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虽然每天都在用Excel,但你未必真的懂它

学术中国  · 公众号  · 科研  · 2017-03-15 12:20

正文


Excel应该是我们工作中最常用的软件了,即使你不用写稿子,不用做PPT,但是周报每个人总是要写吧,工作上的事情那么多那么杂,不做个表格怎么能井井有条有条不紊?


不过虽然我们每天都在用Excel,但是我们未必真的懂它。根据我的观察, 我们“不懂Excel”主要表现在三个方面:


首先,不懂Excel的 基本录入规则 ,在使用Excel的第一步时就埋下了错误的隐患;其次,不会用Excel的 强大检索功能 ,一遇到大量的数据就犯晕;最严重的是,很多人根本没用过Excel最强大的功能—— 数据透视 ,结果不仅效率非常低,而且弄得自己疲惫不堪。


这三个问题任何一个拎出来都够我们说上半天的,因为篇幅有限,我们今天就单独聊一下最基础的数据录入问题,下面我们一起看几个例子。


1

盲目合并单元格



上图是很常见的一个工作表,为了美观我们经常会把相同的单元格合并,看着既舒服又很整齐。但是这样合并单元格会出现一个很严重的问题:



当我们如上图对品类这一列进行筛选时,单独勾选“苹果”这一项,却发现系统只筛选出一个对应结果,我们明明看到原始表格中“苹果”对应“山东”、“日本”、“美国”三项,这是为何?原因就在于我们合并了单元格,合并以后系统默认“苹果”只有一项,才会出现上面的结果。


通过这个我们会发现,前期录入时一个小小的合并,会严重影响到后期数据计算和筛选时的结果,为了避免出现这样的错误,建议大家在做表时尽量不要合并单元格,以方便后面的数据筛选和运算。


2

为了偷懒进行单词缩写



工作中我们经常会每天往表格中填入一些具体的名词,例如上图中论坛的名字,时间长了为了省事,我们就会对名词进行缩写,例如“天涯社区”会缩写成“天涯”,这样写虽然省事,但是却为后面的检索合并留下了很大的麻烦。


假如你后期要删除重复的数据,只保留每个论坛第一天的数据,那么你以“百度贴吧”作为关键词,是删除不掉2月9日的百度贴吧数据的,因为系统默认“贴吧”和“百度贴吧”是两个东西,不会当做重复项删除。


那么,如果遇到这种情况,又想偷懒又不想录入出错该怎么办呢?你可以试试Excel的序列功能。



如上图,我们首先在表格右侧建一个新列,列出发贴的五个论坛名称。然后选择“论坛”这一整列,点击“数据”一栏的“ 数据验证 ”按钮,会弹出一个对话框,验证条件选择“序列”,序列来源就是我们新建的五个论坛名称,选好以后点击确认。



上述设置都做完以后是什么效果呢?如上图所示,你点击左侧论坛列的任何一个单元格,单元格右侧都会出现一个小三角,并弹出五个常用的论坛名称,你只要点选即可输入。 一次设置完毕,后面就再也不用输入,一劳永逸。


3

文字中使用无意义的空格



如上图,很多人在输入人名时为了对齐,会故意在两个字的名字中间留一个空格,以显得整齐。这样做虽然好看,但是会产生不好的结果:当你搜索“ 杨过 ”这个名字时,系统是检索不到结果的,因为系统默认的是“杨  过”,你只有输入“杨  过”才能检索到。自己录入自己检索那还好,如果别人拿你的表格做检索,死活是搜不到“杨过”这个人的。


上面的表格还有一个问题,就是把数字和单位写在了一起,这也是一个坏习惯,因为把数字和单位放在一个单元格中,系统是无法进行数据运算的,不信你试试,用“自动求和”是无法计算出这五个人总共借了多少本书的。


那么,怎样才能做到又美观又能进行数字计算呢? 一方面,你需要对名字进行分散排列,不要留无意义的空格;另一方面,数字和单位分成两列写,就能进行计算啦。具体操作如下:



首先全选姓名这一栏的全部人名,然后点击上方工具栏里“合并后居中”右下方的小箭头,系统弹出对话框,在“ 对齐 ”一项中选择“ 分散对齐 ”,点击确认。如图所示,姓名一栏中的五个名字会一一对齐,虽然中间还留了空,但那些空并不是真实的空格,你用“杨过”搜索“杨过”是可以搜索出来的哦。至于把数字和单位分成两列,应该人人都会,这里我就不细说了。


在我看来,Excel的使用就像是盖房子,而录入数据就像烧砖,如果一开始砖就没烧好,那么后面垒墙刷墙都会出问题;而Excel的庞杂数据就像是一个迷宫,学会使用检索功能能够帮助我们辨别方向,走出迷宫。


最后,Excel的数据透视功能则是像“变形金刚”一样的神奇存在,你可以通过这个功能从多个维度去查看分析数据,数据透视功能可以让你随心所欲地对表格进行各种形式的“变形”,从而帮助我们更好地观察和分析数据。


Excel福利来啦!


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化之之,大学开始钻研 Office 至今达六年之久,对 Office 在办公和学习中的应用有自己独到的研究,并已获得微软 Office 专家级认证。








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