中国人的英语常常令老外觉得缺乏礼貌，这主要是由于文化的不同。譬如在咖啡店，我们习以为常地说：「请给我来一杯咖啡。」但假如身处美国，「Please give me a cup of coffee.」会给你的咖啡师留下一个非常粗鲁，没有礼貌的印象。导致这种尴尬局面的常常是误解，并非我们不讲礼貌，而是因为我们没有掌握外国人讲礼貌的方式。
不单单在生活中，老外心中「中国人没礼貌」的印象在职场中也不鲜见。我在国外工作的几年中，有些中国同事常常表现的过于「直接」，这令有些外国客户和同事感到困惑，沟通上的误会可能会导致同事之间关系发生某些微妙的变化。令人遗憾的是，双方往往都不知道这完全是误会导致的现象，他们可能会错误的将其归因为个人的原因。
不难发现，最容易留下「没礼貌」印象的情况常常集中在几种情况：1，提出建议，请求的时候；2，表达否定意思的时候；3，传达「坏消息」的时候。现在试着以举例的方式总结一下这几种情况，同时以标题的形式提出一些改正的建议。
1.多用情态动词
多用may，might，could，would等情态动词，它们可以弱化你的口气，让「坏消息」听起来没有那么糟糕。
考虑下面的句子：
I want more help to finish the report.
这让对方感觉你的口气是在命令，如果你是和老板这样讲话，可能以为这年底的奖金要泡汤了。因此，你最好能弱化这种口气。
It
would
be nice to have more help to finish the report.
I
could
use more help to finish the report.
再看上面那个「Please give me a cup of coffee.」我们加入情态动词，并且将please放到句尾，对方你的咖啡师（barista）马上会觉得你非常得体。
Could
you give me a cup of coffee, please?
Would
you give me a cup of coffee, please?
2.多用softeners
「I’m afraid」是常用的一个softener，用来弱化你的消极语气，我们一般用在句子的开头，类似的softener还有：frankly speaking，with all respect，to be honest等等。看这个过于直接的表述：
I haven't finished the presentation.
改正一下：
I'm afraid
I haven’t finished the presentation.
另外再看两个例子，你可以自行体会：
With all respect,
I don’t think you have the experience for the role.
To be honest
with you, I think Simon’s strategy is better than yours.
将softeners放在坏消息前面，就可以给对方一个心理预期，这样就减弱了负面消息本身的影响。
3. 多用modifiers
顾名思义，modifiers用来modify后面词的影响力。常见的modifiers有 a little bit, slight, slightly, probably, a little, a bit, small, one or two等。
原句：We are having problems with the presentation.
改为：We are having
one or two
problems with the new presentation.
原句：You are too slow.
改为：You are
a little bit
too slow.
4. 改述否定句
当你要表明一个否定的意思时，相比直接说出来，你可以通过改述（rephrase）的方式让句子意义听起来更加积极一些。
I'm afraid
I haven’t finished the presentation.
更近一步，改为：
I’m afraid
I haven't been able
to
finish the presentation
yet
.
其中的「be able to」弱化了结果而突出了自己的努力——我一直在做，只是由于客观原因我才无法完成。最后的「yet」表明自己此时此刻依然在努力完成。
由此推知，如果否定句中有「
can't
」或者「
won't
」，我们可以考虑用「
be able to
」代替，看例子：
原句：
I can't supply a full set of results.
改为：
I
am not able to
supply a full set of results.
I
am unable to
supply a full set of results.
原句：
I am unhappy with the report.
改为：
I am
not entirely happy
with the report.
I am
not totally happy
with the report.
5. 将建议，命令类的话用反问的方式提出
看例句：
We should change our marketing plan!
句子听起来是以命令的口吻，如果你是向平级的同事或者客户提出类似的建议，那么最好不要这么直接，可以尝试改为：
Shouldn't
we change our marketing plan?
原句：
We must take this strategy.
改为：
Couldn't
we take this strategy?
Wouldn't
it be better for us to take this strategy?
6. 用一般过去进行时
看例句：
I hope we can finish the presentation today.
改为：
I
was hoping
that we
could
finish the presentation today.
用过去进行时可以让口气听起来多一些可供商量的空间，譬如：
原句：
I think we need to hire more employees.
改为：
I
was thinking
we need to hire more employees.
原句：
I aim to finish this project by the end of the month.
改为：
I
was aiming
to finish this project by the end of the month.
