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从长期规划到短期计划:我是如何拆分、实践、回顾的

warfalcon  · 公众号  · 热门自媒体  · 2017-02-05 22:41

正文

昨天询问大家在春节时的100天行动是否继续下来了,有小伙伴回复春节过完了这两天才行动,你比其它人晚了一个月时间来完成自己的计划了。


千万别给自己找借口了,从现在开始行动吧


正文


作者:柰喵

微博:柰喵Teresa

 

毕业之后,我一直觉得持续学习是非常重要的,并且在下班后努力的充实自己。但是刚毕业那几年,总是觉得自己一直都很忙碌,把自己的时间计划的满满的,但是每年回顾的时候却觉得自己没有做什么。

工作以后,自由的时间是宝贵的,如何把日常生活的计划和长期规划联系起来也是十分重要的。

我是从2年前开始接触时间管理,并开始用手帐进行记录工具的,并且收益颇深。


长期和年度规划:找出自己真正的愿望


熊谷正寿的《记事本圆梦计划》十分有名,而且真的非常推荐,尤其是里面的人生金字塔和未来年表。

最开始进行长期规划的时候可以使用人生金字塔对未来进行展望。人生金字塔共分为9个方面,可以对自己在这些方面进行未来的畅想和目标的设定,例如当我退休的时候我想变成什么样子,或者10年后我希望自己是个什么样子的人。


未来年表是把自己的人生展望在近几年进行规划的好工具。人生金字塔中的9个方面都会在未来年表中进行目标、现在状态、差距的分析,并且在未来几年内进行规划。未来年表还可以看到这些目标互相之间的相互影响,例如职业发展和结婚生子的制约。未来年表的作用是帮助我理清近3-5年的人生规划。

 

(图:人生金字塔)

 

(图:人生年表)


根据近3-5年的人生规划,可以用本年目标金字塔确定本年的目标。本年目标金字塔的形式基本和人生金字塔相同,只是内容只是本年的目标。


找出这一年中的“三只青蛙”。 问自己一个问题:如果我只能在这一年完成一件将对我的工作和事业产生最大影响的事,他会是什么?把它写下来。然后再找出一个,也把它写下来。最后再写一个。 利用帕累托定律,每天划出专门的整块时间,集中精力,专门对付这三只青蛙。


目标通常分为两种,一种是项目的形式,这种形式通常有个确定的日期或者期间,例如考试、旅游。另一种是习惯的形式,通常以每天或者每月的频率显示,例如每周看一部电影、每月看两本书、每周三次健身。对于第一种形式,在月度表里标出来,直观的反映我们各个月份的松紧程度,避免我们把某一段时间安排的过于劳碌。像考试、旅游、大额支出,建议都在月度表里标出来,方便我们调整。


(图:本年目标金字塔)


(图:本年目标的月度大事记)

 

项目式目标:找出我的专属项目时间


对于像通过考试这样的目标,可以采用项目管理的模式,设定项目的阶段目标。例如我要参加4月15日的CMA考试,10月CPA考试结束,我的计划是1月前完成教材学习,2-3月进行习题练习,4月进行错题和笔记的回顾。每个进度都有一个deadline,和明细的TODO list。


(图:我的CMA考试计划)


为项目式目标提供时间保障的是专属的整块时间。专属的整块时间不一定是谁都不能征用的时间,但肯定是自己心中预留的净土,除非重要原因不会移做他用。我是这样找出我的专属的时间的:


(图:找出我的专属时间)


如果不加班的话,我会在公司找个清静的地方复习到8点,既躲过了拥堵的时间段,又预防了我到家后因为诱惑太多而无心复习。周日的全天我也会安排为到图书馆自习,只带上相关的资料,避免来自外界的干扰。周日的自习也是自我状态调整的手段,有利于能够在周一尽快的进入工作状态。


专属时间的寻找因人而异,有人几乎天天加班,有人下班需要尽快赶回家。找到自己的专属时间需要自己的不断尝试,找到最适合自己的时间段。


番茄时钟的另一种用法:曾经我也和很多人一样不适应番茄时钟的方法,后来发现在我无法开始集中精神的时候,番茄时钟可以帮助精神的集中。


如果因为各种原因无法开始,先设立一个番茄时钟,让自己先开始复习一个番茄时钟。在大多数情况下,一个番茄时间过后自己的精力就开始集中了,可以继续进行下去。如果一个番茄时间过后还是无法集中精力,就用其他适合自己目前状态的安排代替,或者干脆休息一天(也许这天真的没有状态,就不要强迫自己了)。


番茄时钟的另外一个作用是让我了解到25分钟也可以做很多事,原来我总觉得做事情都需要整块的时间,15-25分钟的“小时间”会因此浪费掉。25分钟可以看一章教材、看一个短片、听一集喜马拉雅,越来越多的小时间被利用起来。

  

习惯式目标:WOOP与断舍离的习惯养成


像每周看一部电影、每月看两本书、每周三次健身这种习惯养成目标,我通常会按照以下原则进行安排。


1、目标断舍离


习惯的养成是一件消耗自制力的事情,同一时间养成的新习惯不要超过2个。一个人的自制力是一定的,过分消耗自己的自制力经常会导致“间歇性勇猛激进,间歇性混吃等死,中间还穿插着压力和迷茫”。


在时间安排上标出习惯所需的时间,既可以保证习惯养成所需的时间,也可以避免时间安排的太满。时间安排的太满的话,很多人执行几天后就无法坚持下去啦。

 

2、WOOP原理


WOOP,即愿望(wish)、结果(outcome)、障碍(obstacle)、计划(plan):首先发现渴望,然后想象可能的结果,接着确定实施过程中的困难,最后建立一个克服计划,也就是“如果(出现意外情况),那么我就……”。


WOOP原理可以很好的作用于长久以来一直想改正却很难改的习惯。例如,我以前一到家就喜欢刷B站的视频,只到睡觉前都停不下来,有时候还会影响睡觉的时间。我对这个习惯规定的WOOP是这样的:


IF 想看B站,Then用看逻辑思维代替。

IF 已经开始看B站,Then一边看一边写字帖/摘抄。

IF  B站有更新,Then留到洗澡的时候用ipad看。


3、资料断舍离,列出明细,避免选择


曾经在手机里面放了很过资料,或者KEEP里面有很多课程,每次打开后光选择就会花费很长时间,还需要经常花时间进行整理。对手机和kindle里面的资料进行删减之后,自己的效率提高了很多。


每个月,把自己要读的书、要听的课等挑选出来,其他的都删除,不占用自己的精力,也不作资料小囤鼠。现在,我的kindle里面书最多有两本,KEEP课程保持在3个,喜马拉雅的节目保持在3个,订阅的公共微信号保持在4个,只保留最重要的几个深入学习,其他的都取消订阅。

 

4、闹钟提醒


习惯养成的最初阶段需要有意识的行动,坚持的时间长了就会成为自己的习惯。闹钟是提醒的好工具,建议为设立两个提醒闹钟。例如,计划每天晚上10点锻炼身体,在9点45分和59分设立两个闹钟进行提醒,第一个提醒要准备结束目前手上的工作,第二个提醒自己要马上开始锻炼身体。

 

实践:记录、清理、回顾的闭环


竖式周计划和晨间笔记是规划记录时间和每日反思的好工具。


竖式周计划的最大优点是以小时为单位安排和记录行程,让每周的时间安排更加直观。就像记账一样,记录时间的目的是对时间的使用进行反思和调整。最初阶段,效率可能不高,从记录中发现很多时间浪费了,但是不要陷入自责,发现问题并在以后调整和进步才是记录的目的。


晨间笔记是佐藤传在《晨间日记的奇迹》一书中提出的。“夜晚日记”里面,情绪都会受到当天情绪或事件的影响,很容易就会变成极端的“后悔日记”或“反省日记”。 “晨间日记”可以等到高亢的情绪冷静下来之后,经过了一夜的沉淀记录自己的情绪。晨间笔记的形式是一个九宫格,从8个不同的方面对自己的一天进行反思。不同的人也可以根据自己的情况对形式和内容进行调整,例如根据目前自己的目标对8个方格的内容进行调整。


(图:竖式周计划)


(图:晨间笔记)


之前说过,记录是为了反思和调整,每周对本周任务进行清理、回顾和跟进是自我调整的重要一步。


清理:整理本周的会议记录、新联系人和名片、邮箱、手机收件箱、手机相册、电脑桌面、Evernote收藏文件等,归档整理有用的讯息。建议根据自己的情况做一个每周清理的TODO list。


回顾:回顾本周的日程表、TODO list、任务完成进度、盘点本周知识库。


跟进:调整计划,展望未来,并制定下周计划。

 

2年的时间管理中,我最大的收获就是感受到自己的进步,获得对自己生活的掌控感。时间管理是一个动态的过程,每个人的情况不同,适合自己的方法也是不一样的,不断的调整自己,找到越来越适合自己的管理方法。

 

100天行动读者反馈

@回眸一笑

这是我关注最早的,也是对我影响最大的公众号。百日行动让我养成了运动的习惯,不仅身体健康了,体重减轻了,今年52岁还成了单位年轻人眼里的励志榜样。每周至少四次健走,每次四十分钟以上,到2月7日就21个月了,相信我还会坚持下去。如果不是受到诸多有志之士行动的积极影响,也不会有我的今天。


@爱笑的蓝胖

【蓝胖读后感】一直觉得任何人能够完成类似于玄奘这样的事情都是壮举,其实我们的100天不也是一个小小的突破和壮举吗?100天计划我已经开启了3个,分别是早起,记账和写作,早起已经坚持260多天了,记账也接近1500天,而写作是坚持最短的,过年又给断掉了!100天计划仅仅是一个开始,能够让你克服自己的惰性,让自己慢慢规律起来,而如果想通过100天就能够成功还是太天真了,最后应该把你想要完成的100天计划内化成自己的行为习惯,就像我每天都来老师的公众号看文章留言一样,成了每天的一个习惯!


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