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10个提高效率的实用Word技巧

Excel之家ExcelHome · 公众号 · Excel · 2017-07-08 07:03

正文

在Office三大组件中，Word一直不被重视，以为它简单很容易学，但事实上很多人并没有充分掌握其核心用法，以至于自己的工作效率一直不高。

使用Word，老司机和新手最明显的区别就是效率和规范性（以后再讲），可以说老司机轻车熟路一小时完成的工作量，有人搞到加班加点、腰酸背痛做不完。

今天大家整理的Word技巧，就是让你从新手向“老司机”迈进的技巧，工作中十分常用，建议收藏。

▼快速且随意地选中文字

（重点是“随意”）

鼠标放在左侧页边距处

①单击可以选中鼠标点击位置的整行文字

②双击可以选中整段文字

③按住Ctrl键再点文字，可以选中不连续的多个文字。

④按住Alt键再点选文字，可以不受行的限制选中矩形区域内的文字。

▼ 连续使用格式刷

看过我Excel教程的应该知道，格式刷可以双击锁定，然后连续刷格式。

Word中，这个功能仍然有效。

双击格式刷可以让格式刷被鼠标记住，可以连续对多段文字内容进行设置格式。

▼ 快速输入大写数字

经常要输入一些大写的金额数字，用输入法输入太慢，怎么办？

老司机又发现了快速输入的密码。

此方法有局限性，如果发现了，可以在文末留言，我会给你点赞的。

▼ 快速合并文档

老板扔给你一个任务，要求你下班前将所有人的资料整合到一个文件中。

新手的做法是……

打开一个文件，复制粘贴到一个文档中，再打开一个文件，复制粘贴……

我们看一下老司机怎么做？

▼ 快速锁定修改痕迹（修订模式）

这是使用修订模式，通常是老司机的使用技巧，下面还有一个任性模式，那是新手修改之后，老司机救火的方法。

有人修改了你的文档，你却不知道他到底改了你文档的哪个地方？

如果改了你的合同条款怎么办？

修改文档前，点击【审阅】→【修订】，记录每一步修订。

在【修订】选项中，点击【审阅窗格】，可以看到其他人的修改，共多少处修改，修订操作人有哪些，修订细节以及修订时间。

▼ 快速找出修改痕迹（任性模式）

当然，新手多数是不知道有修订功能的，往往他们会任性地修改。

这种情况，又要如何核对哪里做了修改呢？

在【审阅】中，点击【比较】，按提示在比较文档窗口中选择原文档、修订文档。

▼ 快速设置段落缩进

段落缩进，你是不是只会用空格……

别再使用空格了，好么？

▼ 快速调整页边距

同样是标尺的妙用

▼ 让表格每页都自动生成表头

在Word里使用表格的体验真的不是很好。

说这话不是为了吐槽，而是为了优化。

如果Word里面要插入的表格有点长，表格进行了分页，第二页是不会有表头的，这样的表格看上去很不专业。

如何设置分页表头呢？

➤方法：选中表头——表格工具——布局——数据里面的重复标题行点一下，就可以啦，如果想要取消，再选中第一个表头然后再点一下重复标题行就好了。

▼ 利用标题式样自动生成目录

如果是手动输入目录，如果有任何修改，导致了页码变更，那每次的工作量……

别说话，用心去感受。

这个技巧涉及到式样，这是word中最考验技术的，这次先带大家了解概要。

设置好了标题样式，自动生成目录就会非常方便，点击菜单栏的引用——目录——自动目录，就可以生成了。

➤如果内容调整了，需要更新目录，只需要点击一下目录边上的更新按钮即可。

本文由公众号 精进Excel

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作者：安伟星

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