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表格内容很少,文件却超级大?Excel表格快速瘦身有妙招

秋叶PPT  · 公众号  · PPT  · 2017-06-08 07:00

正文

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WiFi下食用更美味~


最近有一部电影火遍了朋友圈。



印度国宝级男神演员阿米尔汗, 为了演好中年爸爸的角色。 拍摄之前胡吃海喝

把自己吃成了胖子。


然后又为了拍摄年轻时的摔跤手戏份, 51 岁的他在 5 个月内疯狂减重 50 斤, 又变回了满身腱子肉的瘦子。

在电影上映前就有记者问他「 为什么不先拍瘦的戏份呢?」

他说: 如果先拍瘦的再拍胖的,那么等电影拍完,我还是个胖子,我怕自己再也没有动力瘦回去了。

说得好有道理啊! 这么高强度的瘦身运动,不是一般人能坚持得了的。


像我这种没有什么追求的小胖子, 就是 做仰卧,再起做这种运动。

不过呢,谈起瘦身这个话题。你知道吗?


Office 文档也经常会碰到「肥胖」问题, 这个我就有办法轻松解决。

以前实习的时候,曾经在公司里群发一个带文档附件的邮件,结果由于文档超大,造成了全公司服务器堵塞,现在想起来都还觉得好尴尬好尴尬。


很多同事朋友曾向我求助,实际上只有几十行不超过一页的数据,平时可能 1 M 不到的表格文件,为什么会莫名其妙的变成了10 M,上百 M 呢?

最夸张的一次,是有一位同学说,它的表格有 70,412 页。


这么大的表格,随便改一个数据,都得等好久好久,Excel 才能反应过来, 或者 1 天也反应不过来 ……


看到这个窗口的那一刻,都会有一种被电击中,快要死了的感觉


今天就说说,内容很少的 Excel 表格, 为什么会莫名奇妙的变大大大大大呢? 以及超级简单的3种表格速效瘦身法。

嗯,绝对比阿米尔汗减肥轻松!


找原因


Excel 变「胖」的原因可能有很多很多: 函数公式太多了, 工作表太多了, 数据验证条件格式等额外的设置太多了, 放了太多图片或者高清大图, 异常退出造成文件虚 」, 单元格格式种类太多 …… 数都数不完。

但是最最常见又不容易被发现的原因是:

❶ 被反复编辑过造成格式过多范围过大;

❷ 不小心插入或者隐藏、删除行列时残余了大量的线条等对象;

❸ 系统导出的数据不干净,存在大量空白占用了表格空间。

找方法


用以下三招,就能立马让「虚胖」的表格「瘦」下来。




清除外围


在工作表中,只有红框区域里的才是有效数据。在此范围外,可能还有大量冗余的格式,看不见的空格、字符。整个 Excel 表格总共有 1,048,576 行,16384 列,单元格总数那就是天文数字啊。



所以,第一招就是要清除外围的冗余数据和格式。


选中有效数据范围下面一行, 按【 Shift+Ctrl+↓ 】选择到最后一行的所有区域, 全部清除。



下边的全部无效区域中的格式和内容统统干掉了。


右边如法炮制, 选中有效范围右侧一列, 按【Shift+Ctrl+→】 选择到最后一列的所有列, 全部清除。

如果还担心清不干净, 那就再把全部清除换成删除, 再来一遍。




扫清对象


有些表格里会潜伏很多白色小线条、小矩形很占空间,肉眼却根本看不见。


肿么办? 不要用肉眼!

在 Excel 里,对象都不用自己找的, 用一个【 Ctrl+G 】, 定位条件-对象, 就能够将全部浮在表格上面的线条、图表、矩形等等对象选中。







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