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不只是Office | 三分钟学写一封被人认可的专业邮件

锐普PPT  · 公众号  · PPT  · 2017-06-14 19:00

正文

Office 365 专业级电子邮箱Exchange Online篇




· 适用人群: 每天面对邮件的“职场er”

· 应用场景: 写邮件、发邮件、优化收件箱、掌握邮件礼仪、解锁邮件隐藏技能

· 掌握难度: ★★☆☆☆



本系列讲师


本系列讲师

蝈蝈

微软“邮箱达人”

魅力细水长流,需细细品味,就如邮箱,小技巧也能生出大智慧




3分钟图文教程



有数据显示:很多职场人每天处理100多封邮件,随着步入职场的时间增长,每天处理的邮件会更多。


邮件如潮水涌来,你有没有过这种时候:

· 根本没有仔细看完邮件内容,就匆匆回复个大意;

· 发出的邮件狂放不羁爱自由——不顾格式,错字频出 ......


你有没有想过,每一封发出的邮件都代表着个人职场品牌, 一封不专业的邮件很有可能搞砸你的职场声誉。


比如收到以下这种邮件,你的内心难道不会是拒绝的?

如果你是老板,你会不会觉得招了一个假员工?

不信来找茬!

随便一扫,就可以数出“三宗罪”:

邮件无主题,哎呀,你到底要说什么呀亲!

邮件称呼不用昵称,你确定“丸子妹经理”是你老板想看到的?

邮件无署名,你确定收件人知道你是谁?!


还有邮件正文的排版——这可是你的个!人!品!牌!


一封“善意满满”的邮件,但真收到内心还是闹腾的!


接下来我们就花三分钟,跟着以下节奏,解锁本期技能~

✎ 邮件书写规范篇:

①关于主题、②关于称呼与问候、③关于正文、④关于附件、⑤语言的选择、⑥结尾及签名


✎ 隐藏的邮件神技篇:

Q1:: 附件内容如何直接存入企业级网盘OneDrive?

Q2: 正文涉及某人有下一步行为时,如何@他?

Q3: 邮件一键变成会议发送?

邮件书写规范,写一封让对方认可的邮件

① 关于主题

  1. 主题不可留白,不宜过长

  2. 一封邮件只针对一个主题

  3. 回复邮件时适当更改标题


② 关于称呼与问候

  1. 对方有职务,应按职务尊称,如“X经理”

  2. 不清楚职务,直接称呼“X先生”,“X小姐”

  3. 邮件结尾最好有客套话,如:“ Best regards! ”“ 祝您工作顺利!


③  关于正文

  1. 邮件内容多,用“ 1、2、3、4 ”清晰表达

  2. 如果有任务安排,指明行动节点

  3. 多个收件人,指明每个任务安排哪个收件人来完成(Outlook独有@功能,后面会介绍)


④ 关于附件

  1. 如有附件,应在正文提示哪个收件人查看

  2. 附件命名要有意义

  3. 附件数目不宜超过4个,数目较多时应压缩成一个文件


⑤ 结尾署名

  1. 不要在签名中使用背景图片、不合时宜的表情符号

  2. 不要只用一个签名档:对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。

我们再来举个更常见的#栗子#—— 任务分发邮件

季度末,销售经理发邮件给部门同事汇总本季度销售数据,具体要求如下:

① 让多名销售将销售数据录入系统;

② 数据分析同事统计,将结果发给市场经理进行下半年预算;

③ 同时将今年数据与去年同期做同步分析,看销售额是否受价格变动影响。


现在我们来纠错,上图邮件中哪里不合格?

标题没有清晰指明工作截止日期

3项工作任务都该谁完成并没有清晰指明

邮件结果没有署名


这封邮件, 正确的姿势应该如何?

① 邮件标题上写明任务截止日期

② @出每件事的负责人(@功能详见后文),并明确提交时间

③ 邮件末附上专业的邮件署名

(☝ 标准邮件姿势,点击放大查看 ☝)


如果邮件内容技巧你已经掌握,那么恭喜你已经通过写邮件第一关!

我们来闯第二关:


解锁那些隐藏的Outlook神技


Q1: 收件箱中附件不想存桌面,内容是否可以直接存入OneDrive(企业级云盘)?


Q2: 如何快速把这封邮件直接变成会议邀请?

▼ 邮件快速变会议邀请:

打开要变会议邀请的邮件,单击“ ”下的“ 会议 ”,即可变为含收件人和主题的会议邀请,只需 设置时间和地点 即可







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