电子邮件是如今工作场所中重要的通信工具之一,在公司,同事之间互相配合,大部分也是通过邮件来沟通和反馈的。
那么如何写出让对方看过之后觉得专业并乐于回应的邮件?如何发送求助邮件,才能获得超高回复率?
其实写邮件和打电话、面谈一样,有很多学问讲究,所以我们需要一些技巧~
邮件越简洁越容易得到回复
你好,我是佳少,我需要 3 季度的销售数据表,请马上发给我。
——好的,我现在处理。
这是一段简单直接却行之有效的对话。
请记住,邮件字数越长,给对方造成的精神压力越大,说得越少,被误解的机会就越小。
下午开会?
——Yes。
两点半怎么样?
——Yes。
你现在去邀请一下老板?
——Yes!
最好的邮件回复内容是一个词:Yes!
所以,写工作邮件不要长篇大论,要尽量抱着对方能够轻松回复 Yes or No 的心思。
即:我的方案如上,你觉得是否可行?
5W1H,老生常谈,但确实经典
「五个 W 和一个 H」——谁(Who)、什么(What)、何时(When)、何地(Where)、为什么(Why)、怎么样(How)。
Who:一封邮件最好指明唯一的责任人。收件人一旦过多,那么谁也不认为自己该响应这封邮件,所有人都觉得事不关己。
What:如果连你自己都不知道要什么或者要表达什么,就别发出这封邮件。
When:没有截止日期的请求是不会得到响应的。
Where:地点,也就是说在哪里。
Why:说说这事儿跟收件人有什么关系,或者对团队、公司的重要性,而不要说对你自己很重要。
How:如果你期待早日得到响应,解决问题的话,请尽可能告知明确的操作途径。
写邮件如果按照 5W1H 来组织,基本上已经算专业选手了。
让所有人的信息保持同步
工作邮件,在描述具体事情前,需要确定所有人对项目进度的理解是一致的。
A:务必赶紧把项目预算提交给我。
B:老板说要更换一家供应商,预算出不来。
到底谁接到的指令是最新的呢?
对项目的进度不一致,会导致没有必要的争论。所以,在写邮件时,第一步应该让所有人的信息保持同步。
条理清晰,逐条解决
职场中最可怕的邮件,是小学作文式的,乌央乌央从上刷到下,没有段落,没有分隔。想搞清楚邮件说的是什么,比读古文还难。
而通俗易懂的邮件是分好了条目的,一二三四五,言简意赅。
更好的邮件,是把复杂的事情分成几个大块,每块下面几个小点,以重要性和紧急程度排序,把不可遗漏的重点用重点标出,层次清楚。
尽量用更正面的词语
如果因为某些人的原因,这个项目无法按时完成,那我们都会受到上级的惩罚。
这句话中包含很多负面词语。
「不能、不要、错误、失败、无法、没有价值、损失、错误、不、问题、拒绝、停止、无法做到、情况不佳」,这些词都有很负面的含义。
负面的词语永远不是好事,同时还会创造一个负面的气氛。
即使你觉得某件事很负面,你也可以尝试用正面的语气去发送这封邮件,比如尽量用一些更正面的词语,像「获益、最好这么做、解决问题、重要的问题、发展、成功、和有价值」。
这样,你通常也会得到更好的回复。
比如:只要我们每个人都在周四之前提交工作,我们就一定可以按时完成项目。
要寻求建议,而不是去说服
遇到意见相左,不要带着情绪写邮件,比如:
你不了解具体情况,我们应该这样……
这会让人心生反感,换种方式问:
为什么你会觉得换个方式更好?能说说吗?
深入了解对方背后的想法,将邮件的重心放在推进工作上,而不是争执究竟谁对谁错!
说你自己的感受,不要说你假想的其他人的感受
我不认为用户会喜欢这个款式的设计!
每个人心中设想和其他人都不一样,因此这样的讨论很难有建设性。在写邮件,表达看法的时候,要尽量用自己的感受,或者真实采访他人得出的结论。
我不会去使用这个设计,因为我的生活中根本没有这个的使用场景。
但当我们讨论自己的看法、感受时,因为这些的确是真实可信的,所以基于这种真实感受引发的讨论会更有建设性。
减少主观的用词,尝试使用客观的描述
我感觉这个图标放在海报这里挺奇怪的。
说出自己的感受,但是用的是主观的感受,对方很难理解你的意思,这样来来回回改进也不会有满意的结果,最后还耽误了工作进度。
我习惯在底部看到这个图标,而现在这个设计改动了位置,我看着有点不太习惯。
客观描述清楚,你传递的信息更加明确,得到的反馈也会更加优质。
最后,邮件不比面对面谈话,不能你一句我一句这样持续说下去,也看不到对方的肢体语言。
对方只能从文字去揣摩你的意思,如果表述不清楚,对方就很容易误解你的真实意思。如果你写得简明扼要,大方得体,则会让对方看过之后觉得专业,并乐于回应。
这就是职场中,专业与业余的区别。
小问题
你有犯过邮件发错的失误么?
你有什么职场小贴士要分享嘛?
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作者:佳少
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