你的邮箱又「炸」了？这四个Copilot整理秘籍值得收藏

微软科技 · 公众号 · · 2024-08-14 08:00

主要观点总结

邮件过载问题仍是Microsoft 365用户面临的挑战，但AI技术如智能Copilot副驾驶®提供了新的解决方案。文章介绍了四个策略，包括提炼、深挖、起草和诊断，帮助组织高效管理邮件。智能Copilot副驾驶®能够提炼邮件摘要，搜集关键行动项；深挖邮件、Teams消息和文件夹中的文件；起草邮件初稿并诊断邮件中的模糊或令人不悦的部分。

关键观点总结

关键观点1: 邮件过载问题的严重性

大多数邮件在极短的时间内被浏览，而用户需要在接收和阅读邮件上花费大量时间。这增加了组织的机会成本，因为员工的时间被占据，无法专注于更具战略性的工作。

关键观点2: AI技术在邮件管理中的应用

AI技术如智能Copilot副驾驶®能够帮助员工高效管理邮件。它可以提炼邮件摘要，搜集关键行动项；深挖邮件和其他文件；起草邮件初稿并诊断邮件中的模糊或令人不悦的部分。

关键观点3: 智能Copilot副驾驶®的具体功能

智能Copilot副驾驶®能够完成多种任务，如生成邮件摘要、搜集关键信息、初稿撰写和邮件诊断。这些功能有助于用户节省时间，提高邮件处理的效率。

关键观点4: 组织如何应对邮件过载问题

为了应对邮件过载问题，组织可以采取四个策略：提炼、深挖、起草和诊断。这些策略有助于培养高效管理邮件的习惯，从而减轻工作压力，确保重要信息能够脱颖而出，精准传达。

正文

根据最新发布的《2024年工作趋势指数年度报告》，邮件过载仍然是Microsoft 365用户面临的持续性问题， 85%的邮件在15秒内即被匆匆浏览，而平均每位用户在发送一封邮件的同时，却要阅读四封邮件。 然而，面对这堆积如山的邮件，我们却无法简单地选择逃避或放弃，因为其中往往包含了至关重要的信息与更新。但不可否认的是，这些信息的累积速度之快，确实令人咋舌。而当我们的员工将大量宝贵时间耗费在收件箱的管理上时，这对我们的组织而言，究竟又新增了多少潜在的机会成本呢？

为了让员工重新掌控时间，从而将时间投入到更具战略性的工作中，AI技术提供了一些新的可能。 在一项针对早期智能Copilot副驾驶 ^® 用户的深入研究表明，在顶尖企业中，员工们将高达25%至45%的工作时间花费在处理邮件上。 不过随着AI技术的进步，未来的工作日中，我们花在浏览收件箱上时间将大幅缩减。为了应对邮件过载，以下的四个策略，将帮助你的组织培养起高效管理邮件的好习惯：

提炼（Distill）

智能Copilot副驾驶 ^® 能够将冗长繁复的邮件对话，凝练成精炼的摘要，让你能够在无尽的往返信息中，迅速抓住核心要点。

它还能智能地搜集并标记关键行动项，例如搜集在邮件等多个程序中的CEO首席助理笔记。

同时，我们可以鼓励团队成员将AI工具生成的总结融入每日晨间流程，帮助他们瞬间掌握最新资讯、高效开展工作。

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深挖（Dig）

当你需要查找某个关键文件或信息时，不必再费力回忆数千封邮件中哪一封包含了你所需的内容。智能Copilot副驾驶 ^® 能为你完成挖掘工作，它的搜索范围不仅包括邮件，还扩展到了Teams消息和各个文件夹中的文件。

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假设我记得某人给我发了一个非常棒的PowerPoint演示文稿，但我想不起是在邮件附件里还是会议分享中收到。现在，只需让Copilot帮我找出来，就能节省大量时间。

玛丽莲·埃默里克， 微软现代工作与商业应用产品市场部高级总监

这一功能，无疑彻底革新了她的信息检索方式。

起草（Draft）

智能Copilot副驾驶 ^® 能为你撰写邮件初稿，你只需在此基础上进行事实核对和补充完善。 你可以鼓励团队成员在撰写邮件时，优先采用Copilot生成的初稿作为起点，而不仅仅是在不知道写什么时才这么做。

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这是一场行为模式的变革，我们需要将这一习惯植根于日常工作中。

汤姆·希思， 微软高级业务项目经理

诊断（Diagnose）

当你的邮件草稿准备就绪后，智能Copilot副驾驶 ^® 能够诊断出信息中模糊或令人不悦的部分。 Copilot的指导功能可以检查邮件的语气、评估表达的清晰度，并提醒写作者考虑收件人的感受，告诉你邮件的言辞是否显得礼貌得体，还是稍显突兀，或者带有一丝防御性。

这一功能对于写作非母语者、写作新手，或是那些总是希望邮件能更加完美的人来说，无疑是巨大的帮助。

在这个信息爆炸的时代，我们都面临着邮件过载的问题。不过借助AI

在这个信息爆炸的时代，我们都面临着邮件过载的问题。不过借助AI技术的力量，我们便能培养起一种全新的习惯，能在极短的时间内让邮箱井然有序，有效缓解工作压力，同时确保那些至关重要的信息能够脱颖而出，精准传达。

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