目前绝大部分的国际期刊都采用了在线投审稿系统，在带来效率提升及稿件状态透明化的同时，说实话，作者投稿时的工作量其实是增加了。在Email投稿时代，作者只要一个邮件，附上投稿的文章，差不多就直接完成投稿了。而目前的大部分投稿系统会让作者先注册，然后投稿时先一步一步地在网页上填写稿件及作者的各种信息，最后上传文档，然后系统会根据作者录的信息及上传的文档，合成一个PDF文档，检查确认后，完成投稿。比如以下是EM系统的一个投稿导引
我们看到，这里设置了十来个步骤，我们主要集中总结一下这投稿过程的最后一步：上传及确认文档，这里的总结对几个主要的投稿系统EM，EES，Evise及ScholarOne都适用。
用这些在线系统投过稿的作者会发现，投稿的最后一步是检查系统为作者生成的PDF, 然后点确认投稿，才算完成。而笔者在处理稿件过程中碰到比较多的情况是，很多初投稿作者被前面的一堆流程弄烦了，进行到这最后一步的时候，只希望快点完成投稿，没有去仔细检查系统生成的PDF文档，而直接确认投稿，那么这个时候，问题可能就已经发生了。
事实上这里的检查PDF是至关重要的，甚至大部分投稿系统都会设置为：如果作者不先下载PDF检查，它就不让你点确认投稿，为什么呢？原因是，这个PDF是系统发给审稿人审稿时的唯一文档（投稿系统默认操作，编辑部通常也不会把作者投稿时的源文档发给审稿人，原因大家自己想）！你不想先检查一下，确认无误后让编辑发给审稿人吗？笔者在给咱学报英文版作形式初审时，每天都碰到这个PDF不合格的情况，以下是笔者认为需要注意的几个地方
１. 首先需要注意调整上传文档列表中各文档的顺序，下图为EES的文档列表
正常情况下，保持Cover Letter在先，正文其后，图和表如果是选择与正文分开的话，放在正文之后为宜，系统生成PDF文档时，是按文件列表中的自然顺序合成的。经常有作者不管这个顺序，于是会出现诸如PDF一开始就是莫名其妙几张图表，审稿人作何感受呢？另外，如果是修改稿，需要单独上传针对审稿意见的一个修改说明，这个修改说明笔者建议放在正文之前，保证审稿人在复审时，很快先看到修改说明（有些系统配置成让作者把修改说明输入到某一步的表单中，那是最佳的，系统生成PDF时，会自动把修改说明放在最前面）。最忌讳的是把修改说明以图中所示的“Supplementary Material＂上传，为什么？Supplementary Material（EM，EES中都有）在生成的PDF中不显示内容，只出现一个链接，审稿人要看还得点击下载，碰到文件大，网速慢就得抓狂了。也不要把修改说明放到最后，或是淹没在一大堆的图表之中。
２. 关于图表文件是否分开上传。投稿系统设置图表分开上传的初衷是防止单个文件过大，影响上传，从文章阅读的角度，肯定是图表直接在正文相应的位置最合理，所以笔者建议投稿时看一下期刊的投稿须知，没有明确说明图表必须分开，且你的整个文档不是很大的情况下，事实上没必要分开，分开后图表全排在PDF的最后页面，审稿人需要不停上下翻页，也是件痛苦的事。让编辑抓狂的一种情况是，正文中包含了图表，正文最后再把同样的图表一个一个分开上传，然后整个PDF文档弄成个几十兆。这样的文章审稿人容易不肯审，理由如下：投稿系统发给审稿人的邀请邮件中是不会把文章作为附件附上的（因为邀请信由投稿系统代发，程序发邮件时，为了避免未知错误，不会加附件），而在邮件中给出链接，很多审稿人在决定要不要审之前会先看一眼全文，几十兆的文档容易在下载时卡壳，对于一个比较忙的学者来说，很可能就因此作罢，直接说不审了。所以这里给作者的建议是，控制整个PDF文档的大小，以3M以内为宜，当然也要保证图片清晰度在可读范围内。
３. 确认投稿前扫一下PDF的每一页，检查有无乱码、公式错乱、脚注出错、图表溢出页面等。作者在上传文档时，通过系统大都上传的是word或是tex文档，再加上之前几个步骤中填入网页的文章信息，这些合起来在转成一个PDF时，是有一定的出错概率的，有些作者在写英文文章时，很不注意标点字体的使用，出现大量中文字体下输入的标点，甚至使用顿号（英文中是没有顿号的），这样生成的PDF，如果出现在欧美审稿人那些对多国语言支持不好阅读器或是电脑上，就非常容易出现乱码。有些作者不会使用word的脚注功能，会手动通过空行空格把脚注内容放到某一页最下方，这是很危险的，在转成PDF时，这种”脚注”就跑到页面其它地方去了。表格数据多时，有些作者喜欢把页边距调得很小，转成PDF时，容易被削掉几行，或是几列，即使不被削掉，很多投稿系统生成的PDF会自动在文档左侧打上每一行的行编码，这样的话，表格与行编码就混在一起了，有些作者在写作时，自己就有添加行码的习惯，那么发现系统生成PDF中也有行码时，应该去掉自己文档中的行码以免重复，让送到审稿人手里的PDF文档显然乱糟糟。如果检查PDF时，发现系统生成的这个PDF始终不如你所愿，那么还有一招一定管用，就是先在自己本地电脑把文件转成PDF，检查是你所要的样子后，上传到系统再生成一次PDF，这样可以避免系统为您转换文件时出错。但要注意，稿件如果已经确定录用，或是小修稿件的上传，还是得上传可编辑的源文档，因为编辑接到文档后得开始编校了。
４. 注意PDF文档前后信息的一致性，前面已经讲到，上传文档之前，作者已经在网页简表中填了作者及稿件的一些信息，这些信息必须与正文中的一致，特别是眼下比较敏感的作者姓名单位及作者顺序等内容，可能一不小心就变成学术不端了。有些投稿系统中需要填写所有作者的email，一些学生在投稿时挂了导师的名字又不想让导师知道，会乱填，这也会出问题，因为系统会向这些email发信询问，是否为文章的co-author。
５. 有些系统配置成在PDF中显示Cover Letter内容，如果你在里面写有Dear Editor, Blabla…那么问题不大，但很多人喜欢写成主编名字，而在系统中选择处理你稿件的编委是另一人时，那么这个编委在处理你的稿件时可能会有点小小的不爽。同样，有些期刊会让作者自己推荐几个审稿人，并把推荐的审稿人信息，也生成在PDF中，那么请不要胡乱推荐了，因为不光编辑，审稿人也能看到你推荐的这些人。
好吧，最后总结一句：投稿过程这最后一步PDF检查确认恰恰是最关键的一步，切勿一时手快。检查这个文档的要诀是：问一下自己，这是不是我打算让审稿人看到的最终文章！
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