作者：靳伟 来源：知乎
老衲多年前遭遇异缘, 获得 Excel 五轮真经一部, 其中
Excel 心法共有五层
, 每层除了心法之外还有招式. 老衲对 Excel 虽然所知甚少, 但觉得只要苦练心法, 层层递进, 直达第五层, 应该就算是精通 Excel 了.
(不过根据老衲多年以来面试经验,
一般自称精通 Excel 的, 大多都是初入江湖的小朋友, 功力一般在一二层之间.
此外, Excel 是数据处理工具, 用 Excel 打游戏或绘画者, 虽然可能是豪侠巨擘, 但我觉得不应该作为精通 Excel 这件事的参照系.)
Excel 五轮心法:
总纲
章一. 基础应用 / Short Cut
章二. 函数 / 公式
章三. 图表 / 图形
章四. 数据透视表
章五. VBA / VSTO
跋: Excel 局限性和小技巧
总纲
先贤有言, 三生万物. 可见万物皆数也. 雷蒙三圣雷奥兹云, 数理昭昭, 惟精惟一. Excel 心法, 以纷繁之数始, 需去其杂芜糟粕, 截之以齐; 续而密经实纬, 攒之以方; 再而形诸图表, 文饰藻绘, 方可示人. 至于心法高处, 名为 VBA, 千变万化, 言语不可尽其妙也.
下图就是雷奥兹 (Ray Ozzie), Excel 大法开山祖师, 和比尔门, 鲍尔默并称雷蒙三圣.
翻译一下:
Excel 操作上, 第一步是对数据进行清洗, 去除不合规格的脏数据, 将数据调整成整齐合理的格式. 然后添适宜的数据辅助列, 补充数据维度. 最后是将处理好的数据以美观的图 / 表形式向他人展示. 最高级的功能叫做 VBA, VBA 的使用非常灵活强大, 不是几句话能说清楚的.
Excel 招式繁多, 先给各位施主一个直观印象. 一般止于二级菜单. 重点功能老衲用星号标记:
章一. 基础操作 / Shortcuts
基础操作中的入门法门是
数据整理.
这个是最基本的柱础, 腰马合一, 力从地起. 但很不幸的, 大多号称精通 Excel 的少侠们尚未具备这个意识.
原始数据一般都长成这样.
这是个糟糕的数据样本, 但是还不是最糟的. 从不同的人手里收集原始数据的时候, 这种情况特别常见.
好的数据格式是:
世间任何功夫都是由浅入深, 循序渐进, 数据整理就是其中最基本最重要的入门招式. 不过入门招式, 往往也意味着很辛苦, 别无捷径, 唯手熟心细尔.
数据整理之起式: 清洗
吾宗神秀大师有云: 身是菩提树，心如明镜台，时时勤拂拭，莫使有尘埃.
心需拂拭, 同理, 数需清洗. 使其平熨齐整, 利于后续使用.
清洗的对象, 简称脏数据. 一般有如下几种情况:
1. 同名异物:
例如公司里面有两个李明, 如果不加区别地导入数据并进行合并统计, 可能就会出问题.
2. 同物异名:
例如性别, 有的人写成男女, 有的人写成 M/F, 有的人干脆写成 0/1.
3. 单位错乱:
例如金额, 人民币和美元一旦混同, 那绝对是一场灾难
4. 规格不合:
例如身份证号为 9527.
5. 格式混乱:
最典型的就是日期! 例如 10/6/11, 根本说不清楚是 11 年 10 月 6 日, 还是 11 年 6 月 10 日, 抑或是 10 年 6 月 11 日, 因为美式日期, 英式日期, 中式日期各自都不相同! 老衲生平目睹过的日期惨案足足有 12306 桩那么多! 另外一种是分位符. 美利坚的分位符是 "," 而欧罗巴诸国的分位符是 "." 如果是一位叫 Chateaubriand 的美国同事发过来一个数字 "123.456", 根本说不清楚这是一百挂零, 还是十万有余. 老衲生平目睹过的分位符惨案足足有 1024 桩那么多!
假使少侠天资过人, 心如明镜, 眼疾手快, 刷刷刷刷检出来 "123.456" 个脏数据, 怎么处理呢?
做数据之前, 先要和其他人协商好, 各个数据都是什么格式, 不同数据表之间的格式是否要统一, 之间是否有依赖关系. 如果数据不满足依赖关系如何处理.
例如先约定好, 性别一律写成 "男 / 女". 如果写成 M/F 的, 那么 M 就当成男性, F 就当成女性来处理 (使用替换, 或者使用中间映射表). 写成 Nan/Ny 的, 直接当脏数据抛弃掉.
数据整理之转式: 分组
在数据预处理中, 分组是一个很重要的手段, 例如各位少侠要面对的是本公司的工资表, 想看看整体是否失衡, 可以将资历分为中低高三组 (日企), 对应人员的工资进行汇总; 但具体资历分层的节点的把握, 则需要小心, 必要时还需要反复尝试. 例如可分成
a. 工作 1 年以下,
b. 工作 1 年 - 3 年
c. 工作 3 年 - 5 年
d. 工作 5 年以上
跑出来一看, wow, 公司是大学生创业基金支援的, 全部员工都是工作 1 年以下......
这个时候就得按更细粒度的月来进行划分了.
数据整理之合式: 聚类
聚类则更灵活, 例如最早登记报册的只有员工的姓名工号, 乱糟糟一大把, 业余活动组织不起来怎么办?
这个时候找 IT 要一下各人上班的时候的浏览网页, 从网页记录推算一下各人爱好, 然后按照爱好进行聚类, 变成篮球俱乐部, 羽毛球娱乐部, DOTA 俱乐部..... 这以后的工作就好开展了.
上述四种, 强调意识, 不限于方法.
老衲一生中, 对于 Excel 最喜欢的功能是
表格格式
, 不单单是因为美观整齐, 表格格式还集成了筛选, 排序, 甚至冻结窗格的功能, 叫表格格式这么平淡的名字, 若依老衲, 应该起名叫 "般若波罗蜜多" 格
在表格格式内别有乾坤:
然后说说神鬼莫测
七招式: 数据工具
先说说
分列
. 这种密集大魔王造出的数据, 大家想必都很常见吧. 贴到 Excel 里面还依然是密密麻麻令人头晕目眩.
只需将之选中, 使用 "分列" 式:
Duang(此处应该有掌声)
接下来是 "
速填
" 式, 说实话, 这是个相对比较无聊的招式. 如果功力达到第二层, 使用公式函数, 取而代之乃是易如反掌.
不过既然至此, 老衲继续用上面的例子:
从 "代码缩略" 下面一直选到底, 点击 "快速填充" . Duang:
删除重复项
实而不华, 特别推荐. 非常简单, 不赘述.
数据验证
意正身正, 实用, 略繁琐, 多人协作时很推荐. 不赘述.
合并计算
和 "快速填充" 有点相似, 如果功力递进到第四层, 使用数据透视表来取代之简直是易如反掌. 且便捷不止十倍. 先不详述.
模拟分析
是堪称第一层的屠龙绝技, 看似厉害, 其实用处很小. 而且这个模拟分析和公式 / 函数关联极大, 留待第二章详述.
关系
则是一种高不成低不就的招式. 不能说没用, 但它的功能呢, 其一可以使用辅助列取代, 其二可以使用 vlookup 取代, 其三可以使用数据库取代. 等说到数据透视表的时候再详述不迟.
中级法门是
数据导入
, 早期数据清洗什么的, 早在入库前就已经有人替你完成了, 便当之至:
连个 SQL server 看看:
能练到这一级, 少侠, 你功力已然不浅了. 想必 SQL 这种中等功夫你也有过粗练.
至于 MDX 这种小无相功, 功力也不在 Excel 五轮心经之下, 但修习全凭机缘, 老衲先不多讲了.
注意事项:
Excel 初级法门中有一道奇毒, 名为 "合并单元格", 想老衲数度往生极乐, 多缘于 "合并单元格" 之手. 作为原始数据, 尽量不要使用 "合并单元格", 这个功能在后续处理数据的时候会带来大量的麻烦. 足以令人呕血三升.
"合并单元格" 一般是在最后一步, 确定数据不再修改的时候才可以使用.
另外和别的人协作处理数据的时候, 最好将处理好的原始数据和呈现数据一起提交给他人, 方便他人未来进一步修改.
Shortcuts 是用来省时间的, 相比来说只能算是小技巧. 最好的参考资料就是微软的官方说明书.
至于哪些 Shortcuts 比较重要, 个人觉得是单元格位置的操作, 能避免在万千数据里频繁地拖动滚动条.
章二. 函数 / 公式
只要在上方公式区输入的, 等号之后的内容, 都属于公式 (绿色).
而函数 (红色), 则是后面带一对括号的那些内容.
这一节的初级要点是熟悉 Excel 现有的
函数库
其中比较普世的是以下四类:
数量不多, 经常去 [该网站因为政策法规不予展示] 上搜一下, 就知道用法了.
这个常用函数里面有一个人气堪比 AKB48 的, 那就是
VLOOKUP
(以及他的妹妹
HLOOKUP
)
VLOOKUP 其实就是建立两个表的关联, 将 B 表的内容, 自动导入到 A 表:
