从四大做审计的时候，有一次年审，团队十几个小伙伴辛苦通宵了1个多月，终于磨完了一份接近完美的审计报告。
终于可以提交给老板看了！
结果，同事把一周前那个「不堪入目」的版本给老板发过去了……
办公室里，那一场暴风雨……
基本上，每个人都有台电脑。
基本上，每台电脑里都有很多文件。
基本上，这些文件都很乱：
要用什么，偏偏找不到什么；
即使找到，一下子找出来很多个版本，而且每个人都不能用，都是半成品；
结果就是，每次做什么事情，还没开始，头已经很大！
甚至，每次都是从头开始！
什么叫「努力不可积累」？连电脑文件都管理不好，这还不算吗？
而对比之下，有些人不但是头脑清晰，做事高效靠谱，他们的电脑也很有秩序：
只要是自己处理过的文件，都能很快找到，把时间精力放在做事情本身；
不能能找到，而且版本迭代控制井井有序，给老板的那个版本一定是最新最可靠的；
给客户的版本一定是对外的，给自己还有不断迭代内容和新素材的版本；
不但是工作文件，平时自己的生活资料，自己的学习笔记，都井井有条。
很多小事，并不是表面上这么简单：
电脑中信息和文件的混乱与秩序，反映了电脑屏幕对面，那个人脑中信息处理的混乱和秩序。
问题是普遍的，答案肯定也是存在的。今天我想和你分享的，就是一个「一次搭建，终生受用」的电脑文件管理方案。
我的电脑文件管理系统非常简洁，分成三大部分：
第一部分，inbox文件中转站；
inbox是一套高效处理信息、战胜信息混杂的机制，我们将全部文件先放在inbox体系里中转，处理完转存到「主体文件库」中；
第二部分，主体文件库。
我用唯一维度分类，分成工作、学习、生活和兴趣爱好四大类文件夹，以项目为单位建立单个文件夹，这种方法搭建主体文件库，将庞杂的文件整理分类；
第三部分，归档库。
人生就是一个信息流，这些知识是一直在流动的。所以，当我「翻篇」的时候，例如我转行了之后，之前CPA学习的内容，之前做审计项目时的客户资料和工作笔记就都暂时用不到了，我就都会把它们全部归档。注意了，这里的归档绝非删除，以后想用这些资料还可以调取出来。 所以，我的做法很简单，一个专门的移动硬盘，专门用来归档资料。平时放在书桌上，极其偶尔需要的时候随取随用(其实好几年了，也没有用过一次)。
文件夹虽然是线性排列的，但是背后的结构是非常简洁而清晰的。我用大纲整理之后，文件夹体系结构就会更加清晰了：
展开之后，是这样的：
用思维导图展示更加直观：
文件夹体系的细节，大纲和思维导图的文件夹体系源文件，我会在文末用云盘分享给大家。
所以，我的笔记本电脑虽然配备了512GB的固态硬盘，但是：
同理，我们整个团队的文档，也用类似的方式搭建了一个文件管理系统，并且用坚果云进行数据备份、不同成员之间的权限控制、文件共享和文档协作。
至于电影、电子书、临时录课的大体积视频文件等资料，我不会放在云盘中备份：
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占用大量的云盘空间，也会影响云端同步效率，
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这些文件真的不重要。
所以，我都是单独用一个个专题文件夹在本地管理。对于应该归档的大体积文件，我用一块归档专用硬盘就搞定~
「一劳永逸」的背后，有四大原则。分别是：
1、Wikipedia唯一分类维度
2、杜威数字编码系统
3、小能熊文件命名规则
4、GTD信息处理流程
第一个原则，是正确的分类维度。好的知识库分类，需要做到8个字：
唯一维度，粗放分类。
为什么要唯一维度呢？
开头提到的笔记本或文件夹分类混乱问题，就是因为多维度的引入而导致的。分类这件事情，只有贯穿着唯一维度，才能实现MECE原则。所谓「MECE」（Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive），其实就是咨询圈子里基础的「不重复，不遗漏」这么一个原则，这个原则，是我们清晰思考的一个基本功。
只有按唯一维度分类，做到MECE，分类才是有效的。
那么，选择哪个维度呢？我们选择什么样的维度，才能够有效地解决笔记本分类问题？我的主体知识库，分成了工作、学习、生活和兴趣爱好。为什么呢？因为「人生就是一个信息流」，而我对自己的生命信息流进行梳理之后，我发现，就这四大部分，按照性质这个维度来划分。甚至我在自己的知识管理软件印象笔记中的笔记本体系，也是用同样的维度进行分类的：
后来，我在调查资料的时候发现，其实像Wikipedia这样一个对全人类知识，对过去几千年的知识进行收集加工整理，建立人类知识库的人类知识管理工程，它也是使用了按性质分类的维度。它基于知识的学科和性质分类，将全人类的知识整理成为一个虽然体量巨大、但是简洁高效的系统。
通过按学科、按性质这个唯一维度分类，维基百科hold住了全人类的知识。所以，我相信，我们按性质对笔记本进行简单分类，分成工作学习生活兴趣爱好，建立一个简单但高效的笔记本体系，也能hold住我们全部的信息、一个人的全部知识。
对于我的文件夹体系来说，分类是这样的：
单单有一个完善的笔记本体系还不够，你还需要清晰明确的命名规则。第二个原则，是好的数字编码系统。
杜威十进制分类法是由图书馆管理员杜威(Melvil Dewey)发明的，是一种适用于图书馆图书分类编号方法，和美国国会图书馆分类法一起，被全球图书馆广泛运用。
杜威的分类法影响如此深远，以至于dewey从名词变成了西方国家常用的一个动词，和「Uber」、「摩拜」成了一样，dewey从名词单词成为了分类这个动作的替代；
杜威的分类方法，简单有效，既然连图书馆的知识都能hold住，对于个人文件管理就更没问题了。我采用了其中最精华的部分「十进制编号系统」，来给文件夹编号。
看一下杜威分类的实例，你就知道他是怎么编号的了。
在经典的杜威十进制编号里，从100、200一直到900，这是对全人类知识的分类整理。100是哲学，200是宗教，300是社会科学，400是语言，500是科学，一直到900历史。
在100哲学这个父类下面，划分为110、120一直到190这些子类，110是形而上学，120是认识论，子类110下面又分成很多孙类，例如111就是本体论，112是方法论，等等等。
第三个原则，是文件命名规范。
基于简洁清晰的杜威数字编号机制，你可以建立一个笔记本和文件的规范命名规则，我称之为「小能熊文件命名规则」：
名称由三部分构成：数字编号，四大分类，具体名称；
