五分钟、六步骤给公文快速整容

领导和上级如何在最短时间里判定一篇公文的质量和水准？是看结构？不是！是看标题？不是！是看起始段或结尾段？更不是！告诉你，是格式。

看各个部门的材料多了，发现一个规律。一般而言，一眼看上去格式规整，标题小标宋二，正文仿宋三，标题按 “一、”“（一）”“1.”“（1）”依次排用下来的，往往文字内容也是上乘；而那些交上来格式乱七八糟，整篇宋体五、字小的看不见的，或者标题零号字，感觉不是在写公文而是在刷标语的，文字内容常常也是不忍淬读，看着好笑。

难道格式是否标准和公文水平有什么直接关系？答案是肯定的。

其实，当时请各个单位提供年度总结的时候，并未统一要求格式，但很明显，各个单位还是把自己的一贯工作作风带到了这篇总结里。

那些对格式一丝不苟，无论什么情况下都严格按照公文格式规范塑造自己文字的单位，往往都是训练有素、管理规范的单位，对内容更是会认真对待，反复推敲，结果就是公文质量高，上级单位满意。

其实，公文的格式一方面是单位的脸面，别人从这一点来判断单位的工作状态、管理水平。相应的，公文的格式也是办公室人自己的脸面，别人从这一点来判断你个人的业务能力、作风态度。

把格式先调好，绝对是四两拨千斤的划算买卖，甚至竟然经常因为这个轻易获得表扬，似乎连文字内容也跟着沾了格式的光。

有时候拿出来的东西，别人还没细看内容，就先表扬一句，很规范啊，很是那么回事啊之类的，看着没大问题，之类，第一印象不要太好，一下子就把作者判定为一名在文海遨游多年的老笔杆子，带着一种认可乃至敬畏去审的稿子，修改意见明显提的少多了，认可度明显高多了。

觉得你至少要记住这四个方面的要点：

标题。 并非越大越好，千万别用黑体！一般用 2号小标宋体字；在顶端或红色分隔线下空二行位置；分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当；标题排列应当使用梯形或菱形，工字型不能看！若有副标题，破折号之后则是三号楷体。

正文。 一般用 3号仿宋体字；每个自然段左空二字，回行顶格。

序号。 这个很多人乱整，完全随心所欲，还有用 圈一的，土包子！按照规范，文中结构层次序数依次可以用 “一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注；都是三号，都不加粗！

行距。 你可知道行距也是有要求的？整个行距 40是几个意思？凑字数吗？规范要求的是排版每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。在Word里如何达到呢？一个，是调页面设置，页边距上3.7，下3.5，左2.8，右2.6，页脚边距2.5；二个调是行高，单倍行距（固定值29.45磅），这些数值可以根据自己的实际微调。

做到这四点，一眼看上去，公文的格式就基本规范了。当然，其他关于附件、署名、日期等都有相应要求，这个就不再赘述，请大家自行在《党政机关公文格式》里翻查吧。