正常情况下，很多采购商得到的采购任务是非常多而且不一定完整的。
大型采购商一般从公司总部或者其他部门那里得到采购通知，外贸公司、采购商、批发商等则常常从所在国委托公司得到采购任务。这些采购商会打电话或者发询盘给最熟悉的供应商，了解一些信息；然后把从展览会上整理的供应商名单数据库里面的工厂发一遍询盘；通过专业的电子商务平台再撒一遍采购信息。
正常情况下，很多采购商得到的采购任务是非常多而且不一定完整的。所以优秀的外贸人员最好能做到两点：
第一是非常快速的回复：
采购部门的迅速有效回复是公司非常重要的一个考核指标。 比如20个项目的日用品单，一般3天之内就会回复完成，之后过来的迟到的回复只能放在文件夹里面归档，所以速度是第一关键。
第二是完整的回复：
这需要报价业务员对自己的产品非常了解。经常会有业务人员抱怨买家采购的信息不完整，业务员最好依靠自己的产品知识，在回复邮件中能对产品有完整的介绍。同时包括自己的工厂信息（工厂认证，开发优势等），产品信息（产品认证，热销产品，该产品在买家所在国销售情况等），或者给采购商提供关于运输路线安排，原材料采购等建议；还有一部分是商务信息，包括交货期、最少订货量、包装、港口、付款方式等等，这对促成最终成交非常有帮助。最好能在第一封给采购商回复的邮件中就分几个部分完整地介绍。
经常看到一些供应商给买家的回复邮件中只有一个价格，在采购商看来，这样的回复会给他们这样几个印象：
1. 回复者是贸易公司或者个人SOHO，看到询盘就打听了价格，加上利润以后就报价过来。
2. 回复者对产品方面不是非常熟悉，继续谈下去可能在许多环节上需要很多时间相互沟通。
3. 同这样的公司做生意，会像挤牙膏一样，时时催促盯着，非常消耗精力。
回复的内容需要完整，但同时需要注意简洁，不要把工厂的创业史也搬出来，也不要把口号，标语贴上去。如有位供应商开头一上来就是在介绍公司“我们是某某照明灯具厂，地处美丽的长江三角洲东南，交通便利，风景优美，离上海和杭州仅仅2小时车程，我们公司成立于2002年，具有丰富的太阳能灯生产和开发经验，享誉全球，我们工厂获得ISO9001：2000质量体系，严格按照5S管理，真诚欢迎您来我厂参观拜访，希望和您建立起长久的业务关系，我们以真诚和服务赢得客户……”诸如此类的话，让人看得很不耐烦，即使你是一个很好的公司，让买家第一次就收到这样一封邮件，任谁都会感到厌烦的。
采购商和外贸业务员一样，也有自己的难处，首先是需要找到真正qualified供应商，之后的业务中如果出现各种问题，都会追溯到挑选供应商的环节上。所以，有实力的供应商展现自己的实力是非常重要的，这时可主动将认证报告等实力凭证发送给买家参考。
价格是另外一个问题，采购人员拿到的目标价格通常是非常的低，所以一次沟通就成交非常困难，许多订单谈到最后就是价格问题，买家自身也需要时间判断。
采购执行每天面对的主要内容是接收采购需求，还有正在执行的订单。所以对于询盘阶段的供应商，没有太多时间主动打电话追踪，邮件也是常常疏于回复，特别是那些回复得没有吸引力的邮件，供应商不必泄气。在此提出两点供大家参考：
