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Excel用得好,天天没烦恼

数据分析  · 公众号  · 大数据  · 2016-12-19 14:28

正文

Excel是Office三大神器当中最神秘、但也是最能提高你效率的工具了。而我们中的太多小伙伴,却一直把它当做是个“电子表格工具”。


今天一起涨姿势,学会下面这些神技,你的Excel分分钟超过90%的同事!


技巧 :Excel用得好,天天没烦恼

还在把Excel仅仅当成一个画表格的工具?


图样图森破。


看看下面这张图。


它显示的是美国纽约曼哈顿的24小时人口活跃图。


分析公司DarkHorse Analytics 从美国劳工统计处获得数据,并制作了这张二十四小时会唿吸的地图,显示曼哈顿的工作与在宅人口。


利用条件格式与小方块,地图便在 Excel 上被视觉化了。每个 GIF 图的框架就是一张 Excel 的萤幕截图。


什么?你说这还是专业设计师的工作,你用不着?


那下面这些技巧,你一定用得着。


一、10个快捷键


1. 快速求和?用 “Alt + =”


Excel的函数功能非常强悍,求和应该是最常用到的函数之一了。只需要连续按下快捷键“alt”和“=”就可以求出一列数字的和。




2. 快速选定不连续的单元格


按下组合键“Shift+F8”,激活“添加选定”模式,此时工作表下方的状态栏中会显示出“添加到所选内容”字样,以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定,而不必按住Ctrl键不放。




3. 改变数字格式


Excel的快捷键并不是杂乱无章的,而是遵循了一定的逻辑。


比如你想快速改变数字的格式,比如 就能立刻把数字加上美元符号,因为符号$和数字4共用了同一个键。



同理,“Ctrl+shift+5”能迅速把数字改成百分比(%)的形式。


4. 一键展现所有公式 “CTRL + `”


当你试图检查数据里有没有错误时, 能够一键让数字背后的公式显示出来。




“`”键就在数字1键的左边:)


5. 双击实现快速应用函数


同一个函数就不用一个一个敲啦。当你设置好了第一行单元格的函数,只需要把光标移动到单元格的右下角,等到它变成一个小加号时,双击,公式就会被应用到这一列剩下的所有单元格里。




这是不是比用鼠标拖拉容易多了?!


6. 快速增加或删除一列


对于那些整天要和Excel打交道的人来说,这个窍门或许能为你节省一点时间。


当你想快速插入一列时,键入Ctrl + Shift + ‘=' (Shift + ‘='其实就是+号啦)就能在你所选中那列的左边插入一列,而Ctrl + ‘-‘(减号)就能删除你所选中的一列。




7. 快速调整列宽


想让Excel根据你的文字内容自动调整列宽?你只需要把鼠标移动到列首的右侧,双击一下就大功告成啦~




8. 双击格式刷


格式刷当然是一个伟大的工具。不过,你知道只要双击它,就可以把同一个格式“刷”给多个单元格么?




9. 在不同的工作表之间快速切换


在不同的工作表之间切换,不代表你的手真的要离开键盘(可以想象如果你学会了这些酷炫狂拽的快捷键,你根本不需要摸鼠标)。


“Ctrl + PgDn”可以切换到右边的工作表,反之,“Ctrl + PgUp”可以切换回左边。




呃,不过Mac用户似乎与这个快捷键无缘了……


10. 用F4锁定单元格


在Excel里根据函数填充数据的时候,有时候你希望你引用的单元格下拉时随之变化,也有时候你并不这么想。当你要“绝对引用”——也就是锁定单元格的时候,你必须在行列前加$符号。想手动去打这些美元符号?简直是疯了…


其实有一个简单的技巧,就是在你选定单元格之后,按F4键输入美元符号并锁定;如果你继续按F4,则会向后挨个循环:锁定单元格、锁定数字、锁定大写字母、解除锁定。




如果你觉得上面这些太基础,那么下面这些函数就专供进阶大神们享用了!


二、10个让你“事半功倍”的函数


函数(公式,Formula)是Excel区别于其他软件的神奇之处,然而我们中的太多人都把Excel用成了普通的表格工具。


1. NETWORKDAYS和WORKDAY函数


如果你的老板问你,今天距离元旦还要工作多少天?


你难道真的要对着日历一天天去数、一月月去算吗?


太年轻。


Excel里的networkday 函数返回起始日期(start_date)和结束日期(end_date)之间完整的工作日数值。工作日不包括周末和专门指定的假期。


可以使用函数 NETWORKDAYS,根据某一特定时期内雇员的工作天数,计算其应计的报酬。



而如果你的老板有一天忽然开始思考未来,他抓住你,问你,从现在开始再工作1000天,是哪年哪月哪日?


别哭。


有这样的老板不是你的错。丢给他这个GIF图:



没错,这个函数返回的常常是个数字,不是Excel算错了,是你的数字格式有问题,按下Ctrl+Shift+3,就能显示日期啦!


2. IF函数


If函数的意思就是“如果”啦,如果满足某个条件,就返回一个值,如果不满足,就返回另一个。


If函数的语法是这样的:


IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])


其中,logical_test 是要测试的条件。 value_if_true是这个测试的结果为 TRUE 时,您希望返回的值。


比如,下面这个GDP表格里,小编根据数值是否高于500万来给对应的国家打上“poor”或“rich”的标签。




3. SUMIF 函数


Sum的意思是“加和”,再加上“IF”,意思就是对范围中符合指定条件的值求和。 例如,假设在含有数字的某一列中,需要对大于 1000000 的数值求和。 请使用以下公式:




4. Trim() 函数,处女座福音1


这个函数可以轻松把单元格内容里的空格去掉。例如=trim(A1),如果A1单元格里有空格,这个公式会只显示其中非空格的内容。


5. Clean()函数,处女座福音2


Clean函数可以用来删除文本中不能打印的内容。其他应用程序或者其他格式的数据导入到Excel里,经常会有一些莫名其妙的乱码和字符。现在,只消一个神奇的Clean函数你的数据就立马变得干净整齐啦!


比如下面这个函数应用之后,莫名其妙的多行空格就不见了。



6. SUBTOTAL函数


SUBTOTAL函数其实是个函数组,就是返回一个列表或数据库中的分类汇总情况。


SUBTOTAL函数可谓是全能王,可以对数据进行求平均值、计数、最大最小、相乘、标准差、求和、方差。


想算什么算什么有木有!









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