专栏名称: 大数据分析和人工智能

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不得不看的Excel高频函数合集

大数据分析和人工智能 · 公众号 · 大数据 · 2021-03-05 09:28

正文

提到Excel，估计职场人都不会陌生，毕竟很大一票人都会在简历上写着"熟练使用Excel"。职场必备技能排行榜上，Excel绝对地位显赫。不过有多少人只是把Excel当作简单的数据录入工具和简单统计工具呢？这里不妄加评论。

此文章是复盘我日常工作中使用最多的Excel函数，供初入职场或者想要提高工作效率的职场人士做参考，如果你能够吸收完这一篇文章，可以抵上一年以上的工作经验。日常工具最重要的是使用场景，需要用时才会去找使用方法，然后在反复使用过程中逐渐熟练。我说的这个一年经验，就是避免你瞎找、不系统的找、不全面的吸收，等等……

IF类函数

1.1 IF函数

IF函数是日常工作中使用Excel时最常用的函数之一，IF函数承载着"如果......那么......否则......"这组关联词的作用。IF函数共有3个参数，每个参数扮演不同的角色，只有参数设置正确，Excel才会明白你的意图。

=IF（判断条件，条件ture返回值，条件false返回值）

函数中有3个参数，均写在括号中，参数间用逗号分割。第1个参数为判断条件，当返回TRUE时，则返回值1，否则返回值2

1.1.1 单条件判断

如下图所示，要根据D列的学生分数判断该学生某学科的分数是否及格。

E3单元格输入以下公式：

=IF（D3<60,"不及格","及格"）

1.1.2 多重条件判断

如下图所示，如果我们的条件为"物流"部门的"车辆管理员"才可能领取交通补贴，那么该如何筛选出符合条件的员工呢？这里就需要用到if的多重条件判断。

F18单元格输入以下公式：

=IF(D18='物流',IF(E18="车辆管理员","有","无"),"无")

以上函数还实现了IF多层嵌套的逻辑。

1.2 SUMIF和SUMIFS函数

SUM是最常用的求和函数，当需要对报表范围中符合指定条件的值求和时，需要用到SUMIF和SUMIFS，它们两者的区别是：

SUM是直接求和，没有任何条件
SUMIF是单条件求和，相当于条件筛选一次后求和
SUMIFS是多条件求和，相当于条件筛选多次后求和

1.2.1 SUM函数

如下图所示，是某单位食堂的采购记录表，使用以下公式，即可计算所有采购物品的总数量。

=SUM(F42:F54)

1.2.2 SUMIF函数

如果要按指定条件求和，那就要请出SUMIF函数了。

这个函数的用法是：

=SUMIF(条件区域，指定的条件，求和区域)

如下图所示，要计算职工食堂的物资采购总数量，公式为：

=SUMIF(42:54,I42,42:54)

公式的意思是，如果D39:D51单元格区域中等于I39指定的部门"职工食堂"，就对F39:F51单元格区域对于的数值进行求和。

1.2.3 SUMIFS函数

SUMIFS函数的作用是多条件求和，这个函数的用法是：

=SUMIFS(求和区域,条件区域1，指定条件1，条件区域2，指定的条件2,......)

第一个参数指定的是求和区域，后面是一一对应的条件区域和指定条件，多个条件之间是同时符合的意思。

如下图所示，要计算部门是职工食堂，单价在1元以下的物资采购总量。

公式为：

=SUMIFS(61:73,61:73,61,61:73,61)

公式的意思是，如果D39:D51单元格区域中等于I39指定的部门"职工食堂"，并且G39:G51单元格区域中等于指定的条件"<1"，就对F39:F51单元格区域中对应的数值求和。

同样的，类似于 SUMIF 和 SUMIFS 函数，AVERGE/AVERGEIF/AVERAGEIFS 函数是用来求算术平均值函数和有条件的求平均值函数。

而COUT/COUNTIF/COUNTIFS函数是用来统计单元格区域内的数量和有条件的统计单元格数量。

1.3 IFERROR函数

函数公式为：IFERROR(value, value_if_error)，表示判断value的正确性，如果value正确则返回正确结果，否则返回value_if_error。作用是用来将错误值修改为特定值，常见value的错误格式有#N/A、#VALUE!、#REF!、#DIV/0!、#NUM!、#NAME?、#NULL等。

通常我们使用时，都是在IFERROR中嵌套了其他函数，例如：

=IFERROR(VLOOKUP(......),0)

上面的函数意思是说，当VLOOKUP()出现错误值时，单元格显示为0。

如下两幅图，上图在单独使用VLOOKUP函数时，出现错误值#N/A，假如人工进行二次去删除错误值，数据量较大时会影响工作效率，此时配套IFERROR函数，可以事半功倍，如第二幅图。

VLOOKUP

VLOOKUP函数是Excel中的一个纵向查找函数，它与LOOKUP函数和HLOOKUP函数属于一类函数，在工作中都有广泛应用。比如，当有多张表时，如何将一个excel表格的数据匹配到另外一个表中？这时候就需要使用VLOOKUP函数。

函数的语法为：

=VLOOKUP(要找谁，在哪儿找，返回第几列的内容，精确找还是近似找)

第一个参数是要查询的值。
第二个参数是需要查询的单元格区域，这个区域中的首列必须是要包含查询值，否则公式将会返回错误值。如果查询区域中包含多个符合条件的查询，VLOOKUP函数只能返回第一个查找到的结果。
第三个参数用户指定返回查询区域中的第几列的值。
第四个参数是决定函数的查找方式，如果为0，则是精确匹配方式。如果为1，则是近似匹配方式。

2.1 常规查询

如图，需要从74:83的单元格区域中，根据H74单元格的编号查询对应的职务：

公式为：

=VLOOKUP(H96,96:105,3,0)

提示：VLOOKUP函数第三个参数中的列号，不能理解为工作表中的实际的列号，而是指定要返回查询区域中的第几列的值。

2.2 带通配符查询

如下图，假如我们需要通过记录的部分SIM卡号，来获取到对应的手机号，这时直接使用

=VLOOKUP(F111,111:114,2,0)

是无法正常获取的，此时就需要利用通配符来进行补充F89，并用"&"符号连接。第一个"*"补充的是F89前方数据，后边"*"补充的是SIM卡号后边的数据。

=VLOOKUP("*"&F111&"*",111:114,2,0)

2.3 近似查询

在实际应用中，我们往往用到的是FALSE精确匹配，无须顾虑表格是否为升序排列（Truth近似匹配容易受此影响），万一没有查询到目标，也能迅速查找原因。那参数TRUE近似匹配有什么用武之地？

如下图，我们要对学生的成绩做评级。

0-60分，为不合格；60-80分，为合格；80-90分，为良好；90分以上，为优秀。

=VLOOKUP(E120,121:124,2,1)

提示：VLOOKUP函数第四参数为TRUE时，在近似匹配模式下返回查询之的精确匹配值或者近似匹配值。如果找不到精确匹配值，则返回小于查询值的最大值。使用近似匹配时，查询区域的首列必须按升序排序，否则无法得到正确的结果。

2.4 逆向查询

我们使用VLOOKUP进行查询的时候，通常是从左到右进行查询，但是当查询的结果在查询条件的左边时，单纯的使用VLOOKUP函数是没有办法完成的。可以借助CHOOSE函数组合使用来解决。

如下图，假如想查询部门为"销售"的员工编号。

=VLOOKUP(H132,CHOOSE({1,2},E132:E141,D132:D141),2,0)

SUMPRODUCT

SUMPRODUCT函数是用于在给定的几组数组中，将数组间对应的元素相乘，并返回乘积之和。

方法1：

=SUMPRODUCT(数组1：数组2：数组3)

方法2：

=SUMPRODUCT(数组1*数组2)

两种方法区别在于，SUMPRODUCT函数的两个参数之间的连接符号不同，方法1用逗号连接，方法2用乘号连接。假如两个数组全部是数值，两种方法返回的结果是一致的，当有包含文本数据时，第一种方法可以返回正确结果，第二种方法会返回错误值#VALUE。

3.1 常规乘积求和

如下图，这便是一个简单的SUMPRODUCT函数，公式如下：

=SUMPRODUCT(C5:C8,D5:D8)

它的运算过程是：C5:C8和D5:D8两个区域数组内的元素对应相乘。

3.2 多条件计数

25岁及以下女性的人数：

=SUMPRODUCT((16:22<=25)*(16:22="女"))

3.3 多条件求和

25岁及以下女性的业绩：

=SUMPRODUCT((16:22<=25)*(16:22="女"),29:35)

3.4 二维区域求和

销售1部的所有业绩：

=SUMPRODUCT((42:46="销售1部")*42:46)

3.5 二维区域多条件求和

销售1部3月的业绩：

=SUMPRODUCT((42:46="销售1部")*(53:53="3月"),54:58)

MATCH函数组合

MACTH函数是EXCEL中使用较为广泛的一个函数，MATCH函数的功能就是在指定区域内搜索特定内容，然后返回这个内容在指定区域里面的相对位置。通俗的来讲，就是返回指定值在数值的位置，如果在数组中没有找到该值则返回#N/A。

=MATCH(查找的内容，查找的区域，匹配类型)

其中匹配类型包含1，0，-1

1或省略，查找小于或等于指定内容的最大值，而且指定区域必须按升序排序
0，查找等于指定内容的第一个数值
-1，查找大于或等于指定内容的最小值，而且指定区域必须按降序排序

如下图，想要在126:129区域内找出一个等于"100"的数值为第几个，按顺序找到D128在126:129区域内排第3，所以结果显示3。

=MATCH(100,148:151,1)

如下图，想要在137:140区域内查找出小于或者等于80的数值，按顺序找到E137和E138单元格的数值都小于"80"，选择其中最大的数值，即E138的数值，区域内排第2，所以结果显示2。

=MATCH(80,159:162,1)

如下图，想要在,148:151区域内查找出大于或等于"90"的数值，按顺序找到E148:E151单元格的数值都大于等于"90"，选择其中最小的数值，即E149的数值，区域内排第2，所以结果显示4。

=MATCH(90,170:173,-1)

以上就是MACTH函数的一些基本用法，假如只掌握MATCH函数，可能并不会觉得它有什么威力，若把它跟其他函数结合起来使用，就可以解决很多问题。

4.1 MATCH与OFFSET函数组合

说组合函数之前，先唠唠OFFSET这个函数，刚接触这个函数的时候，只知道这货是根据参考值进行偏移的函数，而且感觉没多大用处。但凡EXCEL玩的比较深的同学，都知道这货和其他函数匹配起来，特别好用。最常见的就是OFFSET+MATCH这个经典组合了。

OFFSET的作用是以指定的引用为参照系，通过给定偏移量得到新的引用。

=OFFSET(指定参照单元格，偏移行，偏移列)

偏移行，正数为向下偏移，负数为向上偏移
偏移列，正数向右偏移，负数向左偏移

如下图，这是OFFSET的一个最基本的使用方法，以A1为参考系，向下移动3行，向右移动3列，则得到D4的值。

说完OFFSET函数，就可以聊聊OFFSET+MATCH的组合。MATCH函数的用法作用为返回指定数值在指定数组区域中的位置。

=OFFSET(参照值，MATCH(),MATCH())

第一个MATCH(),用来确定偏移的行数
第二个MATCH(),用来确定偏移的列数

如下图，首先第一个MATCH()用来确定编号的位置，第二个MATCH()用来确定产品类型的位置。

=OFFSET(181,MATCH(J183,182:193,0),MATCH(K183,181:181,0))

4.2 MATCH与VLOOKUP函数组合

如何根据姓名和月份查找相应的销售量？利用VLOOKUP函数查找姓名，返回的列数为指定的月份所在的值；由于月份是变化的，所以想用一条公式就可以解决，就必须用其他公式确定月份的位置，这里就用到MATCH函数。

=VLOOKUP(I2,1:11,MATCH(J2,1:1,0),0)

可实现动态查询

4.3 MATCH与INDEX函数组合

先来说说INDEX函数的作用：

INDEX函数用于在一个区域中，根据指定的行和列号来返回内容。

=INDEX(单元格区域，指定的行数，指定的列数)

例如，以下公式，用于返回11:15单元格区域第3行和第4列交叉处的单元格值，即D13单元格。

=INDEX(11:15,3,4)

4.3.1 正向查询

如下图所示，根据D24单元格中的员工编号，在B列查询对应的职务。

公式为：

=INDEX(24:33,MATCH(D24,24:33,0))

先用MATCH函数，查找D24单元格的"M10004"在A列中所处的位置，得到结果为4，然后使用INDEX函数，在B列中返回第8个元素的内容，结果就是"秘书"

4.3.2 逆向查询

如下图所示，根据D39单元格中的职务，在A列查询对应的员工编号。

公式为：

=INDEX(39:48,MATCH(D39,39:48,0))

先用MATCH函数，查找D39单元格的"秘书"在B列中所处的位置，得到结果为4，然后使用INDEX函数，在A列中返回第8个元素的内容，结果就是"M10004"

两个不同方向的查询，使用的公式套路完全一样，如果有兴趣，你可以试试上下方向的查找公式怎么写。

4.3.3 多条件查询

除了常规的单条件查找，这两个搭档还可以完成多条件的查询。

如下图所示，需要根据F55（职务）和G55（年龄）信息，在A-C列单元格区域中，查找职务为"秘书"，年龄为"56"所对应的员工编号。

公式为：

=INDEX(39:48,MATCH(F55&G55,55:64&55:64,0))

注意这里是一个数组公式，输入完成后需要将光标放到编辑框中，按照Ctrl+Shift不放，再按回车完成。

先使用连接符&，将F55和G55的职务和年龄合并成一个新的条件，再使用连接符将B列和C列的信息合并成一个新的查询区域。然后使用MATCH函数，查询出职务&年龄再查询区域中所处的位置为8。

最后用INDEX函数，得到A列第8个元素的内容，最终完成两个条件的数据查询。

以上，就是我这复盘的Excel函数，希望对大家有所帮助。

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