PDCA循环小技巧：避免80%的无效工作

记得有个段子（源于现实）：

什么事情最让人痛苦？——上班；

什么事情比上班痛苦？——加班；

什么事情比加班痛苦？——天天加班；

什么事情比天天加班痛苦？——天天白加班。

世界上最痛苦的事情莫过于做了无效的工作，浪费了个人的精力，还不能得到企业的认可。

在分享如何无效工作的陷阱之前，先分享一个高效的工作流程：戴明环（PDCA循环）。源自于质量管理，但应用于工作管理和团队协作，也是非常有效果的。

1.1 PDCA循环

它是单词Plan、Do、Check和Action的首字母缩写。分别代表计划、执行、检查、处理。

P (Plan) 计划：方针和目标的确定，以及整体规划的制定；

D (Do) 执行：根据已知的信息，设计具体的方法、方案和计划布局并执行；

C (Check) 检查：总结执行计划的结果，分清执行中的过与得，明确效果，找出问题；

A (Adjust）处理：对总结检查的结果进行处理，对成功的经验加以肯定，并予以标准化；对于失败的教训也要总结，引起重视。对于没有解决的问题，应提交给下一个PDCA循环中去解决。

PDCA循环是非常强调目标、执行和反馈的，其核心理论是：

1. 目标导向：大环套小环、小环保大环、推动大循环；

2. 反馈机制：不断积累总结、不断提高。

1.2 无效工作的原因

回到我们之前的问题，为什么很多人做了无效的工作。从PDCA循环中，我们可以看到，无效工作的主要原因是：

1. 目标不明确；

2. 信息传递的丢失；

3. 无反馈或反馈不及时。

技巧1：明确目标

在收到上司的安排时，不是立刻执行，而是对目标进行分析、检查和确定，争取目标满足SMART原则。

1. 必须是具体的（Specific）

2. 必须是可以衡量的（Measurable）

3. 必须是可以达到的（Attainable）

4. 要与其他目标具有一定的相关性（Relevant）

5. 必须具有明确的截止期限（Time-based）

技巧2：“写下来”

口头沟通有很多的好处，快捷，能够富有情感，不像文字那么苍白无力。但是却非常容易信息丢失。

根据沟通管理所得，在沟通中80%的信息会丢失，所以你可能因为沟通的失误，将做80%无用功。而“写下来”在信息传递中只有40%的丢失。

虽然“写下来”优于“口头表达”，但是仍旧有信息的丢失，所以我们更需要反馈机制。

技巧3：实时反馈

正如孔子所言“吾日三省吾身”，在进行项目的执行中，时刻的反馈是必不可少的。

坚果云可以文件实时同步，文件操作及时通知。坚果云提供了文件更新后气泡提醒、更新列表功能。

（图为查看最近更新）

当你完成相应的方案时，保存文件后，坚果云都会通过“气泡提醒”和“最近更新”反馈给该文件夹的共享者，共享者可以通过查看“最近更新”来了解你的工作内容和进度，并进行相关的建议和调整。

总结

1. 无效工作的主要原因是目标不明确、信息传递的丢失、无反馈或不及时；

2. 使用SMART法则来明确目标；

3. “写下来”比“口头传达”的信息丢失低；

4. 坚果云协同办公，支持随时反馈。

（来源：坚果云 2017-07-26）