今天跟大家分享的书籍是《高效清单工作法：
聪明人的无压时间管理手册》，去年年末出的时间管理书籍，一种以清单为核心的时间管理系统。
书中对一个待办清单为什么无效？
以及如何建议一个有用的待办清单讨论的很深入，很多建议可以借鉴，但不要直接照搬他的系统，要根据实际情况进行构建自己的时间管理系统。
作者在书中给出一个很有趣的数据，这些数据来自任务管理App——iDoneThis）。
·41％：
有41%的待办事项永远不会完成。
·50％：
已完成的待办事项有50%是在一天内完成的。
·18％：
已完成的待办事项有18%是在一小时内完成的。
·10％：
已完成的待办事项有10%是在一分钟内完成的。
很多人的待办清单都是无效的，在通常情况是都是属于这八种情况：
1.误解了待办事项清单的目的
待办事项清单主要是帮助你组织任务和项目，并突出最重要的内容。
要注意：
清单的目的并不是一一列出每项任务。
一份可靠的清单能帮助你聚焦注意力到最重要的工作上，并完成它。
2.你忽略了设定截止日期
没有截止日期的待办事项清单只能被称为愿望清单。
没有最后期限，我们就会无所作为。
设定截止日期是战胜拖延的关键，并助于我们决定在何时花费有限的时间和精力。
截止日期有助于我们去思考和规划，根据需要完成的目标，在任务之间进行选择。
3.你的清单太长了
一天中，你能用来处理所列工作的时间是有限的。
因此，你应该设定待办事项清单的范围以适应这些限制条件。
如果你只有四个小时的时间，那么请确保清单中的项目可以在四个小时内完成。
否则，列出太长的清单让自己品尝失败的滋味，这并不能产生什么价值。
4.你的清单充满了变数
如果你只是把大脑中储存的待办事项写进清单，那么你将一直在收集超大范围中的各种任务：
需要3分钟就可以完成的任务和需要3周才能完成的任务被列在一起；
高优先级任务被列在低优先级任务的旁边（而且可能无限期地被放在后面）。
你还可能在清单中找到大量毫无关联的任务。
待办事项清单中的过多变数会增加你的压力水平。
你更容易分心，而这意味着你的工作效率也会随之降低。
5.你给自己留了太多选择
每天早上醒来时，和我们一起苏醒的还有一定量的认知资源。
在我们做决定时，这些认知资源就会被快速地消耗掉，所有简单或复杂的决定都会造成一定的认知损耗。
这也是我们能在早晨多种选择之间轻松选择的原因。
例如，你应该在早餐时吃华夫饼、鸡蛋还是麦片？
在这个决定中，你通常可以随意使用完整的认知资源。
然而，在一天结束时，即使是最简单的选择也似乎变得很难。
你应该去健身房、看电视，还是和你的伴侣进行有意义的交谈？
你可能很累，对应的认知资源也很少。
因此，你做出理性决策的能力就会被削弱。
这被称为决策疲劳。
在这种状态下，你无法做出正确的决策，因为做了一天的决策后，你的头脑已经疲惫不堪了。
换句话说，你的认知资源已经耗尽，大脑的任务处理器烧得冒烟了。
存在太多选项的清单会加剧这种情况。
它们迫使你做出关于需要处理哪些任务的非必要决定。
6.你未曾意识到为任务添加场景
大多数清单最大的劣势之一就是缺乏任务的背景。
任务被写下来，但是关于完成它所需的时间、优先级以及它在完成某件事的过程中所起的作用，你未做任何标示。
没有这样的背景信息，你自然很难知道哪些任务需要立即关注。
事实上，你都没法根据自己的实际情况判断能否完成特定任务。
没有提供任务场景的清单常常是无效的。
它们总是弊大于利——它们不会促使你处理最重要的任务，而是会让你浪费时间在并不适合当前情况的任务上。
7.你的任务被定义得过于宽泛
之所以出现被宽泛定义的任务，问题在于它们的范围太大了。
因为缺乏明确的起点和终点，所以我们根本没有办法衡量任务做得究竟成不成功。
当项目没有被分解为各个组成部分时，它会被打包、佯装成一项任务。
因为待办事项未被详细说明，所以我们很难知道何时完成它。
这是待办事项清单中常见的失败。
8.你的任务不符合特定目标
我们设定目标是为了促使自己采取行动。
当我们能够预测完成特定任务的积极结果时，我们不太倾向于拖延。
在不考虑其他变量的情况下，对结果越确定，我们就越可能采取果断的行动。
在回答问题并了解你在创建有效清单方面的真正掌握程度之后，请记下自己的得分。
1.你是否了解待办事项清单在任务管理方法中的主要用途？
2.你是否为每个待办事项设定了一个截止日期（某个具体的日期，而不是“月末”）？
3.你是否将待办事项清单中的项目数限制为10个？
（如果是这样，给自己3分。
）你是否将数量限制为7个？
（如果是这样，给自己5分。
）
4.你是否在创建待办事项清单时尽可能减少未知变数，并关注完成每项任务所需的时间以及每项任务的优先级？
例如，你是否列出了一项3分钟的任务，而其他任务需要3个小时？
你是否给任务标注了“A”优先级和“C”优先级？
5.你的待办事项清单是否限定了那些要耗费精力进行选择的任务的范围？
6.你是否给出每个待办事项的具体情况，来判断它是高价值还是低价值的任务，以及相关时间规划？
7.你是否具体地定义任务而非宽泛地描述，以便快速确定何时能完成它？
8.你是否将每项任务与特定目标相关联？
接下来，你可以计算一下自己的得分。
请记住，你需要根据处理问题的程度，给自己1～5分。
根据得分情况，你就能判断自己对清单的掌握程度了。
32～40分：
你可以算是清单的熟练使用者了。
你很擅长任务管理并能够真正掌控它。
你会经常浏览每日任务清单，并完成那些真正重要的工作。
本书作为一种经常性的提醒，仍然可以帮助你。
19～31分：
你的表现相当不错，但你可以改进设定任务的方式。
或许你会对自己在工作和家庭生活之间的选择感到不知所措；
或许随着任务清单日益变长，你会感到持续的压力。
学习如何创建有效的清单，可以显著提升你的工作效率和时间管理能力。
低于18分：
你需要重新考虑如何创建清单。
在工作中，你应该能感到明显的压力，觉得每一天都不在自己的控制范围之内。
你很少（如果有的话）能真正完成清单上的任务，这会使你感到沮丧、内疚，甚至认为自己很无能。
但不要因此而自暴自弃，好消息是，你在向着正确的方向努力。
阅读完本书后，你将知道如何创建可帮助你完成重要工作的任务清单。
首先，使用“当前任务”（current task）清单来决定如何分配每天的时间和注意力。
此清单记录的必须是当天要完成的待办事项。
其次，使用“未来任务”（future task）清单来跟踪需要你关注的所有项目。
在工作时间内，你不会使用此清单，但在一天结束时，你可以参考它来创建第二天的清单。
将当前任务与未来任务分离的这一简单步骤至关重要。
它可以帮助你实现显著的跨越——从被大量任务（包含不同优先级和最后期限）压到不堪重负转变为能够按时完成高价值工作。
当前任务清单将成为你的关注焦点。
它的范围有限——只携带那天要完成的物品——这将减轻你的压力并消除强烈的焦虑感。
GTD所用的“下一步行动”清单不会将你的注意力限制在当天。
完成每日清单是可实现的，它将激励你不断把任务从清单中删除，直到工作一天之后清空所有任务。
你会感到度过的一天是成功且高效的。
在运用待办事项清单的时候，让我们想想“内在动机”会带来什么影响。
你长久没有完成某项任务（甚至没有任何一点进展），是不是因为任务对你来说不重要？
更可能的情形是，这项任务没有被附加到你想要实现的特定目标中。
完成每日清单的最简单方法是为清单上的每个项目指定“原因”。
你要知道该项目存在于清单中的原因，确定为什么要完成它，然后在任务旁边写下原因。
请写下那个目标或你期望的结果。
如果你认识到任务存在的原因，将更有可能完成它。
仅仅在脑子里记住要做某件事的原因是不够的，你必须写下来，这样做会使任务具体化。
写下来的理由比在脑子里忽隐忽现的理由更可靠。
当你将任务与特定结果联系到一起时，会感到更有必要完成这项任务。
采取行动将意味着你希望实现自己的目标（而它对你来说是重要的）。
这是有效待办事项清单的特征之一。
许多待办任务在一天结束时仍未完成的原因。
它们是真正意义上的“大”项目。
它们的范围太大，看起来会压垮我们，这就导致了我们的持续拖延。
我们最终会将它们放到第二天的待办清单中，让它们继续扰乱我们的思绪。
如果我们不花时间将项目分解为更小、更易于管理的部分，那么这种“驱动力丧失”将日复一日地上演。
来看一个例子。
假设主清单中的一个项目是“打扫房屋”。
这个项目可能需要数小时才能完成。
作为单个项目列出，它的难度是巨大的，我们很难知道从哪里开始。
因此，让我们将项目细分为较小的任务。
每项任务都有重点，并且可以在更短的时间内完成。
下面的清单是一个简易的版本。
·洗碗
·清洁厨房台面
·用拖把清理厨房地板
·清理楼下的浴室
·清理楼上的浴室
·吸地板的尘土
·打扫其他地方的灰尘
请注意，上述每项任务都是可操作的。
而且重要的是，任务之间也是相互独立的，你无须按任何特定顺序处理它们。
这使你可以灵活安排完成任务的时间，而不是留出4个小时来“打扫房屋”。
你可以留出10分钟洗碗，15分钟用拖把清理厨房地板，30分钟清洁楼下的浴室。
将项目分解为更小的任务，使它们看起来更可行。
它还允许你根据优先级和价值将有限的时间和注意力集中在特定任务上。
例如，洗碗可能是一项高优先级的任务，需要你立即关注。
同时，吸地板的尘土推迟到明天也没有问题。
分解任务是很重要的。
你应该确保清单中仅有可操作的任务，而不是大型项目。
如果一个项目需要多个动作，那么这个项目自然可以（而且也应该）被分解成小任务。
把任务揉碎，你才能更好地关注并完成重要的工作。
主清单中的每项任务都应该有一个与之相关的截止日期。
这个日期不一定是一成不变的，它可以随着附加任务的优先级和紧迫性而改变。
日期也不一定要十分精确。
你的任务清单可能包含需要在未来某个时候解决的待办事项，但现在我们可以先把它放一放。
第一，确保每个截止日期都是可实现的。
为任务设定不可能的截止日期没有任何好处。
这样做只会给你带来压力、沮丧和挫败感。
第二，思考每个截止日期被这样安排的理由。
第三，给自己预留的时间应少于你认为需要的时间。
待办事项清单最常见的问题之一是它们太长了。
使用者从少数任务开始，最后总是增加到几十个。
“限制为7”的建议仅涉及至少需要15分钟才能完成的任务。
你会发现主清单上的许多任务都可以在一两分钟内完成。
在关键任务之外，建议保留一个“批处理清单”。
比如：
“整理邮件”这样的微任务不应该是日常待办事项清单中的7项关键任务。
从以下三个方面对主清单中的每项任务进行分类。
1.项目
2.类型
3.地点
我建议为每个项目、每种类型和每个地点创建一份单独的清单。
按项目、类型和地点对待办事项进行分类将使你保持井井有条。
它还可以帮助你选择日常清单中的任务，以补充你的具体情况。
某些任务可以分配到多份清单中，而且这样做常常会有好处。
如果你在纸上创建待办事项清单，将任务分配到多份清单中可能会有问题。
一种解决方案是用颜色来“编码”任务。
你可能会发现为高优先级、高价值的待办事项保留单独的清单很有用。
什么类型的任务应该作为“待删除”的备选项呢？
你可以找找以下这四类项目。
1.愿望
2.含义不明确的任务
3.琐碎的任务
4.承诺和决心
愿望通常被表述为项目，而不是可操作的任务。
例如，你可能希望“改造厨房”，也可能希望“明年夏天带家人去考艾岛（Kauai）”。
愿望的表述常常过于宽泛，而且通常对于实现明确的目标没什么帮助。
因此，应将这类任务从主清单中删除（把它们移到愿望清单中吧）。
含义不明确的任务是指缺乏细节和背景的任务。
它们放在那里时，不会引起你注意，而你注意到它们的时候，事情就已经变得糟糕了。
如果主清单中的任务不清楚，那么请根据自己的目标重新评估任务价值——总之，它很有可能是可删除的任务。
再看琐碎的任务，删除这类任务不会对你的计划产生影响。
请从主清单中删除所有这类表达承诺或决心的任务，因为它们不属于那里。
相反，应该把它们放在单独的“生活方式目标”清单中，并视为独立的项目；
等到你准备好认真对待其中一个时，再为其创建单独的清单，把项目分解为小型的、可操作的任务并设定截止日期。
你应该清楚主清单上的每个待办事项需要多长时间才能完成。
你可以以此为依据，为每日清单选择对应的任务，规划每日时间。
如果你能清楚地估算完成每项任务所需的时间，就可以创建近乎完美的待办事项清单，从而避免让自己背负着需要延续到第二天的任务。
回想一下帕金森定律：
“我们会降低效率以拖延时间。
”虽然你可以在45分钟内修剪完草坪，但如果你允许自己花很多时间，你就真的需要用1.5个小时。
在为待办事项分配预估时间时，请牢记帕金森定律，它会帮助你减少完成任务的时间。
你将能做更多的事，并有更多的空闲时间来追求其他兴趣。
有时候，你需要的只是恰到好处的词语来刺激行动。
动词有这种力量：
把动词放在待办任务的前面时，你更可能完成这些任务。
当你使用动词表达时，任务就会立刻生效。
动词能将清单中的文字变为可操作的任务；
它能触发大脑中某个部分，促使我们专注于完成任务。
我们来看几个例子。
以下是缺乏动词的任务。
·衣服
·桑德拉的生日蛋糕
·应收账款报告
·汽车轮胎
·早餐
你应该能体会到这样的任务缺乏情感和动力。
我们可以通过添加动词来解决这个问题。
·开始洗衣服
·为桑德拉买生日蛋糕
·完成应收账款报告
·检查汽车轮胎的压力
·打电话预订早餐
要注意动词（开始洗、买、完成、检查和打电话）是如何告诉我们究竟该做什么的：
没有歧义，不必猜测任务涉及的活动类型，动词直接定义了我们要做的具体事项。
正确的动词会激励你采取行动；
错误的动词则恰恰相反，它会使你拖延。
每日清单中的某些任务需要其他人的参与。
重要的是，你需要了解任务清单中的哪些项目需要依靠其他人的行动。
在每条待办事项旁边写一个简短的笔记，说明你需要的信息类型（如电子邮件、电话、报告、电子表格等）、格式，以及你希望对方交付的日期。
如果你未及时收到对方的意见，预计的交付日期将提示你跟进他的进度。
这种方法将帮助你设定对他人的预期，并让他们对所需交付的成果负责。
对于那些需要依靠其他人行动的工作流程，这一点至关重要。
微任务不属于你的日常待办事项清单。
请记住，你的每日清单中的任务数量应限制为7个，这7个位置应该留给需要更多时间完成的高价值任务（至少15分钟）。
微任务也不应该保留在主清单中。
因为它们最终会让事情变得混乱，所以它们应该放在单独的批处理清单中。
如果你有额外的时间，可以筛选一些任务进行处理；
完成后，把任务从批处理清单中删掉。
以下是属于单独的批处理清单中微任务的示例。
·铺床
·开始洗衣服
·发邮件给客户
·记录昨天的销售数据
·把洗碗机腾出来
·安排与同事会面
·预订晚餐
·检查语音邮件
·把垃圾带出去
·为老板提供进行中项目的最新信息
·回电话
·整理办公桌
·网上支付账单
·更新软件
这些任务中的每一项都可以在几分钟内完成。
解决方案就是将这些微任务批量处理。
你只需要每次留出30～45分钟，就可以一个接一个地专注于这些任务，而这不会分散你的重要工作。
这样每次处理微型任务时，你都会预留一个单独的时间单元来集中解决。
任何任务管理系统面临的最大威胁之一就是任务变得堆山积海。
在某些情况下，多种因素的叠加会让你感到工作负担过重。
例如，老板可能会让你承担越来越多的责任，同时同事会尝试将待办事项委托给你；
配偶可能会不断增加你的“义务清单”，而没有注意到你是否有足够强的承受能力来及时应对。
