在法务工作中,经常会有大量证照需要管理,证照的有效期是证照管理过程中的核心问题。一旦证照过期,没有及时维护,或者在相关业务中提交了旧的证照,则会给业务造成非常大的损失,本文介绍一款通过EXCEL函数设计表格,对过期证照可以自动高亮显示“过期”,对于自动化程度不强的公司法务部可以有效管理证照。
文/张译文 阿里巴巴集团高级法律专家
来源/无讼阅读
一、表格格式设计
二、数据录入
在数据录入过程只需要录入三个数据:证照名称、有效期开始日、有效期结束日。
三、函数录入
1、当前日期函数
当前日期不需要手工录入,只需输入函数公式,由函数自动计算。
公式表达为:=today()
2、是否到期函数计算
函数设计思想:如果还未到期则显示距离到期的天数,如果已经到期则显示“过期”。
公式表达为:=IFERROR(DATEDIF(当前日期单元格列标行号,有效结期结束日的列格行号,“d”),“过期”)
DATEDIF函数的功能返回两个日期之间的年\月\日间隔数。函数中的“d”表格本函数公式返回的是两个日期的间隔天数。
iferror函数可以用来判断某些内容的正确与否,正确则返回正确结果,错误则返回需要显示的信息。
上述的函数公式通过将当前日期与有效期结束日比对,如果没有到期则显示距离到期的天数,如果到期则显示“过期”。
上述函数输入过程要特别注意引号是半角的引号,如果用了全角的引号则结果会显示错误。
3、高亮显示
1)在开始菜单中选择“条件格式”中的“新建规则”
2)选择“使用公式确定要设置格式的单元格”
3)输入需要设置高亮的条件
=$单元格列标行号=“过期”
4)设置“格式”
选择格式中的填充,然后再选择颜色确定就行了。
经过上述设计,表格已经可以自动在证照过期时自动显示“过期”并且高亮显示了。