PPT。
这三个英文字母,一直伴随着自己。无论在哪,大家提到我,都会说「那个会做 PPT 的曹将吧」。
很长一段时间,我都在尝试摆脱这个标签,希望得到朋友们全方位的认可。所以,毕业后没有像一些朋友那样,以此谋生,而是进了一家企业工作;运营了一个公众号,主打内容转移到了手绘、APP、数码产品和心情小事。
但是,第一印象如影随形,它成就了你,也框定了你。
三年后的现在,我开始重新正视这个标签。
一方面,我要感谢它,毕竟,第一批粉丝来自于它,第一本书关于它,第一次走上讲台也因为它。
另一方面,这三年在其他领域的尝试,也慢慢让自己对演示设计有了更多的理解。
这些理解,既关于它,也不止局限于它。
所以,我想换一种方式来重新梳理对它的认识。
而今天,我们以 PPT 制作前最重要一步开篇,也就是逻辑;再把这个概念往前推一步,那就是:
对时间的理解。
(一)我们为什么要用 PPT
PPT 只是一个信息传递的工具。
在更早的时候, Word 扮演了更为重要的角色。毕竟,写东西这种事,从孩童开始我们就在接受训练;等到工作,可以说是驾轻就熟。
但是,随着信息越来越多,信息的内容越来越多元,有两个问题出现了:
第一,对听众或读者来说,纯粹阅读文字难以集中精力;
第二,对表达观点的人来说,很多内容确实需要结合图文,甚至是视频,才能说清楚讲明白。
于是,我们寻求另一个更为「与时俱进」的工具,这时候,我们转向了 PPT。
它更方便,丢一张图进去,配上文字,便可成型;它更友好,读者一页页接收观点,到最后,便可得出全貌。
所以,我们可以总结出 PPT 流行的两个根本原因:一是节省他人获取信息的世界,二是方便制作者表达观点。
而本质上来说,就是为了节省制作者和听者两个主体的时间。
(二)时间可以分为绝对时间和相对时间
从广义上看,做任何事情,我们都有一个「客户」。
我研究生阶段的专业是营销学,这是某个专业课上,老师的开篇语。
在演示设计上,听众或者说读者,就是我们的客户。我们的目的,是在最短的时间内,让他们听懂或看懂我们的想法。
这里的关键词就是「时间」,我们有必要对它重新定义:
第一个是绝对时间,第二个是感知时间。所以,当我们说要节省听者的时间时,我们需要从这两个维度来切入。
我们今天重点来聊聊绝对时间。
(三)用清晰的逻辑来减少绝对时间
要减少对他人绝对时间的占用,方法很简单,就是换种逻辑来表达。
这里分享一个真实的故事吧。
有一天李华去找领导汇报工作,她是这么开场的:
冯总,最近大家加班都有点多,工作很累,有的同事跟家里产生了矛盾,还有同事反映身体越来越差……
她还没说完,领导就不耐烦了:
好了好了,你就说说想要我做什么吧。
李华马上回答:
希望这周末部门组织一次团建,同事家人可以参加。
领导回复:
好的,我知道了。
你也看到了,李华的表达其实并没有错。这种方式叫做「演绎法」,先说原因,再说结果,由 A 到 B ,条理清晰。
但工作的时候大家都很忙,最关心的问题就一个:你要我做什么,为什么。
所以很明显,李华的表达可以简单做一个转换:
先说结果:领导,希望这周末组织一次团建,同事家人可以参加。
再说原因:主要是大家都很累,甚至产生了一些家庭矛盾和健康问题,希望您能同意。
表面上这是谈话技巧,本质上它是换位思考。
(四)这种思考逻辑叫做金字塔原理
这种思考逻辑,用一个高端点的说法,叫做:金字塔原理。
先从结论说起,先说中心思想,然后再向前推演。
我对金字塔原理的理解,分为两个部分。
第一部分关于形式,也就是总分关系的逻辑展示。
第二部分关于内涵,即表达的「结果-原因」导向。
这种方法反映到 PPT 里,则分别对应了它整体的展现形式和逻辑架构。
1. 形式上。
PPT 的结构可分为三个部分,分别是:
封面页:说明主题。
目录(导航)页:呈现进展。
内容页:表达观点。
其中比较重要的是目录(导航页),说清楚观点讲到哪了。
↑ 导航设计
2. 内涵上。
在单页内容的表达上,尽量遵循先说结果,再谈原因的方法。
比如某页 PPT 要呈现数据挖掘的发现,那么可以先说明结果,再通过图表和一小段解释文字来论证。
听众看到标题便能得到观点,如果感兴趣就继续听解释,如果不感兴趣则可以玩会手机。例如下面这个案例:
↑ 标题说明观点,图文进行解释
摘自《中国互联网发展报告2015》(国双)
3.「重复」原则的运用。
更进一步,内涵和形式也可以得到同一。
很多朋友喜欢制造惊喜,喜欢让每一页都不一样。但对于接收者来说,这就犯难了:每一页都要去找你的论点。
其实不如简单点,让内容都统一一个版式,大家都轻松。
这个背后对应着设计的一个原则,那就是「重复」。
视觉要素在对应的部分重复出现,使得整体效果一致。
↑ 页面统一
(五)推荐两个工具:Xmind 和 手绘
前面讲的是道,下面我们说说术。
一方面,这需要我们对内容十分熟悉,毕竟只有自己清晰,才能表达清楚。
另一方面,我们可以借助于一些工具把逻辑提取出来。
这里分享两个:
第一个是思维导图工具。
在制作 PPT 前,通过思维导图工具将整体框架提出来,这样我们能够马上得到金字塔原理中的「结果」和「原因」。
这里推荐桌面版的 Xmind,操作简单,效果美观。
其他类似的工具还有:
网页版:百度脑图。
手机端:MindNode,Xmind。
↑ Xmind
第二个是手绘。
我们可以在本子上画出一个个类似于 PPT 比例的矩形,然后将每页大概的内容填充进去,可以不用太具体,自己知道即可。
这背后的逻辑也类似于思维导图,让自己在开始前胸有成竹。
↑ 手绘 PPT
用一句话来总结今天的内容:
先让自己思路清晰,再借助 PPT 来呈现「结果」到「原因」的逻辑,最后减少对他人绝对时间的占用。
如此,皆大欢喜。
划重点
概念:时间分为绝对时间和相对时间。
方法一:表达尽量遵循「结果-原因」逻辑。
方法二: PPT 中我们需要重视导航页的设计,让观众知道讲到哪了。
方法三:内容页尽量统一,让他人能马上抓住核心观点。
方法四:开始制作 PPT 前可以借助 Xmind 等思维导图工具梳理结构。
我是尾巴
其实今天聊的内容,也可以用到我们平时的沟通上。比如写邮件,先说结果,希望他人做什么事,再说原因;比如发微信,不要一上来就「在吗在吗」,直接说内容,你有内容我才在。
道理都是相通的,毕竟都是表达。
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