如何发展，因为结果是注定的：审计大于天，莫说你是一个普通教师，你就是百人，千人，杰青，院士，甚至哪怕你是叶良辰，赵日天，该不能报的一样不能报。
很多老师们都有同样一个习惯，喜欢把发票攒到一定量以后再去财务处报销，这样可以减少去财务处的次数和填写报销单、签字所花费的时间。
从道理上说这并没有什么错误，但在实际操作过程中，却并不总行得通：如果你要报销的是低值易耗品或材料设备，那么攒多几张发票去报销问题不大。可如果你要报销的是交通费（打的票），餐费（招待费），那么问题就来了：
我们的科研经费是政府拨付的，它和政府在其它方面的开销一样，都是纳税人的钱，都要接受纳税人的监督和政府的审计。在审计中，“三公消费”是审查的重点。所以如果你把交通费的发票或吃饭的餐票攒到数千元，然后用一张报销单报销，那么你就是重点被审查的对象。
从这个角度讲，财务处不允许老师攒一大堆发票一次性报销，表面上是拦着老师们，但实际上是为了规避审计的风险，减少不必要的麻烦。
那么正确的报销方式应该是怎样的？
审计也是要人来亲自做，它也是有成本上限的，人的精力有限，不可能每次审计都翻地毯似的把所有单据查个遍，所以抓大放小是具体审计工作中的一种原则和规律。亦即，审计人员会清查一定数额以上的报销单据，而在这个数额以下，最多只是抽查。
所以正确的报销方式应该是：不要把打的票积攒到一定程度再去报销，而是分开报销，多勤快点，多跑几趟财务处。
前一阵子，有一位年轻老师攒了几千块的打的票要报销。我告诉他不要一次性报销，要分开，多跑几次财务处，否则审计会查。他义正言辞的说：“我报销的又不是假发票，查又怎样？我不怕查。”
我笑了：“一听你这话就知道你没被请去喝过茶。所谓查你，并不是说认定你是个腐败分子，要把你抓去坐牢，而是要你去进行详细的解释，又是签字，又是说明，一折腾大半天，到时候你整个人都不好了，还有什么心情继续工作？”
“难道，你被查过？”他反问我。
“呵呵。”
我还真被查过。
那是在2013年，我工作还不满一年，正是一个快乐的好青年。忽然有一天，学校纪委打来一个电话，要我走一趟。我心说：“我一个社会名人，还怕到纪委走一趟？走就走！”
结果去了就傻眼了。
我收到一张表格，上面说我曾经报销过一张三千多元的餐票，要求解释清楚我是在什么时间什么地点和什么人吃的什么饭？人均标准是多少？
我十分努力的回忆，实在不记得自己曾经组过这么大的局，报销过这么大额的发票。于是我被财务处的一位老师带到了一个阴森恐怖的房间，屋里全是上锁的大铁柜子，打开一看，满满的全是报销单。接下来我被要求根据柜子上的索引找到这张三千多元餐费的原始报销单。
二十分钟后，我找到了它，打开一看，上面果然有我的签字。原来这是前一年年底的一张报销单，距离我查找这张报销单的日子已过去数月，难怪一时回忆不起来。
看到这个单子的信息，我忽然想起，这是在12年底，我所在的学院招待退休的老教授和一年级研究生班委的一次聚餐，一共几十人，吃了三千多元。我并没有参加这次聚餐，但由于当时我在学院负责学生工作，所以系统里的报销单是我填写的。
我当即给院长打了电话，问清楚当时聚餐的情况，填好表格，上交。并最终获准可以离开。此后，纪委再没有给我打过电话。
不过，直到今天，我的心里仍有一丝后怕。半年前的一次聚餐，是在什么时间什么地点和什么人吃的？谁能记得那么清楚？我很走运，因为这一次我成功的回忆起报销的细节。可万一我想不起来呢？
人不是机器，过去发生的事不可能全都记得。即便你的记忆力出众，那你的记忆力和你的生命，是不是今后都要完全投入到去记忆过去发生的每件事，并时刻准备着被要求做解释说明这项伟大的事业当中呢？
对于那些拍着胸脯说“我报销的又不是假发票，查又怎样？我不怕查。”的老师，我特别想说一句：识时务者为俊杰，不要自己给自己找麻烦。毕竟，在锦衣卫面前，谁敢自称叶良辰？
“财务人员服务态度不好”VS“科研人员总填错报销单”
在老师们眼里：本来财务制度就很复杂，财务前台又不负责解释，以至于经常出现这样的情况：第一次单子A处错了，财务退回来让改。改完交过去财务又说B也错了，让改。改完再发过去，财务又说C也不对。既然ABC都错了，为啥不能一次说清？遛猴呢？这样的服务态度，差评！
但在财务的角度：财务制度是很复杂，但比起老师们自己学科的知识而言是小儿科。可是老师们并不愿意去学习和了解，以至于填写的报销单错误率极高，前台一天如果收一百张老师们填写的报销单，里面能有六十张是填错的。而且很多时候你告诉他这样填不对，他改了。下一次填下一张单子，同样的错误继续犯。财务人员也是人，在面对这样的情况时，谁也不能保证永远都有耐心啊！
买一样东西，然后拿发票去财务处报销，共需要多少个步骤？
1、政府采购
政府采购是国家法律规定的采购流程，它是强制性的，必须遵守。
你进行任何一次采购前都要先看要买的这个东西在不在政府采购规定的目录中，如果在政府采购目录中，必须走政府采购。政府采购大致分为自行采购、分散采购、集中采购三种。具体各是是什么含义我就不解释了，读者可自行百度。
在这里我要吐槽的是集中采购，周期太长，一般要3个月以上。这意味着如果你要买台电脑，而根据政府采购规定，电脑属于集中采购的范畴，所以你今年10月份下订单，最早要明年1月才能拿到货。我去年买了一台复印机，4月开春提交的申请，10月份货才送上门。
政府采购目录每年都在变化。有的商品今年不属于政府采购的范畴，明年就突然变成政府采购了，后年说不定又不需要政府采购了。这变化就像女孩子的心情，谁都琢磨不透。
如果没有遵守政府采购流程会怎么样？情节轻微的写个情况说明，作个检讨。严重的完全不能报销，得自掏腰包。
讲几个生动的事例：
（1）市面上卖的一个普通路由器，也就一百多块钱，但它一直都在政府采购的规定目录里。
我对此很不解，有一次碰到主管财务的校长老S，便问他：“S老师，一个路由器才几十块钱，为什么还要走政府采购呢？”
老S一拍大腿：“别提了，我组里之前买了个路由器，花了一百五，结果财务处说没走政府采购，不能报销，还得我自己掏腰包。规定如此，没处说理去。”
注：在2015年的政府采购目录里，价格在1000元以下的路由器等网络设备已经不需要走政府采购了。2016年会怎样？鬼才知道。
（2）我的部门很小，大部分是刚工作的年轻老师，对采购流程不了解，于是经常出现如下的对话：
L：“我要买个XXX”
我：“得走政府采购。”
L：“为什么啊？”
我：“这是规定。”
L：“这个规定不讲道理。”
我：“你跟我抱怨也没用啊。”
……
L：“我要买个YYY”
我：“得走政府采购。”
L：“去年买的时候不是可以直接买吗？”
我：“今年政府采购目录变了。”
L：“无语。”
……
L：“我要买个ZZZ”
我：“得走政府采购。”
L：“我猜到了，所以我已经到政府采购网上选好了品牌，应该填申请表就可以。”
我：“不，今年这个东西属于集中采购，不允许你自己选品牌，只能选大概配置，而且要三个月以后才能拿到货。”
L：“氧化钙！”
……
（3）2015年，租车的费用被列入到了政府采购目录中，这变化太突然，兄弟我未能及时觉察到这一点，以至于上个月我这里跟德国人搞的联合教学活动，考察包车，未能找政府采购规定的租车公司，我上周刚写了情况说明，做了检讨。
私下里跟租车公司的人打听了一下，北京地区各事业单位今年外出活动包车却忘了走政府采购的情况挺多的，貌似大伙都在写检讨。唉，说起来都是眼泪。
2、论报销单据的复杂性
政府采购很麻烦，每次采购都得先查目录，稍不留神就会中招，轻则写检讨，重则自己掏腰包。但比起在ARP系统中填写报销单，政府采购的流程却要简单得多。
科学院使用ARP系统进行报销单的电子填报，当你买完一样东西，要拿着发票开始填单据报销时，真正的考验就来了：
①、不是什么发票都能报销：办公用品，没有提供明细的，不能报销；明显跟完成项目或科研工作无关的内容，不能报销。例如：手机——除非你能证明你买手机是为了做实验，否则不允许报销； 育儿类图书——除非你能证明你做的科研课题跟育儿有关，否则不能报销。等等。至于什么发票能报，什么发票不能报，能不能通过穷举法列一张大表格？答案是不 能，发票种类无穷多，每一种都得具体情况具体分析，你得列到哪年去？
②、在ARP系统中把所有的物品或报销项目都进行了分类，你得先根据基本分类选择好要填写的单据类别，否则就前功尽弃。这个分类很奇特，必须得有一些经验才能准确判断一样物品到底属于什么类别的报销项目。
例如：你买一台电脑，报销单要选择固定资产的类别。而假如在买完这台电脑后，又要买一块固态硬盘，装在这个电脑上，那么你报销时要进行固定资产添加，填写的报销单却不属于固定资产的类别，而是选择普通报销单的类别。可是假如你买的不是固态硬盘，而是一块移动硬盘，那么你报销时所填写的报销单则既不是固定资产 类别，也不是普通报销单类别，而是材料消耗品类别，要记录低耗。
还例如；你要买书报销。你可能会觉得这是一种材料消耗品。但你在报销时却会发现，报销单的类别是普通报销单。而假如你大手笔一次性买了几万元的书，那么恭喜你，它会瞬间变身成固定资产。
③、填完报销单，签字时还有多种要求：一万元以下找谁签字；一万元到十万元之间找谁签字；十万元以上找谁签字，层层分级。你必须得找对签字的人才能完成最终的报销。
④、某些报销类别还有其它附加要求，例如差旅费。目前的报销制度要求，国内出差要填写审批表，相关负责人签字。坐飞机要保留登机牌，买机票要走政府采购，不同级别的人允许选择的座位档次不一样。差旅要和住宿相连，只有车票没有住宿发票的无法报销。国外出差更复杂，要提前一年上报出访计划，出访要批件，报销时除了各种发票外还需要预算表，核销表，出访公示等等。有时候你会感觉报销一次比出国一次还麻烦。
总而言之，言而总之，这是一套非常复杂的系统，一般人不经过半年以上在财务处的千锤百炼，不经历千百次的失败，是无法做到在财务处笑傲江湖，面对财务处mm时谈笑风生的。
我国普遍实行科研项目负责人制，谁拿到的科研课题，谁自己负责管理，如果课题组人多，可以安排一个人专门负责，如果课题组人少，就得负责人自己贴票自己填报销单了。而这，非常耗费时间。
根据我的计算，要求一个老师自己管理项目，自己整理发票填报销单的话，这至少会占用他五分之一的工作时间，也就是一周要拿出一天专门做报销的事情。
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