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入职第一天,老板就和我说,Excel的这几个功能一定要会

金融先生MrFinance  · 公众号  · 金融  · 2017-07-25 11:50

正文

入职第一天,老板拿来一堆厚厚的历史数据资料,并扔下一句话说,最后的呈现方式是这样的看板。



Excel小白一脸懵逼,我只会简单的求和啊!


要和庞大的数据打交道,我搜索起Excel入门教程,并做好了熬夜加班的准备。


没想到老板私信了我, VLOOKUP、数据透视表、条件格式…你用这几个技巧做,80%的工作需求都能解决。


今天特意整理了这些操作技巧,拯救同在“表海”中挣扎的你,让你的工作效率超乎想象。



第一篇章  数据整理与保护


1
CTRL+E,截取填充部分文本


如何截取身份证号中的出生年月,一个快捷操作,截取、填充同时搞定。


操作步骤:在数据源当中的第一行,输入:出生年月日,然后选中整列区域,按键盘CTRL+E,完成快速填充。也可以在第一行右下角单元格处,双击十字句柄,点击右下角的填充选项,选择【快速填充】。


2
一键分列,规范日期格式


日期格式千奇百怪,数据类型却完全不一样,分析起来就频频出现错误。分列一下,马上规范起来。


操作步骤:选中数据源,在【数据】选项卡下找到【分列】,按照分割符号,下一步到设置数据类型为日期,点击完成。



3
数据管理的小闹钟:条件格式


对数据进行格式标识,以期更加直观地显示数据,比如员工工资的数额高低、培训成绩的分布、工作进度的控制、异常数据的监测等。


操作步骤:选中数据单元格,点击【开始】选项卡--【条件格式】--【数据条】,让单元格直接嵌上了类似于“柱状图”的效果。



除了数据条,这个功能还有很多种显示方式,见下图



第二篇章  常见函数应用


4
VLOOKUP函数,查找匹配,随心随遇


根据姓名匹配职位、身份证号等信息,总不能一个一个查找复制,耗时耗力,还经常容易出错。因此要用VLOOKUP函数查找引用数据,这也是Excel中使用最频繁的操作。


VLOOKUP函数结构



VLOOKUP精确匹配



VLOOKUP模糊匹配:不再为等级匹配发愁,取代if多层嵌套



5
INDEX+MATCH函数,查找界的王者


从适用性上讲,INDEX+MATCH的组合函数更具威力!


Index+Match中,Match用以确定数据所在的行值和列值(查找姓名所在的行,查找身份证号所在的列,行列交汇的数据就是要匹配出来的数据),Index负责调出由Match确定的行值和列值交叉位置确定的唯一数据,于是查找匹配就自然实现了。


Match:查找到你的位置



Index:提取出相应位置的数据



Index+match+数据有效性,一个小型的查询系统成型了。



第三篇章  数据汇总与分析


6
ALT+=,快速求和


不用再写那么多的SUM了,一个快捷操作统统搞定



7
多表汇总,就用合并计算


对于表结构一致的多表汇总,不用再想着要用到VBA才能解决,合并计算功能就足够了。



8
数据透视表:Excel分析汇总神器


数据透视表,允许用户根据需要对各类数据维度进行划分,进行不同的重组,助你轻松发现隐藏在数据背后的本质。


超强统计: 根据你想要呈现的数据报表,透视一下,让你轻松“拖”出来。








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