使用异步沟通，提升用户体验团队协作效率

如何应对长时间视频会议所带来的疲劳；同时，更有效的提升个人影响力

马斯克都在使用的异步沟通法…

作者：DR MARIA PANAGIOTIDI

译者：李婧诗

授权：魏心语

编辑：小小虫

审核：王翎旭

文章字数：3192 字

预计文章阅读时长 8 分钟

摘要：探讨在远程和混合工作环境中，用户体验（UX）设计流程中异步协作法，使用录屏工具和电子简报等方法提升工作效率，从而减少不必要的会议；审视异步沟通的优势，提出将异步沟通有效融入日常实践的实用步骤。

远程（或混合）办公在数字科技领域开始兴起，改变了团队原有的工作和沟通方式。这种模式提供了灵活的人才供给，这是一个无可否认的优势，但也带来了同步通信过载的问题。无休止的在线会议、临时的视频通话和频繁的评审，分散了设计师的注意力，阻碍了深度工作，造成一种持续不断的紧迫感。回忆，疫情在家远程办公的情景， 24 小时待命，开不完的会议…

例如，多项研究表明，“因频繁使用 Zoom 等视频会议平台而产生的疲劳感”是真实存在的，并且可能对身体和认知产生有害影响。

采用 异步（async）沟通的方式是应对这些问题的有效解决方案之一。由于我在一家完全远程办公的用户体验（UX）设计咨询公司工作，结合现有的相关研究，和大家一起探讨用户体验团队（以及其他团队）采用异步沟通法的利与弊。

异步沟通 Asynchronous communication

一种通信（沟通）方式，指在不同时间点发送和接收信息，不需要实时互动。相对于同步通信（沟通），如电话会议或实时视频通话。

远程视频会议疲劳 Zoom fatigue

长时间参与视频会议导致的精神疲劳。

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01 异步沟通法：消除远程视频会议疲劳

我们所理解用户体验（UX）设计团队，在协作、反馈和知识共享方面高度依赖信息的同步（拉齐）。

例如，大多数设计和研究团队都有固定的例会和晨会、夕会等等。然而，在远程办公环境中，这种同步（拉齐）信息的协作模式开始不断显现其局限性。团队成员会被无休止的会议所淹没，几乎没有专注的时间——然而，这对于用户体验（UX）设计工作来说是生死攸关的。

在疫情之前，我就接触过异步沟通的协作模式，然而，直到我加入了 Oyster 公司之后，才有机会尝试应用到我的日常工作中。Oyster 是一家完全远程办公的用户体验（UX）设计咨询公司，员工分布在数百个不同时区的国家...这无疑给我带来一个独特的挑战：我必须将既有的工作协作流程和根深蒂固的沟通习惯进行调整，将异步沟通作为主要的协作方式，我不得不开始审慎且系统性规划和实施我的每一项工作任务。

我们会保留一些必要的会议（如用户体验研究评审会和团队成员一对一面谈），除此之外，我们开始创建以下采用异步沟通方式的内容事项：

体验探索：

每个月发布一期的 Loom 视频，用户体验研究员（类似 YouTube ）通过动态的形式分享最新信息、见解和想法。我们花了一段时间才找到适合我们的方向，制作出看起来更专业的视频内容。就从一开始，我们的录制的内容一有更新就受到了产品团队和整个公司的好评。利益相关者可以自行安排时间观看这些视频，并通过评论的方式，与我们进一步的互动。我们的许多合作都源于这些视频内容。除此之外，这也是一个触达高层管理者的好方法，通常他们无法出席常规的用户体验研究会议！我们持续更新用户体验探索 2 年，拓展成为全公司的活动，越来越多的团队选择这种形式沟通，而不是安排更多的会议！

协作文档：

虽然这种方式不算创新，但是通过异步沟通的方式编辑文档，却是一种鼓励头脑风暴和知识共享的方式，同时避免了即时回应的压力。

专用通道：

在异步沟通模式中，像 Slack 或 MS Teams 等协作平台发挥至关重要的作用，这些工具支持团队成员在最适宜的时间进行集中讨论和反馈循环。有效代替了冗余的会议，并鼓励同事定期分享他们各自项目的最新进展。面对面的会议仍然存在，但仅限于确实有必要。

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02 异步沟通的优势

包容性和可访问性：

我们团队有多位神经多样性成员，这是我非常关心的一点。异步工作方式为不同的个体创造了公平的竞争环境。神经多样性成员、内向型成员、不同时区的成员可以按照自己的节奏参与，根据需要审查信息，在没有实时交互压力的情况下做出深思熟虑的贡献。2021 年，Das 和他的同事的研究验证这一点，证明异步通信可以让神经多样性成员有更多时间消化信息，从而获得帮助。

神经多样性 Neurodiverse

人类神经认知功能的多样化，包括思考、学习、注意力集中和社交互动等方面的差异。

增加沟通质量：

异步沟通具备深思熟虑的特性，能够促进更清晰、更有深度的沟通。撰写书面或录音信息需要计划和组织，使得表达更明确、更简洁，从而减少误解，提高整体沟通有效性。

减少低效会议：

仅我的团队在 2023 年采用异步沟通工作法，就减少了超过 1000 次会议，腾出了宝贵的时间，用于专注工作和创造性探索。研究还表明，异步沟通可以大大缩短团队完成任务的时间。

扩大受众参与：

与限时会议不同，异步沟通所产生的内容能让更广泛的受众能随时触达更广泛的群体。这样确保了所有人能够及时获取信息，避免关键信息的遗漏，从而形成一个更具凝聚力和紧密联系的团队环境。此外，工作更繁忙的利益相关者和决策者也就更有可能参与到信息共享中来。

创造力和参与度：

异步沟通的形式并不局限于枯燥的文字信息。可以融入视觉效果、讲故事和互动式内容，使内容信息更具吸引力，并激发新想法。请问：你更愿意选择看哪一种呢？是作为会议一部分的 1 小时 PPT 演示，还是 15 分钟的 YouTube 风格的视频？

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03 挑战和注意事项

就像所有事情一样，异步沟通也并非没有挑战：

调整与学习曲线：

从即时响应的文化转变为延迟反馈成为常态的文化需要培训和执行。明确的指导方针和期望是成功实施的关键。

内容创造时间：

制作高质量的异步内容（如视频或精心撰写的文档）需要时间和技巧。尤其是录制视频，通常需要进行多次拍摄和编辑，然后才能发布，这个过程既耗时又费力。

公司需要在培训和工具层面进行投资，用于支持内容的创建。

例如，在 Oyster，异步工作培训是入职培训的一部分。

录制尴尬：

对大多数人来说，录制自己的视频或音频并不是一件自然而然的事情。我花了几个月的时间才逐渐适应录制异步信息并分享，尤其是当这些消息开始传播到更广泛的受众时。好消息是，做得越多，就会变得越容易！

文化转变：

将异步沟通法融入组织文化，尤其是在一个高度依赖同步方法的组织中，需要获得各个层级的支持。开放的沟通、领导层的支持以及渐进式的实施，这些都是有助于平稳过渡的关键。

信息过载：

异步沟通所产生的内容不断堆积，会导致冗余信息会过载，难以确定信息的优先次序。明确的沟通渠道和内容类型的指引可以帮助解决这个问题。

技术障碍：

获得可靠的技术，是有效的异步沟通的关键。确保每个人都拥有必要的工具和培训。

方法局限性：

异步沟通法并非所有的事情都能替代。我们尝试的大部分异步沟通方式的工作坊都以失败告终，没有现场版那么吸引人。混合方法往往会更有效。

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04 如何拥抱异步沟通

如果你被远程视频会议疲劳所困扰，并寻找解决方案，那么，你可以尝试在日常工作中加入一些异步工作方式。

以下是一些帮助你开始的建议：