来源 | 职场E姐(ID:Elanie_Salon)
时光荏苒,光阴似箭,又到了
年终汇报总结
的时候了。
很多业绩优秀、能力出众的职场精英,却在年终汇报这个坎上栽了大跟头。
我们很努力,但是,每当我们兴致勃勃地拿着自己精心准备的年终汇报PPT 材料,结果却......却灰头土脸走出会议室。感觉宝宝心......都碎了。
“我辛辛苦苦一年为公司勤奋工作,为什么会换来这样的结果?”
明明自己已经很努力了,为什么还会这样?
不要让一份糟糕的年终汇报,毁了你一年的努力。
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如何汇报
才能
从自杀模式,
变成专家模式?
“ 一次优秀的汇报不仅可以呈现你的能力、放大你的潜力,还可以让你获取主管认可、获得资源上的支持,更可以让你有机会和高层进行深度沟通和交流,然后在不知不觉中,成为高层的协作伙伴。”
每一个聪明人都知道,工作汇报有多么重要。
但是,很多中层经理在做汇报的时候,采取的是
自杀模式
,而不是
专家模式
。
更要命的是,他们根本不知道错在什么地方。
为什么会这样?
这要从会议室的高管开始说起,先来做一道选择题。
如果你要想描述一位典型的高管,最常用的词是:
A、数据狂
B、毫无耐心
C、攻击性强
D、时间压力大
E、十分吓人
答案是:ABCDE
粗鲁无礼、自负及执着于权力,同时具有吓人的个性以及真诚的力量,是一名优秀领导者所必需的特质。
因为高度竞争的环境,作为特殊群体的他们,工作充满了巨大的压力。大多数高管人都非常聪明,精力旺盛,是个不折不扣的工作狂。他们对时间、数据的敏感性非常高,没有时间浪费在讲笑话、娱乐消遣或者对反应迟钝的员工身上。
在工作中,你的目标必须和他们的目标保持一致,即推动公司前进。如果你不能做到这一点,悲剧就会发生。
具体来说,很多人会犯3个典型的错误:
-
没有想清楚对方要什么?
自己可以提供什么?
-
没有开门见山说出主题和目标。
-
没有灵活性,照着事先准备的PPT 汇报。
很多中层主管兴致勃勃地拿着自己精心准备的PPT材料,完全没有意识到,在进入会议室的前一分钟,你的老板们还在为财务状况忧心忡忡,或者为市场状况或质量控制而焦头烂额。
如果你足够聪明,
你必须要非常敏感
,尊重高管们的时间,并且把自己的紧迫感提高到跟他们相同的水平。
你还必须要有全局视野
,注意高层们关注层面的广度以及他们的预期,不能只谈自己当前的一小块业务。
你还必须足够灵活
,才能在高层们发散性思维发作,突然提到一个看似不想干问题的时候,能够镇定自若、清晰完整地汇报工作。
最好的方式,就是以一个有效率的专家身份进入会议室,绝不浪费时间。
我们假设有一家年总收入40亿美元的中型公司,来计算公司5位最高领导者(首席执行官、首席财务官、首席运营官、首席技术官、首席市场官)一同出席一场为时1小时会议的成本,计算的结果是惊人的。
(他们的工资、奖金、股票期权以及其他福利,都可以从美国证监会的公共档案中查询到。)
计算显示,5位首席高管一同参加一场决策会,成本将
大于3万美元
一小时!
时间就是金钱,巨额的金钱。浪费时间就是浪费钱。
所以,高管们绝不肯浪费金钱在无用的客套话上。他们会说:
“我们没有时间听故事,而且我也不在乎什么注意力。我们需要开始日程表上的议程,做出决定,然后继续下一个。”
“让我们直奔主题。30分钟之后我要参加另一个会议。”
如果你下一周有一个重要工作汇报,你应该现在就思考过这个问题:
如果我只能展示3张幻灯片,那么是哪3张?
最好的方法,是准备3个汇报版本:
-
一个标准版本:按照原定时间长度汇报;
-
一个简短版本:5分钟搞定;
-
还有一个超短版本:只阐述最核心的内容。
还有一点非常重要:
如果我没有PPT ,可以完成这个报告吗?
你要对你汇报的所有内容非常熟悉,包括汇报结构、主体内容,预期目标、和所有重要的数据。
永远不要把自己放进“没有幻灯片就无法汇报的境地”,确保你可以在没有PPT 的情况下完成这个报告。
10/30法则
汇报中最主要的任务是:向高管们表述清楚自己的需求和目标。
工作狂们的注意力持续时间很短,他们很容易就会厌烦,所以你最好不断推动话题前进。
一场成功会议的外在表现就是,
他们说的话比你多。
如果高管们对你汇报中的观点进行了热烈的讨论,而不是呆坐着听你的讲解,这说明他们对你的议题十分感兴趣。
反过来说,如果只有你在滔滔不绝,而不给他们透气、插话、讨论问题的机会,那么等待你的只有失败。
你必须要挖掘出听众在汇报中产生的疑问,并且很好地解决这些问题。
一个好用的原则是:10/30法则。
如果在会议安排中你有30分钟的时间,那么你应该用10分钟来讲述你的汇报内容,剩下20分钟留给高管们进行讨论。
这意味着,你需要把你的“汇报人”身份转换为
“决策支持者”
的身份。
但许多中层主管都把精力全放在了汇报内容上,却对外界丧失敏感性。
而一位高效的顶级汇报人具有某种会议超能力,能够让他一刻不停地扫描整个会议室,并且进行实时调整。
他能够观察整间会议室,并且在瞬间就根据观察到的情况对汇报内容进行更改。
而这项技巧是推动会议发展的关键。
500强高管教练、资深职场专家
虞莹老师
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