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数据录入的几个坑

Excel之家ExcelHome · 公众号 · Excel · 2024-11-10 06:45

主要观点总结

文章介绍了在使用Excel数据录入时常见的七个坑，包括合并单元格、空格对齐姓名、滥用批注、随意标记颜色、单元格内容混乱、日期数据不规范和单位名称不统一等问题。每个问题都给出了掉坑指数和避坑建议。

关键观点总结

关键观点1: 合并单元格导致排序和筛选问题

在工作中大量使用合并单元格会影响Excel的正常排序和筛选，也无法填充公式。除特殊要求的表格外，建议规规矩矩录入。

关键观点2: 空格对齐姓名导致识别错误

用空格对齐两字姓名可能导致Excel识别为不同内容，查找或汇总数据时会出现麻烦。建议使用设置单元格格式对话框，将水平对齐方式设置为分散对齐。

关键观点3: 滥用批注导致汇总困难

Excel中的批注无法用常规方法提取和数字汇总。必要时可加列备注替代批注功能，方便编辑和汇总。

关键观点4: 手工标记颜色影响数据汇总

对符合特定条件的数据使用手工标记颜色，但Excel无法按颜色汇总。建议使用条件格式，并根据条件格式的规则指定汇总规则。

关键观点5: 单元格内容混乱

把所有内容放在一个单元格内，不利于数据汇总。应养成记流水账的习惯，同一个项目单独记录一行，每个单元格只存放一项内容。

关键观点6: 日期数据不规范

遇到8位数字的日期、小数点间隔的日期，按日期汇总时会出问题。应规范录入日期，如2020/2/5或2020-2-5。

关键观点7: 单位名称不统一

同一个单位的名称各式各样，会导致混淆。应统一单位名称的简称和全称。

正文

小伙伴们好啊，今天分享一组和数据录入有关的内容，看看下面这几个坑，你有没有被坑过。

1、一言不合就合并

掉坑指数 ☆☆☆☆☆

在工作表中大量使用合并单元格，这样的后果是不能正常排序和筛选，也无法填充公式。

避坑建议 ：除了要直接打印或是领导有特殊要求的表格，其他表格你就规规矩矩的录入吧。

2、字数不够空格凑

掉坑指数 ☆☆☆☆☆

很多小伙伴习惯用空格对齐两个字的姓名，殊不知“罗燕”和“ 罗燕 ”会被Excel识别为不同的内容，在查找或是汇总数据时，麻烦就来了。

避坑建议 ：如需对两个字的姓名对齐，可以选中单元格区域，按Ctrl+1组合键打开【设置单元格格式】对话框，将水平对齐方式设置为分散对齐。

3、满屏都是批注点

掉坑指数 ☆☆☆☆

在Excel文档中使用批注，可以对需要特殊数据进行进一步的说明。但是批注的内容使用常规方法无法提取，里面的数字也无法汇总，一旦被滥用，那就是自讨苦吃了，就像下图中的批注，你要怎么汇总？

避坑建议 ：必要时可以加上一列备注来替代批注功能，这样在编辑、汇总时都会方便很多了。

4、填充颜色随意标

掉坑指数 ☆☆☆

对符合特定条件的数据使用手工标记颜色，虽然外表看着美观了，但是Excel无法按照颜色进行汇总，一旦要按指定条件汇总数据，就只能干瞪眼。时间久了，自己都不知道这些颜色表示啥意思了：

避坑建议 ：如果要对符合某种条件的数据进行标记，别忘了使用条件格式。需要汇总时，可以根据条件格式的规则来指定汇总规则。

5、数、量合伙不分家