我们的 Resume 上通常都会写着
"Proficient at Excel"
但是,有多少人
真的底气十足地敢自称一声“精通”?!
前阵子是微软一年一度的 Ignite 大会。而其中最引人注目、也是与我们一般人最息息相关的消息,当然是 Office 2019 的正式发布。
No.1 CONCAT函数
2016版中有个 CONCATENATE 函数,但它不能用于单元格区域,要合并指定区域中的文本得用 PHONETIC 函数,但此函数又不能合并区域中的数字,局限性较大。
新增的CONCAT 函数参数可以是单元格区域,比 CONCATENATE 函数更适用。
No.2 TEXTJOIN 函数
这个函数比较实用,
可以指定分隔文本的字符,以及是否跳过空单元格
。
与 char 结合,还可换行显示:char(10)生成换行符。
No.3 IFS 函数
多层条件判断时
,再也不用一层一层地去嵌套了,一个函数就搞定了:
=IFS(C5<60,"不及格",C5<80,"及格",C5<90,"优良",C5<=100,"优异")
以前选择多个区域,一不小心选错了,没有反向选择,就得重新来过,现在好了,再也不用小心翼翼的去选择区域了。
No.1 漏斗图
在以往要做出漏斗图,我们往往需要对条形图设置特别的公式,让它最终能呈现左右对称的漏斗状。而在Excel2019中,我们只需要选中已输入好的数值,接着依序点击
「插入─图表─漏斗图」,就能一键生成漏斗图
了。
No.2 地图
在分析数据的很多时候,往往会需要利用专业的软件,在地图上标以深浅不同的颜色来代表销售数。
现在,在
Excel 2019 中也已经可以一键生成地图
了。你只需要先输入好地区(最小单位为省),并输入该地区对应的销售额,接着以
「插入─图表─地图」
来插入地图,就能够直接用地图来显示各地区的数据了。
这些都只是 Excel 2019 新增的一些
更为智能便捷的操作
想离“精通”更近一点
首现你得掌握这些快捷键技巧
No.1
:快速求和?用 “Alt + =”
Excel 的函数功能非常强悍,求和应该是最常用到的函数之一了。只需要
连续按下快捷键
“alt”和“=”
就可以求出一列数字的和
。
No.2
:快速选定不连续的单元格
按下组合键
“Shift+F8”
,激活“添加选定”模式,此时工作表下方的状态栏中会显示出“添加到所选内容”字样,以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定,而不必按住 Ctrl 键不放。
No.3
:改变数字格式
Excel 的快捷键并不是杂乱无章的,
而是遵循了一定的逻辑。
如果你
想快速改变数字的格式
,比如
就能立刻把数字加上美元符号,因为符号$和数字4共用了同一个键。同理,“Ctrl+shift+5”能迅速把数字改成百分比(%)的形式。
No.4:一键展现所有公式 “CTRL + ”
当你试图检查数据里有没有错误时,
能够一键让数字背后的公式显示出来
。“`”键就在数字1键的左边。
No.5
:双击实现快速应用函数
同一个函数就不用一个一个敲啦。当你设置好了第一行单元格的函数,
只需要把光标移动到单元格的右下角,等到它变成一个小加号时,双击
,公式就会被应用到这一列剩下的所有单元格里。
这是不是比用鼠标拖拉容易多了?!
No.6
:快速增加或删除一列
对于那些整天要和 Excel 打交道的人来说,这个窍门或许能为你节省一点时间。当你想快速插入一列时,键入
Ctrl + Shift +‘=' (Shift + ‘='其实就是+号啦)就能在你所选中那列的左边插入一列,而Ctrl + ‘-‘(减号)就能删除你所选中的一列
。
No.7
:快速调整列宽
想让 Excel 根据你的文字内容
自动调整列宽
?你只需要把
鼠标移动到列首的右侧,双击一
下就大功告成啦~(当然如果不想用鼠标,就是
Alt+O+C+A 按顺序按
)
No.8
:双击格式刷
格式刷当然是一个伟大的工具。不过,你知道只要
双击
它,就可以
把同一个格式“刷”给多个单元格么
?
No.9
:在不同的工作表之间快速切换
在不同的工作表之间切换,不代表你的手真的要离开键盘(可以想象如果你学会了这些酷炫狂拽的快捷键,你根本不需要摸鼠标)。
“Ctrl + PgDn”可以切换到右边的工作表,反之,“Ctrl + PgUp”可以切换回左边
。呃,不过 Mac 用户似乎与这个快捷键无缘了。
No.10
:用 F4锁定单元格
在 Excel 里根据函数填充数据的时候,有时候你希望你引用的单元格下拉时随之变化,也有时候你并不这么想。当你要“绝对引用”——也就是锁定单元格的时候,你必须在行列前加$符号。想手动去打这些美元符号?简直是疯了。
其实有一个简单的技巧,就是在你
选定单元格之后,按 F4键输入美元符号并锁定。如果你继续按 F4,则会向后挨个循环:锁定单元格、锁定数字、锁定大写字母、解除锁定。
函数是 Excel 中最重要的分析工具,面对400多个 Excel 函数新手应该从哪里入手呢?
下面是实际工作中最常用:
两个函数和一个工具
No.1
:Vlookup 函数
Vlookup 干啥用的?
数据查找、表格核对、表格合并
。简单讲,Vlookup 是一个查找函数,给定一个查找的目标,它就能从指定的查找区域中查找返回想要查找到的值。
Vlookup 基本公式 VLOOKUP(查找目标,查找范围,返回值的列数,精确 OR 模糊查找)
No.2
:Sumif 和 Countif 函数
按条件求和,按条件计数,很多复杂的数据核对也需要用到这2个函数。
·
Sumif(判断区域,条件,求和区域)
·
Counif(判断区域,条件)
No.3
:Pivot Table 数据透视表
选定源数据--“插入”--“数据透视表”
,弹出数据透视表的对话框。数据透视表可以插入到新建的 Sheet 页,也可以在当前 Sheet 中插入。
本例中,我们选择的是在新 Sheet 中插入数据透视表,可以看一下数据透视表的界面。
左边是数据透视表的数据展示部分,靠右边是数据透视表。数据透视表字段又分为上下两部分:
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