不只是Office | 三分钟学写一封被人认可的专业邮件

Office 365 专业级电子邮箱Exchange Online篇

本系列讲师

蝈蝈

微软“邮箱达人”

魅力细水长流，需细细品味，就如邮箱，小技巧也能生出大智慧

3分钟图文教程

有数据显示：很多职场人每天处理100多封邮件，随着步入职场的时间增长，每天处理的邮件会更多。

邮件如潮水涌来，你有没有过这种时候：

· 根本没有仔细看完邮件内容，就匆匆回复个大意；

· 发出的邮件狂放不羁爱自由——不顾格式，错字频出......

你有没有想过，每一封发出的邮件都代表着个人职场品牌，一封不专业的邮件很有可能搞砸你的职场声誉。

比如收到以下这种邮件，你的内心难道不会是拒绝的？

如果你是老板，你会不会觉得招了一个假员工？

不信来找茬！

随便一扫，就可以数出“三宗罪”：

❶ 邮件无主题，哎呀，你到底要说什么呀亲！

❷ 邮件称呼不用昵称，你确定“丸子妹经理”是你老板想看到的？

❸  邮件无署名，你确定收件人知道你是谁？！

还有邮件正文的排版——这可是你的个！人！品！牌！

一封“善意满满”的邮件，但真收到内心还是闹腾的！

接下来我们就花三分钟，跟着以下节奏，解锁本期技能~

✎ 邮件书写规范篇：

①关于主题、②关于称呼与问候、③关于正文、④关于附件、⑤语言的选择、⑥结尾及签名

✎ 隐藏的邮件神技篇：

Q1：:附件内容如何直接存入企业级网盘OneDrive？

Q2：正文涉及某人有下一步行为时，如何@他？

Q3：邮件一键变成会议发送？

① 关于主题

1. 主题不可留白，不宜过长

2. 一封邮件只针对一个主题

3. 回复邮件时适当更改标题

② 关于称呼与问候

1. 对方有职务，应按职务尊称，如“X经理”

2. 不清楚职务，直接称呼“X先生”，“X小姐”

3. 邮件结尾最好有客套话，如：“Best regards!”“祝您工作顺利！”

③  关于正文

1. 邮件内容多，用“1、2、3、4”清晰表达

2. 如果有任务安排，指明行动节点

3. 多个收件人，指明每个任务安排哪个收件人来完成（Outlook独有@功能，后面会介绍）

④ 关于附件

1. 如有附件，应在正文提示哪个收件人查看

2. 附件命名要有意义

3. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应压缩成一个文件

⑤ 结尾署名

1. 不要在签名中使用背景图片、不合时宜的表情符号

2. 不要只用一个签名档：对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。

我们再来举个更常见的#栗子#——任务分发邮件：

季度末，销售经理发邮件给部门同事汇总本季度销售数据，具体要求如下：

① 让多名销售将销售数据录入系统；

② 数据分析同事统计，将结果发给市场经理进行下半年预算；

③ 同时将今年数据与去年同期做同步分析，看销售额是否受价格变动影响。

现在我们来纠错，上图邮件中哪里不合格？

❶  标题没有清晰指明工作截止日期

❷  3项工作任务都该谁完成并没有清晰指明

❸  邮件结果没有署名

这封邮件，正确的姿势应该如何？

① 邮件标题上写明任务截止日期

② @出每件事的负责人（@功能详见后文），并明确提交时间

③ 邮件末附上专业的邮件署名

（☝ 标准邮件姿势，点击放大查看 ☝）

如果邮件内容技巧你已经掌握，那么恭喜你已经通过写邮件第一关！

我们来闯第二关：

Q1：收件箱中附件不想存桌面，内容是否可以直接存入OneDrive（企业级云盘）?

Q2：如何快速把这封邮件直接变成会议邀请？

▼ 邮件快速变会议邀请：

打开要变会议邀请的邮件，单击“响应”下的“会议”，即可变为含收件人和主题的会议邀请，只需设置时间和地点即可

▼ 在会议中做笔记

在"会议"中点击“会议笔记”，选择“与会议共享”或“自己记录笔记”，选择“OneNote中位置”为笔记选择分区，然后点击“确定”

☟ 还不清楚？点击看视频 ☟

Q3: 邮件正文有任务需要某个收件人完成，如何提醒他？Outlook独有@功能

▼ 在邮件正文中输入“@”  符号，然后打出你想提及的人名即可（Outlook 也会进行智能提示）：

▼ 选中需要提及的人员后，他们的名字将显示为蓝色，任务一目了然：

*注：此外，如果被提及的人员没有在收件人栏中，Outlook 还会自动将其添加为收件人

本周小目标就到这里！

期待下一篇？明天见！

本系列教程共计4篇，每篇学习时间大约3分钟，图文介绍+部分视频形式：

正解锁  小目标 | 3分钟学会写一封让对方1秒认可你专业度的邮件

待解锁  小目标 | 3分钟帮你理清收件人和抄送的区别，6大邮件技巧提升专业度！

待解锁  小目标 | 3分钟学会如何紧急处理未读的100封邮件？

待解锁 小目标 | 3分钟揭秘如何用邮件日历功能，了解老板动向！

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