据不科学记载,88%的新年flag存活期不超过30天,其中“早睡早起”平均阵亡在初八开工日前一晚,“存款计划”大多在情人节后人间蒸发。
但咱们主打就是“不努力不放弃”的精神,新的一年,相信各位同学又立了不少flag。
YouCore2025年的第一篇文章,特地选择了以“执行力”为主题,让你的新年计划不再“从开始到放弃”,帮你从拖延症患者,蜕变为执行力超强的人。
影响个人执行力的最大障碍之一就是计划。
我听过一个关于计划的经典语录是:
我的2021年计划是完成我的2020年计划,这本来应该在2019年完成,因为我在2018年就说要做到,其实这是我在2017年就计划了的。
现实就是这么无奈,没有计划好像不行,有了计划却又不执行!
一谈到计划,你的脑海中也许就浮现出这样一张表:密密麻麻的日程安排,每小时要做什么,甚至精确到每分钟要做什么都排好了。
这种计划你能完成吗?
如果你回答“不能”,那恭喜你,你与大多数人一样,心理很正常,因为这种计划本身就是灭绝人性的。
如果你回答“能”,那倒要注意了,因为长期这样压抑人性,你可能会“变态的”!
这种把人当机器的时间管理方法,就是所谓“成功学”所提倡的时间管理方法。
而今天,你要学习的
是,
如何从机器做回人,即不要做时间管理,而是做个人管理。
举个例子。
假如你这一周没状态,与其排满了5天的活,结果一件事都没干好,还不如就挑状态最好的两小时,只做最关键的一件事,效果反而更好。
这种个人管理方法的基本原则只有两个:要事第一和保持弹性。
1、要
事第一
这就要求你在前一天晚上或第二天早上找出最关键的一件事,优先完成它。
那怎样的事,才算是最关键的事呢?
可能在一般人的认知里,重要且紧急的事才算是要事,这也是传统的时间管理所提倡的。时间管理四象限矩阵如图所示。
但是,
个人管理则提倡将重要但不紧急的事当作第一的要事。
为什么会这么安排呢?
你想下,重要且紧急的事为什么会变得紧急呢?
是不是因为没有安排好重要但不紧急的事,才使它变得紧急呢?
因此,如果能优先完成重要但不紧急的事,那是不是重要且紧急的事就会变得越来越少?
你也就不需要在那么大的压力下,草草完成更重要的事,而是可以更淡定、更从容地做好眼前的事。
为了帮你更好地理解为何要将重要但不紧急的事当作第一的要事,我们来看一个工作中的例子。
案例———没有坚持“要事第一”原则的后果
李倩(化名)刚毕业不久,进入一家深圳的民营公司做总经理助理。每次总经理布置工作,她都认真记录,但最后的执行情况总是不太理想。
有一次,总经理让她准备一份重要的发言稿,并告诉她一周后的会议上会用到。
李倩认为时间还很充裕,可以慢慢准备,于是继续忙于其他的日常事务性工作,直到第6天才想到明天就要交稿了,可自己还没有动笔呢。
不巧的是,这一天她还有各种会议要参加,还要见客户。
等忙完了,已经到了下班时间,她只好连夜加班写发言稿。
在写的过程中才发现,需要一些业务数据,还要业务部门的同事协助,可别人早已下班,她只好打电话给同事,再三请求,让同事回到公司帮忙处理。
最后,她熬夜奋战,终于在第二天一早把发言稿放在了总经理的办公桌上。
总经理看了发言稿,连连摇头,把李倩狠狠地批评了一顿:“你这几天都干嘛去了,这么重要的发言稿,留了这么长时间给你写,还写成这样,错别字这么多。”
李倩的问题出在哪里?
出在她没有坚持“要事第一”的原则。
2、
保持弹性
在安排计划时,应以周为单位,同时保证每天至少40%的时间段是空白的。
弹性充分的周计划sop模板如下图所示,它可以
帮你从拖延症体质,蜕变为执行力超强的人。
关于项目执行,我将以“如何过危桥,送乘客去上海”为例,演示如何制订可高效执行的项目计划。
那么,一份合理可行的计划的标准是什么?
一定是框架先行
。
我们首先要找出或设计出一个编制计划的框架。
英国作家约瑟夫·鲁德亚德·吉卜林说过一段话:“我有 6 个诚实的仆人, 他们的名字分别叫 What、Why、When、How、Where和 Who。
我所知道的一切都是他们教给我的。”
他的这段话,道出了制订一份合理可行的计划的精髓。
◆
What ( 做什么 )
◆
Why ( 为什么 )
◆
When (要用多少时间,何时开始、何时结束 )
◆
How ( 怎么做, 需要什么资源 )
◆
Where ( 在哪做 )
◆
Who ( 谁来做 )
简而言之,针对“送乘客去上海”的方案,我们需要分解出可执行的具体活动(What),明确各项活动的开始和结束时间(When)、在哪儿做(Where),并指定活动的负责人 (Who)。
当然,最好在做之前明确为什么做 (Why),还要列出活动执行所需的工具/方法 (How)。
为了简单起见,本案例中我们暂不考虑后两项内容。
首先,我们需要分解出可执行的具体活动,如图所示。
然后,列出各项活动的开始时间、结束时间和责任人。
工作计划示例如图所示。
项目的高效执行除了有进度计划,还要求有良好的相关人管理、沟通管理、风险管理等。
因为篇幅的限制,我就不———为你展开了。有兴趣的话,你可以阅读专门的项目管理书籍。
关于团队执行,我依然选用一个团队管理框架展开叙述。
是不是发现框架的应用贯穿了万事万物的所有步骤呢?
这个框架就是团队执行力提升的七大法门,如图所示:
1、第一个法门:
发挥个人领导力,激发团队积极主动的态度。
组织层面的限制,主要影响团队成员的态度,这是任何管理者都避免不了的。
但在同一组织环境限制下,团队成员的态度主要受个人领导力的影响。
因此,如果你想成为一名优秀的团队管理人员,就要具备以下四个技能。
◆
领导者的才能:会合理授权,能起模范示范作用。
◆
推动者的激情:会激励人,能激发团队成员的热情。
◆
沟通者的技巧:善于沟通,能协调处理团队成员间的各种矛盾和问题。
◆
决策者的果断:当团队处于两难困境时,能果断决策并坚定执行。
第二到第六个法门,是对团队管理各环节的要求。
2、第二个法门:
设立明确的团队目标。
目标永远是执行力的第一动力,因此即使在组织目标不明确的情况下,你也需要给团队设立一个明确的阶段性目标。
3、第三个法门:
永远做到计划先于执行。
哪怕任务再急,你也要抽出做计划的时间。
做计划不代表工作就一定能按计划进行,但是它给团队成员指出了行动方向和时间基准,这是执行力的基础。
4、第四个法门:
提供高效的方法和流程。
一定要给团队成员提供经过验证的工作方法和流程,这既能降低对团队成员的能力要求,又能保证所有人的输出质量。
5、第五个法门:
提倡充分的沟通。
这就要求你既要建立必要的固定沟通机制,如例会、周报等,又要鼓励团队成员间相互交流和相互帮助。
6、第六个法门:
建立闭环的检查调整机制。
所有的任务一定要设置检查和反馈节点,在团队成员出现执行偏差后,要及时提出调整措施。
7、第七个法门:
在任务周期内,提升团队成员能力至必要的程度。这里包含三个意思。
◆
第一个意思:根据任务需要,只提升团队成员能力至必要的程度
;
千万不要超出任务需要,对团队成员的能力提出不切实际的要求,否则既做不到,又会打击团队信心。
◆
第二个意思:必须配合任务要求,在任务周期内实现提升。
这就需要你选择合适的人、采用合适的方法,以确保培训的效果。
◆
第三个意思:必须做好自己与团队成员的能力搭配。因为大多数时候,你都很难有合适的人选,因此需要在这个限制下,知人善用,合理搭配。
这七个法门,分别从团队领导者、团队管理的完整流程、团队成员三个层面出发,给出了一个团队执行力提升的完整框架,希望能对你有所帮助。
提升执行力的关键,除了执行本身,更重要的还在于对执行的检查调整。
为什么呢? 有两个原因。
第一,人都是有惰性的,没有监督检查,很多人都会偷懒。