了解供应源是有效采购的基本前提。一般情况下，主要的信息来源有商品目录、行业期刊、各类广告、商业介绍、供应商与销售代理商、因特网、销售记录、业务联系以及采购部门自己的记录等。
一、商品目录
众所周知，供应商商品目录包含了公司所需的大部分物料信息，它是管理良好的采购办公室中的必备之物。这种目录的价值主要依赖于表达形式，这是采购方最无法控制的，其中物品是否已准备就绪、随时可取，以及信息使用情况等。在线商品价目表管理的进步持续地降低了使用和改善产品介绍形式的难度。分销商的商品目录从各式各样的制造源及其报价单，到分销商所属领域内的各种可获得物品目录，尤所不包。机器设备目录则提供二手货与新货的供应源产品规格及地理位置信息。
商品目录通常提供价格信息。许多物品与物料都以标准价目表所列价格为准，报价单只报折扣率。商品目录往往还是部门经理与上程人员重要的参考书。
目录中的物料既编成索引，又做成文件，其有效性是一个大问题。日录规格各式各样，装订的也不同，不大方便携带。
相应的目录索引很重要。有的公司用计算机或微缩胶片文件；有的则用活页夹，中间是专用于目录文件归档的活页；还有的用卡片索引。索引的建立一般根据供应商或产品名称。总之，应该专业、明确、易懂。
在线价目表管理逐渐被采购员所使用。在线价目表的优点是采购方和内部顾客都能迅速地使用它们，它们也能够定制包括价格和由采购方与销售商协商的其他各种条件。在线价目表管理内容同硬拷贝价目表管理一样不容忽视。管理定制的价目表内容是从提供给所有采购方的使用和管理普通的价目表中分离出来的项目。
二、行业期刊
行业期刊也是一个潜在供应商的信息源。当然，这种出版物的名单很长，出现在里面的各种信息价值也很不相同。然而，在每一个领域巾都有值得一看的行业杂志，采购方需要广泛涉猎与自己行业以及采购与供应领域相关的读物。期刊有两种用途，一是内容研究，它不仅能增加采购方的信息量，还能介绍新产品和替代产品。行业杂谈则向人们提供供应商及其人员信息。第二种则是广告，连续不断地熟读这种出版物中的广告，是所有的热心采购者自我培养起来的好习惯。
三、商业介绍
商业介绍是另一种很有用的信息源，但它们在准确性与有用性方面差别很大，使用时必须格外地小心。
商业注册簿即商业介绍，是一本大书，列出一些制造商的地址、分支机构数、从属关系、产品等，有时还会列出这些企业的财务状况及其在本行业中所处的地位。此外，书中还会列出商标名称与制造商名称，并分类列示用于出售的物料、物资、设备及其他项目，每项下面则是供应源的名称与地址。
商业注册簿的分类索引做得很好，既可以按商品名称、制造商名称，也可以按商标名称查找。这种标准的商业介绍有很多，它们未必很专业，但确实很实用。电话号码本中的黄页则提供当地供应商名录。
四、供应商与销售代理商介绍
企业都有自己的较为固定的供应商，这些关系较为稳固的供应商白然会努力去满足企业的一些要求，这样，可以减少评价新供应商所用的时间和资源。但这也有负的效应，如果寻找的供应源产品与现在的供应商相同或替代时，现在的供应商担心介绍新的供应商会对他形成威胁，成为他的竞争对手。
企业接到的销售和市场信息很大一部分都来自于销售代理商。因此，这些销售代理商也很町能是新的供应商的重要信息来源，特别是当产生紧急需求时，为了保护自己的利益，更是会努力提供新的供应商。
五、销售代表
销售代表可能是公司能够接触到的最有价值的信息源之一。
他们能为公司提供供应源、产品型号、商业信息等方面的参考。一个精明的采购者必定在不影响其他上作的前提下，尽可能多地注意销售代表。发展好的供应商关系非常重要，而这种关系往往始于对供应商销售人员友好、谦逊、共鸣、坦诚的态度。采购企业不能浪费任何 ‘点时间。探访之后，将电话与所获新信息记下来。有些采购方以个人名义探望所有来过办公室的销售代表，另外一些采购方巾于没时间或其他工作压力而无法这样做，但他们也会确保每一名来访者受到接待，而不使其感到受了冷遇或拒绝。
六、互联网
互联网是一个能提供大量信息的强有力的搜索设备。企业口益利用互联网帮助对可能满足进一步评价的潜在供应商进行定位。收集完关于潜在供应商的信息后，采购主管必须开始彻底筛选和合并信息，这是一项艰巨的工作，依赖已获得的信息的数量和质量。
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