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随着企业内部管理的不断细化，HR早已不再是单纯计算薪资、填写报表的机械岗位，而要承担起日常运营、企业文化、员工培训、甚至是公司组织架构等重要责任。本期「约局」，昊基人力总经理王菁菁分享了如何有效地将人力转化为公司资源和资本。
分享 | 昊基人力总经理王菁菁
推荐 | 约局APP
来源 | 正和岛（ID：zhenghedao）
先说几个场景，大家感受一下自己的企业是否也遇到过以下情况：
场景一
当企业需要招人的时候，HR会把体现工作量的数据摆在我面前，告诉我他们已经打了多少电话，每个电话平均通话时长多久，或者启用了多少招聘渠道，并分析每一种招聘渠道分别适合哪个岗位。但是，时间一天天过去了，仍然没有看到适岗的人才，甚至没有看到足够多的面试者到访。
场景二
很多企业都希望HR不单是执行公司政策和流程，还要能够指导员工、简化公司工作流程，最终创造一个热情、积极向上的公司环境，提高员工工作效率、积极性以及敬业度，然而实际情况是很多HR的时间都浪费在了办理员工入职、资料审核、汇总花名册、计算工资、汇总报表等琐碎的工作中。
场景三
我们经常会听说HR将某个员工工资算错了，或者错过员工权益申报、工商申报等，这些粗心会直接导致企业成本的上升。我曾接触过一个案例，一位员工在入职第二天发生工亡，由于HR没有及时给这位员工增加社保，导致企业支付60多万元的赔偿。
▌用员工共享中心系统提升工作效率
在企业经营过程中，有很多由于管理不当而产生的人员成本。同时，如果没有好的流动机制，导致核心员工流失，也会为企业带来巨大影响。从人力资源角度看，公司更需要从过程管理、到结果管理、再到人工成本报表，呈现一个全场景全模块打通的工作环节，而不是只把呆板的数据给我们看。
我们希望通过员工共享中心的系统来改善这种管理。最早实行员工共享中心的是强生公司，当时强生提出创建一个专家中心，负责计算薪酬和福利，同时建立劳动力多元化中心、组织效能中心、员工关系中心、生活共享服务中心等，涵盖了医疗、安全、舒适、员工知识计划、风险控制服务等等。
设置共享中心之前，HR 80%的时间都花费在现场服务上，政策流程专家指导的工作只占10%，还有10%的业务外包出去。当强生设置好员工共享中心之后，将集权式管理分散开来，把所有流程搬上系统，这样一来HR现场服务的精力只占了20%，40%的精力都投入了专项服务中，对于整体的工作效率有很大的提升。
▌人力资源系统让管理变得简单
另一家公司将所有的人力资源管理流程直接放入线上系统，通过系统管理持续更新人力资源政策制度与相关信息，同时通过系统权限设置保证服务质量。以往HR每天处理8-10个询问，后续交由专职共享中心，有一定难度的问题会通过系统上交给特定HR专业人员、政策专家或者直线经理。
通过管理系统还可以发现员工真正关心的内容，包括自身培训、专题性培训、公司福利等等。对于公司内部通告，HR会联合直线经理一起通过线上的方式发出公告或者信函，用更直接的方式向员工解释。
我们的人力资源系统为很多事务性工作提供了系统化的解决方案。传统模式中，员工需要递交复杂的材料给HR审核，之后再进行劳动合同的签署、检查、维护员工花名册等流程。而在系统中，HR可以通过邮件或者H5页面的方式发送入职邀请，所有入职所需的材料和相关基本信息都由员工自己在手机上填写，HR在系统上复核，提高了工作效率和准确率。
服务京东的时候我们用系统设计了一套简化的流程。京东是集中式管理和分散式管理的结合，除了总部之外还有很多分散的站点。在入职程序上遇到很多难点，整个流程非常长，需要把所有的文件打印出来，由员工自己填写，但很多员工因为基础素质不高，连字都写不清楚。
通过我们的系统设置，可以在线让员工输入信息，然后直接传到HR手中，由HR匹配劳动合同等相关文件，文件打印出来之后，员工只需要最终签字确认或者盖手印。
许多HR会把大部分工作时间浪费在算薪和做表格上，使用Excel进行计算，可编辑性和准确性都不高，但使用系统算薪，只要把逻辑配备好让系统计算就可以了，提高了算薪效率和准确度。
很多中小型企业的管理者，认为没有必要使用系统化的管理方式，因为公司人很少，很多信息用Excel表就可以解决。我要提醒各位管理人员，一定要考虑整体的安全性、风险和漏洞。有些HR跟企业发生一些不开心的事情，会把所有的信息删掉，这会给企业造成非常大的损失。
我建议不光用纸质档案保管，同时还要上传到系统里，或者保存到电脑的文件夹，一旦发生文件丢失，系统上还有时间轴可以进行公证，在劳动仲裁的时候有很大的效力。
▌创建企业人才库随时调取相关人才
关于招聘，企业在不同阶段有不同的吸引人才的方式。每一个企业的周期和体量也都不同，我们希望HR能明确自己需要什么样的人，从周边的资源进行人才获取。
小微型企业可以用合伙制的方式，或者利用期权和股份，保证员工的稳定度；对于中型企业或者大型企业来讲，可能要进行共同的管理。
我们还建议为所有之前面试过的人员，甚至离职人员创建一份企业人才库，将所有员工打上标签，未来如果出现岗位空缺，可以随时调取关健词下所有的相关人员，面试沟通过的人员，即使当时不合适，不代表未来没有合作的空间。
▌谨防员工“碰瓷儿”
最后从《劳动法》的角度给大家一些提醒。在假期管理尤其是年假管理上要注意，举个例子，有些员工休假时并不说明是福利年假还是法定年假，由此产生许多纠纷，甚至要求补偿。所以我们建议员工休假的时候要注明法定年假还是福利年假，同时建议所有员工休假时先休法定年假后休福利年假。
另外，现在的员工和以前不太一样，现在很多员工熟读劳动法、合同法、医疗假期规定、社会保险法等法律法规，有的甚至比HR对这些法律文件还要熟，这些员工进入企业，就是来发现公司漏洞的，发现漏洞之后就会离职，同时申请劳动仲裁，举报合同不规范、违法用工，或者社保基数不完整等问题，HR会被牵扯大量的时间和精力。
如果员工在入、离、调、转过程中所有流程化信息进行前置管理，就可以屏蔽这些风险，系统也会对时间、固定期限等关键节点做出提醒，帮助HR更好地进行日常工作管理。
-Q&A-
1、公司在招聘和管理中层干部时有哪些核心要素？
王菁菁：如果是中小型企业，对于中层干部的招聘和管理，建议用合伙人的方式，激发他对创业工作的热情和激情，将员工和公司绑定；如果是大中型企业，我建议提高招聘效率，有效运用各种招聘渠道，包括猎头、网站、微信微博等等，形成大范围传播。
对中层的管理，需要根据企业内部情况以及企业的管理模式来制定方案。许多管理者采用“大棒+糖”的方式，在流程上进行严格约束，同时又张弛有度地进行激励和鼓励；还有一些企业主比较擅长用人格魅力维护团队，调动他们的积极性，这跟企业主的风格有很大关系。
2、评判HRD水平高低主要看哪些方面？
王菁菁：前几年更多是看六大模块里更擅长哪几个模块，近几年大家谈论更多的是COE，比如HRBP，或者SSC，我觉得HRD也要根据企业的不同发展阶段进行规划。
一般情况下人力资源管理分成三个阶段：
第一阶段在人事管理上，可以进行所有薪资绩效管理、考勤管理、合同管理等，这是最基础的人事管理阶段，可以对标中小型企业。
第二阶段会更多的关注企业组织流程化，包括人员如何激励、如何给予企业更多的支撑、培训怎样进行、如何提升员工工作积极性，以及进行人工成本分析等等。
第三阶段，最高境界，是关注整个团队的组织结构是否可以支撑企业业务的发展，人员岗位是否设置合理、对企业领导力进行维护和发展，特别是关注核心员工的发展，涉及所有环节的精细化的管理。（加微信yuejuxiaomishu申请分享机会）
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