1、针对各项收入,对应的内控措施如下:
发行人根据公司经营特点及现金销售业务,对各经营板块制定的流程和控制
措施主要如下:
①酒店业务
A、客人入住酒店时,凭有效证件进行入住登记,填写相关信息;前台收银员预收消费押金(押金形式包括信用卡、现金、授权签单凭证等),并及时录入酒店管理系统。客人退房时,根据实际消费金额开具发票进行结算,多余的押金予以退还。客人就餐时,接待员根据客人实际消费录入酒店管理系统,打印电子结算单,由客人在收银点现付结算或由签单权人进行签单。
B、各收银员根据酒店管理系统当日生成的收银报表,进行核对(主要是进行帐单、帐款核对),相符后将款项和经营报表上交财务出纳人员。
C、酒店出纳人员根据酒店管理系统当日生成的收银报表进行收款。核对收到的现金、信用卡消费单据以及银行支票等数据,核对无误后,按收到的款项、签单数据和银行单据分别确认收入和类型。
D、酒店稽核人员根据酒店管理系统生成的客人入住记录、餐饮消费记录等,与前台、客房、餐饮等部门提供的各种报表进行核对。重点审核各收银点收取的现金是否全额缴存银行(或上交财务),客人签单手续是否完善,消费原始单据是否齐全。
E、酒店财务每月重点分析客房消费收入、餐饮消费收入及成本、主要原材料消耗情况,为酒店经营决策提供依据。
F、酒店财务不定期将账面记录的签单消费挂账情况提交酒店接待人员,由接待人员与签单消费者进行联系、对账,并按授信约定进行签单消费款的回收。
②索道(缆车)业务
A、索道(缆车)客票系定额票证,发行人企划部设专人专职管理。各索道(缆车)分公司根据使用情况,向发行人公司总部申请印制索道(缆车)定额票证品种、数量,经发行人企划部审核后报当地主管税务机关批准,由发行人企划部提交票样在税务部门指定的印刷厂印制。
B、发行人企划部在当地主管税务机关领回印制的索道(缆车)票证后,分送各索道(缆车)分公司票证专管员;各票证专管员对收到的定额索道(缆车)
缆车票证按顺序号逐一点收,填制“索道(缆车)客票领取清单”一式五份,报主管税务机关、印刷厂商、发行人企划部、财务部、票证专管员各存一份。
C、各索道(缆车)售票点每日向票证专管员领取索道票证,加盖票证专用印章后对客人销售。当日营业终了,将售票款交存发行人规定的银行帐户,并填报“营业收入日报表”,随同银行交款单、签单消费单向票证管理员及分公司财务报帐,办理相关收入确认手续。
D、各索道检票窗口,于当日营业终了将乘坐索道(缆车)客人的验票副券、检票记录汇总表一并交分公司财务。
E、分公司财务将收到的“营业收入日报表”、签单消费记录单、银行缴款单、验票部门上交的验票副券进行核对,并汇总填报索道(缆车)收入日报表,于次日上班前,发送至公司各管理部门,以了解各索道(缆车)营业收入情况。
F、票证专管员严格登记索道(缆车)客票印制、使用、库存明细帐,定期对各售票员库存客票进行盘点,填写“索道(缆车)票证盘存表”,确保账实相符。
G、发行人企划部、财务部、当地主管税务机关定期到各索道(缆车)分公司核查索道(缆车)票销售、结存、保管情况,并将已售索道(缆车)票存根联、验票联进行登记,收回集中销毁。
③旅游客运业务
发行人客运业务,其客运定额票证印制、领用、售票业务流程、现金收款、缴存、统计、稽核、收入信息上报、票证管理与索道(缆车)业务基本一致。
④旅行社业务
A、设计产品线路,向游客报价,签订旅游合同。
B、向游客收取旅游费用。现金收取的组团费用当天交存发行人指定的银行账户。
C、计调中心编制《团队接待计划书》,确定人数、抵/离航班(车)、时间、住宿酒店、餐饮、参观景点、其他特殊要求等逐一登记在计划书中。
D、行政结算中心根据《团队计划书》、消费记录通知单、消费结算清单,进行单团成本核算并转至财务部。
E、团队结束后二日内,经办部门及人员做好相关账单,连同银行缴款单一起交财务部。财务部门根据《团队接待计划书》、消费记录单,核对旅游收入、成本费用、款项缴存、往来账务、单团毛利等情况。
2、发行人各项业务的现金采购控制如下:
由于发行人的现金采购主要集中在酒店板块,因此公司根据其经营特点,对各经营酒店制定了以下采购流程和控制措施:
①当地餐饮原材料的现金采购控制流程
A、各酒店成立核价小组,对所需采购的餐饮原材料进行价格核定,交由采购人员进行执行。
B、材料购入后,凭餐饮部门的申购单、实物保管部门的验收单、核价小组的核价意见、供货单位的正式发票,报酒店财务部审核后,办理付款手续。
C、财务部审核人员收到申购单、验收单和发票后,要与酒店存货管理系统中的入库信息进行逐笔核对。重点检查验收单上的货品品种、验收数量、价格及签字手续是否齐全,签名是否真实、完整、有效。审核完毕后,签署正式的付款核准意见。
D、付款凭证经财务部指定的审核人员审核签字后,报财务部负责人核准及酒店负责人批准。
E、出纳人员依据负责人审批的付款凭证,办理正式的付款手续。
②异地餐饮原材料的现金采购流程
各酒店原则上不允许携带现金赴异地采购原材料。确需异地采购原材料,并支付现金的需履行审批手续。
A、本地没有的餐饮原材料或本地无法替代的餐饮原材料可以申请异地采购,由餐饮部门提出请购计划,征求采购小组的意见;
B、采购小组确定需进行异地采购时,办理借款申请,报财务审核后由酒店负责人审批同意借款;
C、财务部根据酒店负责人的审批单,将所需采购款打入采购小组借款人银行卡;
D、采购小组对材料供应商的信用、采购物品质量、价格进行比较后,确定供应商进行交易;
E、采购物品到达酒店后,经核价小组核价、仓库验收后,报财务部办理报销手续。报销程序与当地现金采购一致,结余现金归还财务。