本文以汇报材料为例，探讨了如何把握受众意图，特别是面对面场合的汇报。文章介绍了拟写汇报稿时需要注意的多个方面，包括领会东家意图、使用大白话式回答、遵循通知要求、准备基本模板等。文章还强调了平时工作的重要性，以及吃透上情下情内情外情，随时更新工作进展的必要性。
除了内容本身，汇报的时间、地点、方式等也需要精心安排。多人汇报时，要注意提炼特殊性。
下面以汇报材料为例，研究如何把握“受众”意图。汇报材料是体制内经常接触的一个文种。由于其应用场合基本是面对面，因此需要准确把握住“受众”关注什么、想听什么。
结合自身搜集研究汇报材料、听别人汇报和以前自己拟汇报材料的经历，将实战体悟作以复盘。
第一，干活不由东，累死也无功！拟写汇报稿，一般有两个“东家”。一个是听汇报的“东家”，或者是上级领导，或者是受上级组织委派的同志；一个是念汇报的“东家”，可能是拟写者本人，也可能是拟写者的领导。
第二，领会第一个“东家”的意图至关重要！意图，一般体现在有关通知上，或者是纸质通知，或者是电话通知。如果是纸质通知，要就有关要求逐字逐句理解，因其极可能是上级部门从处员到处长到厅长逐级推敲把关过的。如有不明白不确定的，或者想进一步深入了解的，直接拨打通知上的电话，那往往是起草者的联系方式，他们是最清楚上级部门意图的。如果是电话通知，在记完有关要求后，自己还应向来电同志重复一遍，看看理解是否到位。
第三，领会第二个“东家”的意图也很重要。如果平常非常熟悉领导分管的这块业务、领导的思路举措，不用磨叽，干就完了！速调度调研，速布局谋篇，速形成稿件。可以在干的间隙再行汇报。如果对业务和领导不太熟悉，在速补课学习调度的同时，多向领导请示汇报，多向周边经验丰富的老同志请教。
第四，对上的汇报，“傻瓜式”大白话式回答要比思路迸发抽象式书面式回答效果好得多。向当地党委政府汇报业务类工作，说大白话通常比说业务性语言要好。领导思维视角的宏观性和时间的稀缺性，决定了其更愿意听点大白话实在话。向上级行业部门领导汇报业务工作，说半白半行效果更好，不要轻易跟上级领导比专业性，他们见多识广、术业专攻，可能比我们研究深得多。因此，通知上有几条，原则上你就写几条，整体框架要遵循通知的内容要求。
第五，若时间非常紧急，或者想要有所创新和发挥，通知上的要素也应完完全全呈现。如果手里随时备着基本模板，或者近期向其他领导作过相关汇报，或者最近刚梳理过相关总结，当然可以拿过来就用。但用的时候，必须按照通知要求，掰开揉碎重组，按照这次领导的意图进行准备。即便想在小标题上、立意上有所创造发挥，达到轰动全场的效果，也应该完完全全体现出通知上要求的所有内容。因为听汇报的领导，从坐下时，就带着自己的问题，来读你的稿子了。不要沉浸在自己的创造世界里，要走进领导想听的世界里。
第六，汇报时间跨度一定要准确无误，搞清是多年度还是本年度。
第七，汇报的开头，除了必要的欢迎语句外，应有对本地区本单位的简要介绍，比如省情县情，比如历史沿革。
第八，汇报典型经验应能够可借鉴、可复制、可推广，汇报问题应根据领导需要决定谈共性问题还是谈个性问题，谈创新担当发展中的问题，还是落实中遇到的新情况新问题。
第九，要以观点统率材料，在说全、说透、说系统的基础上，提炼出本质规律，让领导短时间内听清楚来龙去脉，听清楚做法、经验、问题，方便领导决策。
第十，如果多人向同一位同一批领导汇报，要注意提炼的特殊性。如果一人向多位领导同时汇报，应在拟写汇报时兼顾不同领导的业务分管范围。必要时，除了主汇报件，还应该结合不同的分管范围，调度拟写若干专项汇报，作为主汇报的附件，形成1+N汇报材料。如有需要上级领导支持关注的，可一并拟好有关材料，这也是争取项目、资金支持的好机会，要充分利用。
第十一，磨刀不误砍柴工，要想汇报出彩，平时工作干得好是关键之关键。平常要吃透上情下情内情外情，创造性地把工作干到极致，并随时关注工作动向，及时搜集整理有关进展情况，形成一个模板，隔一两周就主动更新一次，在推动工作的同时，也能随时应对各种“遭遇战”！
源自《笔杆子是怎样炼成的：公文写作实战》（清华大学出版社）
