五分钟迅速了解流程工具SIPOC图

弘毅供应链 · 公众号 · · 2024-02-18 08:00

正文

如何在短时间内了解一个陌生的业务模式？我们可以使用SIPOC流程图，它是“Supplier, Input, Process, Output, Customer”的缩写。通过了解业务中最基本的要素，能够帮助我们快速掌握基本的信息。

1.什么是业务流程？

业务流程是一连串可重复、连贯的活动，有明确定义的输入，有实体的或是非实体的成果，输出给内部或外部客户。流程会消耗一些时间和资源，通常是重复性的活动。这个概念有些抽象，让我举个例子说明。

我在上班的路上买一份杂粮煎饼。摊主看到顾客来了，开始制作煎饼。他需要投入一些原料，包括了面糊、鸡蛋、脆饼和调味料，这些就是流程中的输入。

制作的过程是先做饼皮，然后打入鸡蛋、刷上酱汁、放入脆饼，最后把饼卷起来后切两半，美味的煎饼就做好了，这就是流程的输出物。摊主的原材料都由供应商提供，于是我们就得到了这张图。

当我们谈论运营中的业务流程时，通常指的是使用一系列的资源，按照一定的活动顺序，批量生产的产品或服务。

制作煎饼的资源有各种原料、设备和人员。做煎饼的步骤是确定的，可以一个个地做出来，这就是一套业务流程。

这种业务流程不仅适用于制造业，也适用于服务业。假设我去洗车，输入是我那脏兮兮的车子，供应商是路边的汽车美容店，流程是喷上泡沫、冲洗、擦干，输出是一辆干净的汽车。任何的业务流程都可以使用SIPOC图描述出来。

2.流程图的优点

1）看到全局

从流程的角度来审视企业，我们就能看到全部的过程，而不是某个孤立的活动，也就是能够看到全局。

2）找出增值活动

流程可以映射出增值的步骤，制造产品或提供服务真正能创造价值的活动。通过审视流程图可以帮助我们识别出流程中的浪费。

3）适用于任何企业

假设我要向银行申请一笔贷款，需要遵循审批流程。又比如我要采购原材料，需要首先确定供应商，接收报价、与供应商签订合同。总之，我们做事需要遵循一定的流程。

流程也可以应用于企业的所有层面，从顶层流程到具体做事的步骤。当我们在研究生产汽车零部件的过程中，可以把装配零件的工厂看作是整个的流程。我们也可以把零部件工厂视为汽车整车制造流程中的一部分。

4）定义绩效指标

管理流程就可以定义绩效指标，反映过程产生的价值，并实现端到端的流程改进。

3.如何正确使用SIPOC？

正如上文所述，SIPOC使我们能够追踪从供应商到客户的所有活动，它为我们提供了一个全局画面，并向我们展示了流程中的增值步骤。

SIPOC图的优点是让人们一眼就能看明白，用最简洁的方式讲述流程，定义范围，便于团队成员理解，并作为进一步改善的基础。显然，我们可以看出SIPOC的颗粒度是比较粗的，它只提供了最高层次的流程，没有提供太多的细节内容。

如果我是初次接触某个业务，我希望尽快了解内部和外部客户的期望是什么？我们有那些资源可以投入到这个项目里，会涉及到那些利益相关方，输入物和输出物分别是什么，核心的工作流程是什么？

掌握诸如此类的信息，我可以快速进入角色，知道自己要承担的工作和需要付出的时间。但是我不会在某个细节上花费太多时间，在初始阶段不需要处理任何具体的工作，我只需了解大概的工作范围、职责和流程即可。

如果过于深入细节，我可能会纠结于某一个参数的设置，浪费了许多的时间，而参数是可以在后期随时调整的，所以我应该关注于全局。

前文中提到了做杂粮煎饼的例子，我们只需要大致了解整个制作过程，不用知道面粉制作的配方这类细节内容，而且配方是会根据不同的原料进行调整的。在SIPOC流程图中我们不要过于在意细节。

再举个例子，假设我要做现磨咖啡，从原材料到工艺流程都非常简单。我使用半自动的咖啡机，先把咖啡豆磨成粉末，然后在机器上萃取出咖啡液，最后倒入水或是牛奶，一杯咖啡就做好了。

这段描述足够简短，相信大家一看就能明白。在这个流程中，输入物的原材料是咖啡豆和水或是牛奶，我们还需要制作咖啡的相关设备。

这些输入物都有供应商来提供，比如有人供应已烘焙过的咖啡豆，有专门提供牛奶等辅料的供应商，还有卖咖啡机的厂商。

具体的制作过程是这样的。首先要把咖啡豆磨成粉，然后把粉装入手柄内，在铺平后再压紧。接下来把手柄对准出水口，并旋紧，准备工作就绪，开始萃取咖啡液。把咖啡液倒入杯子中，再根据个人喜好加入水、牛奶或是糖。

正如之前提到的，业务流程往往是重复性的活动，每一杯咖啡都是按照这样的顺序制作的。流程的最后阶段是客户，在这里是喝咖啡的顾客，也是最终客户。

在制作过程中有许多细节，比如咖啡豆的研磨程度，是粗一些或是细一些？萃取时间，是长一些或是短一些？它们的设置会影响咖啡的口感。

这些细节虽然很重要，但不需要体现在SIPOC流程图中，我们只是想要了解全部的过程，而不是局部的情况。

总结一下，SIPOC是供应商、输入、流程、输出和客户的缩写，它是一个高层次的整体流程示意图，从供应商、流程的输入到输出的客户。SIPOC可以让我们讨论流程，达成共识，是执行流程改进项目的起点。

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