虽然每天都在用Excel，但你未必真的懂它

Excel应该是我们工作中最常用的软件了，即使你不用写稿子，不用做PPT，但是周报每个人总是要写吧，工作上的事情那么多那么杂，不做个表格怎么能井井有条有条不紊？

不过虽然我们每天都在用Excel，但是我们未必真的懂它。根据我的观察，我们“不懂Excel”主要表现在三个方面：

这三个问题任何一个拎出来都够我们说上半天的，因为篇幅有限，我们今天就单独聊一下最基础的数据录入问题，下面我们一起看几个例子。

上图是很常见的一个工作表，为了美观我们经常会把相同的单元格合并，看着既舒服又很整齐。但是这样合并单元格会出现一个很严重的问题：

当我们如上图对品类这一列进行筛选时，单独勾选“苹果”这一项，却发现系统只筛选出一个对应结果，我们明明看到原始表格中“苹果”对应“山东”、“日本”、“美国”三项，这是为何？原因就在于我们合并了单元格，合并以后系统默认“苹果”只有一项，才会出现上面的结果。

通过这个我们会发现，前期录入时一个小小的合并，会严重影响到后期数据计算和筛选时的结果，为了避免出现这样的错误，建议大家在做表时尽量不要合并单元格，以方便后面的数据筛选和运算。

工作中我们经常会每天往表格中填入一些具体的名词，例如上图中论坛的名字，时间长了为了省事，我们就会对名词进行缩写，例如“天涯社区”会缩写成“天涯”，这样写虽然省事，但是却为后面的检索合并留下了很大的麻烦。

假如你后期要删除重复的数据，只保留每个论坛第一天的数据，那么你以“百度贴吧”作为关键词，是删除不掉2月9日的百度贴吧数据的，因为系统默认“贴吧”和“百度贴吧”是两个东西，不会当做重复项删除。

那么，如果遇到这种情况，又想偷懒又不想录入出错该怎么办呢？你可以试试Excel的序列功能。

如上图，我们首先在表格右侧建一个新列，列出发贴的五个论坛名称。然后选择“论坛”这一整列，点击“数据”一栏的“数据验证”按钮，会弹出一个对话框，验证条件选择“序列”，序列来源就是我们新建的五个论坛名称，选好以后点击确认。

上述设置都做完以后是什么效果呢？如上图所示，你点击左侧论坛列的任何一个单元格，单元格右侧都会出现一个小三角，并弹出五个常用的论坛名称，你只要点选即可输入。一次设置完毕，后面就再也不用输入，一劳永逸。

如上图，很多人在输入人名时为了对齐，会故意在两个字的名字中间留一个空格，以显得整齐。这样做虽然好看，但是会产生不好的结果：当你搜索“杨过”这个名字时，系统是检索不到结果的，因为系统默认的是“杨  过”，你只有输入“杨  过”才能检索到。自己录入自己检索那还好，如果别人拿你的表格做检索，死活是搜不到“杨过”这个人的。

上面的表格还有一个问题，就是把数字和单位写在了一起，这也是一个坏习惯，因为把数字和单位放在一个单元格中，系统是无法进行数据运算的，不信你试试，用“自动求和”是无法计算出这五个人总共借了多少本书的。

那么，怎样才能做到又美观又能进行数字计算呢？一方面，你需要对名字进行分散排列，不要留无意义的空格；另一方面，数字和单位分成两列写，就能进行计算啦。具体操作如下：

首先全选姓名这一栏的全部人名，然后点击上方工具栏里“合并后居中”右下方的小箭头，系统弹出对话框，在“对齐”一项中选择“分散对齐”，点击确认。如图所示，姓名一栏中的五个名字会一一对齐，虽然中间还留了空，但那些空并不是真实的空格，你用“杨过”搜索“杨过”是可以搜索出来的哦。至于把数字和单位分成两列，应该人人都会，这里我就不细说了。

在我看来，Excel的使用就像是盖房子，而录入数据就像烧砖，如果一开始砖就没烧好，那么后面垒墙刷墙都会出问题；而Excel的庞杂数据就像是一个迷宫，学会使用检索功能能够帮助我们辨别方向，走出迷宫。

最后，Excel的数据透视功能则是像“变形金刚”一样的神奇存在，你可以通过这个功能从多个维度去查看分析数据，数据透视功能可以让你随心所欲地对表格进行各种形式的“变形”，从而帮助我们更好地观察和分析数据。

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