有序安排工作就是将工作程序化

今天分享的书籍是《一切从目标开始》作者：（日）水野学

2024年第44本书

一本日本设计公司老总写的书， 一切从目标开始，尽快锁定工作目标、有序开展工作、用最短的距离向目标前进的方法，为大脑留白，做出好创意的方法，以及团队成员齐心协力向着目标努力的方法。

有序开展工作要从确定目标开始

制定项目的目标

①开始工作前能否制定出目标，决定了工作的成败。

②我们要尽可能地将项目的最终成果想象得具体而切合实际（可视化）。

③我们决不能放弃寻找达成目标的最优方案。

④我们要想象，看到这个项目的成品后，他人会做何反应，说什么话，露出什么样的表情。

是否制定好了工作目标

在考虑有序开展工作前，我们先试着分析一下工作到底要做什么。

工作的内容可以分为以下三大方面：

① 制定目标；

② 绘制抵达目标的路线图；

③ 抵达目标。

一般情况下，如果我们按照恰当的流程工作，就可以称为“有序开展工作”。人们往往因为没有很好地完成①与②，最终无法顺利地完成工作。

在目标尚未明确时就贸然开始工作，好比什么都没准备好就开始爬山一样。我们如果爬山爬到一半，突然发现自己没搞清楚究竟要爬哪座山，就麻烦了。我们如果中途发现自己爬错了山，就更不像话了。

因此，做事情前先制定好目标非常关键。对于工作来说，明确的目标至关重要，开始工作前能否制定出目标，决定了工作的成败。1

那么，我们该如何制定工作的目标呢？针对这个问题，我的回答是“凭借想象力”。不过，这个“想象”不能是笼统模糊的，必须具体而切实。

2 借助视觉共享目标

①一张图片能够汇集大量语言描述的信息。

②如果产品概念尚未确定，那么从“成品的概念图”的角度考虑会更容易一些。

③在考虑设计包装前，应该清楚地认识到“怎样才算成功”，并将这个“目标”与整个团队中的人共享。

④虽然最终呈现的效果是视觉上的产物，但我尽可能地向别人阐述之前的过程。

3 设想100年后的事情

①做事情如果不考虑目的，一味地按照别人的要求去做，就无法取得好的结果。

②设想更长远的事情，适用于所有的工作。

③认真设想更长远的事情是让项目成功的秘诀。

4 将“目标”的清晰度提升至极限

①通过分析潜在目标客户群阅读的杂志，锁定目标客户群。

②不要忘记，人的真实感觉极其重要。

③从最终的结果“自上而下”地考虑，不仅能让目标更加明确，而且所有事情都能自然而然地确定下来。

总之，我们在开展工作前首先要明确目标，之后才能顺利地有序开展工作。

为了有序开展工作，绘制出抵达目标的“路线图”

1 所有的工作都是程序化的

①只要我们能够有序开展工作，所有的工作就可以以一种程序化的流程顺利完成。

②所有的事情都是程序化的，我们只要按照流程做下去就可以了。

③不论遇到什么突发事件，都能够从全局出发，把握其模式，这也是有序开展工作的一部分。

即“所有的工作都是一样的”。

不善于有序开展工作或者根本不这样做的人，往往会认为“每天的工作内容都是新的”。他们对所有的工作都不会进行有序安排。这是因为他们认为这样做没有意义，这是一件既花时间又不太可能实现的事情。

事实上，在工作中我们不可能每天都做新的事情。

即便工作内容不尽相同，所有的工作也是一样的。

首先，所有的工作都有截止日期。为了在规定的时间内完成工作，我要合理安排工作，这是所有工作都要做的事情。

其次，所有工作的流程都大致相同。我们可以将一份工作的流程看作从“1”到“10”，偶尔会出现没有“4”这一步的工作，或者要做“1.1”“3.1”这种非常规的工作，但基本上我们都要按照从“1”到“10”的流程完成工作。

各项工作之间不同的是“想到的创意”或者“取得的成果”，但它们的过程是一样的。只要我们能够有序开展工作，所有的工作就可以以一种程序化的流程顺利完成。这样一来，浪费时间又毫无意义的工作就会减少，也不会出现遗漏或欠考虑的问题，一般来说，也不会出现来不及完成或无法完成的情况。

所有工作的本质都相同

设计的工作流程如下：

调查→手绘草图→电脑绘制初稿→完成样本→完成终稿（修正版）

无论什么样的设计，工作流程基本上与上面的一致。那么企划的工作流程是什么样的呢？

调查→确定方向→确定企划书的内容→转换成文字→配图→完成

虽然企划书各式各样，但企划的工作流程大同小异。

我想告诉各位读者的是，虽然不同的工作在细节或对象上有所不同，但它们大致的流程是相同的，都可以程序化。即使看起来大相径庭的工作，本质上要做的事情也差不多。

扩大范围考虑，我们生活中的事情也可以用程序化的方式处理。

以生活中常见的几件事情为例，为大家简单解释一下。首先是租房子：

整理出自己的需求→锁定候选项→看地图→看街景→看房子内部→进行交涉→决定

再看看做饭这件事：查看冰箱里的现有食材→查找食谱→确认是否有缺少的材料→决定今晚吃什么→去采购→做饭→完成

那么旅行呢？

查找旅行目的地→查找是否有合适的旅店→制订旅行计划→买票→做出发前的准备→出发去旅行

所有的事情并不是每次做都与上一次不一样，而是程序化的，有固定的流程。并且所有事情大致的流程基本相同。

调查→确定大致方向→制订具体计划→按计划做事情→完成

在这个流程中，如果省略了某一个步骤，比如没有好好调查，或者没有确定方向就开始考虑细节等，之后的步骤就无法顺利进行。这样的例子实在太多了。

所有的事情都是程序化的，我们只要按照流程做下去就可以了，根本没必要考虑得太过复杂。

工作中的问题和麻烦也可以模式化

无论是突发事件还是各种问题、麻烦，我们都要事先将其模式化。甚至我们还要将“避免问题出现的方法”“问题出现后的解决办法”等模式化，并将这些融入工作中，保证工作有序开展。

这样一来，我们无论遇到什么问题、麻烦或突发事件，都不会手足无措，因为它们都是“意料之中”的事情。

2 程序化让我们工作起来游刃有余

①我们如果将工作模式化，就会减少徒劳无功的情况，工作起来会更加轻松、从容有序。

②我们只要尽可能地将工作程序化，就能节省时间和精力，这样工作质量自然而然就提高了。

③设计工作也有规律，能够找到“正确答案”。

④我们只要把要做的事情程序化，尽量减少做决定的次数，就能将精力集中在真正重要的事情上。

⑤人一旦想要做出一鸣惊人的事，精力和体力就会被分散。

3 创意理念是一个项目的“警察”

①这个确定下来的理念仿佛一位“警察”，在执行监管整个项目的任务，它可以对我们的想法和工作进行约束。

②优秀的理念清晰易懂，并能引导我们的行动自然而然地跟上。

③自己如果想到了一个创意，要尽可能地向客户进行详细的说明。

4 所有工作从了解开始

①品位是人们储备了大量的知识，然后将它们以最恰当的形式组合而成的，品位是可以打磨出来的。

②向别人提问的时候，我们对相关问题太熟悉或一无所知，都无法很好地提问。

③不能装腔作势！不要不好意思！不要不懂装懂！

④我们只要以获取的信息为基础进行“粗雕”，削去多余的部分，就基本能够确定方向和理念。

“准备”占有序开展工作的90%

在确定工作的目标与项目的理念前，请不要忘记还有一个大前提——收集信息。我们要明白一个道理，如果什么都不了解，工作就不可能顺利开展。

做好充分的调查

无论做什么工作，基本信息的获取都是不可或缺的。

对于任何工作，我都会做大量的调查，甚至还经常去专业机构请教。

将纯粹的好奇心作为武器

兴趣是收集信息的基础。我们要对工作内容产生巨大的兴趣，只要抱有这种态度，知识的输入量就会源源不断。

成为最棒的采访者

如果我们不请教客户，只依靠自己收集的信息开展工作，就会导致“漏掉重要环节或步骤”的工作失误。从掌握事情全局的角度出发，我们必须“采访”客户。

用最短的距离向目标前进

1 在所有工作中时间是最重要的

①所有的工作正是因为有了时间这个夹具才能够被“测量”，才得以顺利开展。

②我们不要去想提高质量和遵守时间哪个更重要，两件事都要重视。

③遵守截止时间，重视与他人的约定。

2 要在截止时间前完成工作

①在规定时间内完成工作，是实力的一种表现。

②如果客户没有明确告知截止时间，我们就主动提出“在某月某日截止”。

③如果这个截止时间并不具体明确，就相当于没有确定。

④不随随便便设定截止时间，不给自己留太多的余地。

3 为新工作提前准备好“时间盒子”

①即便是需要耗时3年的项目，我们也要像对待只需3分钟的速食拌面一样有序安排工作。

②对于任何工作，我都会先想象出一个“时间盒子”。我会从“3天”“1个星期”“1年”等各种规格的时间盒子中选取一个适合的，然后把要做的工作放进去。

4 不考虑这份工作是艰难痛苦，还是轻松愉快

①我们不需要考虑工作孰轻孰重，只需要通过时间长短来衡量要做的工作即可。

②我们不仅要清楚自己手中的“牌”，还要在一定程度上了解客户、团队成员和其他工作人员手中的“牌”。

5 如何让计划顺利实施

①除了外部因素影响，我们还要找到自身问题的根源，并预测需要花多少时间解决这些问题。

②我们要经常重新审视自己的时间安排是否合理。

③通过将“灵活机动的时间安排”与“严格的程序化”组合在一起，我们就能够按时、高质量地完成工作了。

为了给大脑留白，我们要有序安排工作

1 为什么有序开展工作很重要

①没有压力且高效地完成工作的诀窍就是，不要把想法储存在大脑中。

②把自己的想法“抛之脑外”，便能清空大脑中多余的杂念，从而减轻压力，这样更容易产生灵感。

③总是让自己“脑袋空空”，才能涌现出新的想法。

2 不要将工作一直积攒在手里

①只要尽可能缩短持“球”的时间，就能够快速完成工作。

②我们不用刻意追求完美，在某种程度上，只要工作有了雏形，就可以将“球”传给别人。

③我们并不需要同时完成多项工作，更好的做法是，集中精力做好一项工作后，再集中精力做下一项工作。

④如果因为自己正做到兴头上，而延长做这项工作的时间，就会影响其他工作。

3 事先协商，有利于最大限度地提高效率

①当场一边和客户沟通，一边不断完善自己的想法，就能更快地找到工作方向。

②在同样的工作时间，谁能更出色地完成工作，谁就能获得上司或客户的更多青睐。

团队成员齐心协力向着目标努力

1 建立超越团队的伙伴关系

①将外部人员看作自己团队中的一员，与对方保持良好的关系，有助于提高工作效率。

②有时候，我们如果不能展现真实的自己，不能抛开客套与“伪装”，与对方诚恳地交流，就无法与对方建立信赖关系。

③在团队工作中，团队成员不论是否在同一个公司、是不是上下级关系、职业是否相同，都必须共享工作目标。

2 团队全体成员朝着同一个方向努力

①面对工作，甚至是所有的事情，我们都要与他人做出约定，然后朝着约定的方向努力。

②我们那小小的高傲与自信，不仅不需要，甚至还会干扰我们的工作。

3 真诚的交流能够让团队沟通更顺畅

①下属在遇到自己无法完成的工作时，应该直接表达出来。

②我们接到的工作即便很快就能完成，我们也要跟领导确认“这项工作需要什么时候做完”。

4 让团队领导更容易有序开展工作的小技巧

①我会一边让员工依靠视觉想象，一边以具体的数字激励他们。

②我们绝对不能嫌“将自己的想法全部告诉对方”这一步麻烦。

③我考虑的只有“哪个是正确答案”，而不是“我个人觉得哪个好”。

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