用PowerPoint构建影响力，你应该怎么做？

作者：慎思君

PowerPoint服务于沟通，而沟通的目的是为了实现影响。

毫无疑问，这个工具已经成为了职场人士用于商业沟通中最为频繁和重要的工具之一。对于咨询顾问而言，这个工具不仅仅是向客户证明专业性的工具，亦是衡量顾问工作效率的重要指标之一。虽然PowerPoint不是沟通的全部，但作为一个沟通工具，好处显而易见——运用文字、图表、图片等多种元素，并设计动画、音频、视频等不同演示方式，如此丰富的表现形式赋予这一工具极为强大的影响力。但劣势是正因为有这么多的元素可以采用，这个工具也变成了沟通成本最高的工具之一， 为了达到影响力的目标就必须要仔细考虑如何利用多种元素来组织信息和强化观点。

不同于已经深谙此道的咨询顾问，很多企业界人士对其的认知还仅仅停留在一个普通办公工具的层面之上，他们对于PowerPoint处于“既爱又恨”的状态。随着工作的专业性要求不断提升，他们与PowerPoint的交集越来越多，但是却缺乏相应的培训和工作中的练习机会，往往导致真正要用的时候，花了不少时间投入制作，但是效果平平，最后只能选择“草草收尾”，以至于PowerPoint也难免沦为被当成了Word来用的尴尬境地。 想要做好任何一件事情的必要前提是一定先重视它。

一直想找机会和大家谈谈这个咨询行业最炫、最被津津乐道的技能之一——PowerPoint，虽然这个话题相关的内容已经漫山遍野了，看似了无新意。但是仔细研究一遍，就发现大部分的内容都是咨询公司或者4A公司所采用的原则方法。如果企业人士能够掌握这些技巧，自然会受益良多。

借助近期为一家大型跨国集团开展系列工作坊之际，在完成商业沟通能力板块之后，我腾出一些时间粗略整理了对这一工具的看法，以及企业人士为何写不好PowerPoint的关键症结所在，今天通过慎思行平台与大家分享其中的部分。而我的评测标准并非是在于和咨询顾问写出一样水准的报告，而在于能否产生影响，积极推动公司内部观点的交流，从而影响决策。

问题的由来

在企业内部的商业沟通工作坊中，管理人员或多或少都曾和我抱怨“现在公司这么多部门，很多时候呈递的报告看不明白，也没有那么多时间仔细研究，最后的结果就是无论大事小事，我就让他们来讲，讲完之后，双方讨论了一下才发现，很多我想看的重点都不在原来的报告上”。

有没有听着和你的情况有点像？我想这应该是企业内部都会存在的普遍问题， 而公司内部PowerPoint的主要定位还是以阅读为主汇报为辅，信息量普遍较大，使用也非常频繁，所以如果无法妥善处理好信息，增加双方的沟通成本自然就成了家常便饭， 想想你有多少会议是因为信息的误解和不理解而额外产生的吧。即便在咨询公司内部的小型项目团队中，也常常会写出大量“无用”的页面，就更不用说大型组织的跨部门沟通了。

而做一次完美的沟通并创造积极的影响， 主要有三个层次的要求：信息、理解以及影响。 简而言之，如果你想要为创造影响建立一个沟通场景，第一层要求也是最基础的要求，先把相关的重要信息收集以及逻辑编排的工作做好；第二层要求是要确保你的听众，借用互联网的说法，即“用户”，能够准确接收和理解所传递的内容；第三层要求才是创造影响，获得用户的认可和支持。而这每一个层次背后都有相应的工具/技巧组合，这里我便不一一详述。

在和不少企业人士交流中，我总能发现有不少深刻的观点和有趣的想法，但是他们却苦于无法用PowerPoint展现观点的影响力。他们认为使用PowerPoint是一个负担，但无论你是否喜欢PowerPoint，最好你能够用好它，否则影响力先不谈，你的工作效率都会被它所“扼杀”。谈及PowerPoint的技能，很多这方面的培训基本聚焦于两个方面：

- “要Power”： 不少人会在美化方面下足功夫，找到一个高大上的模板、找到极尽精美的图片、选择惊艳的色彩，将每一个页面做得美轮美奂；

- “要Point”： 金字塔原理是被提及最多的话题，掌握了金字塔原理就可以搭建好PowerPoint的逻辑结构，就能够写好，这是很多人的共识。不得不承认，金字塔原理的重要性确实不容忽视，也都是咨询顾问入职必备的培训内容；

但是在我看来，不少大型企业内部都已经有了公司的专属模板，如果仔细阅读过咨询公司的报告，其所使用的模板均十分简单，图形亦不复杂，网络上随处都能够获得。同时，企业人士的经验导向思维决定了金字塔原理只能作为企业人士的补充，他们的优势是在很多问题上可以直接找到症结，而无需重新“平地盖楼”。而且不少企业的管理人员也都知道金字塔原理，甚至有人在一次工作坊中告诉我之前参与过不少金字塔原理的工作坊，也自己买书研读过这些方法与理论，但是为什么写出来的PowerPoint还是被“用户”诟病，读起来如鲠在喉、如雾在林，这很启发我思考。

差距在哪里？

“我们和咨询公司了解的信息都是一样的，甚至比他们了解的更多，为什么他们可以PowerPoint又快又专业，而我们就不行呢？”这都是不少企业内部与咨询公司直接展开合作的管理人员常常请教我的问题。

而我总是经常反问一句“咨询公司的报告只是专业吗？”，他们很快便会驾轻就熟地向我展示其“金字塔”的逻辑结构，而我往往会要求你直接给讲一轮，只有这样，真正的问题才会出现。特定的方法与工具确实能够快速提升PowerPoint的专业性，但这些毕竟都是锦上添花的技巧，却往往被众多企业人士认为这是阻碍其PowerPoint迈向专业之列的唯一绊脚石。

一种企业人士的观点是咨询顾问们肯定花了很多时间在PowerPoint的写作方面。但是事实上恰恰相反，在电脑上写PowerPoint的时间应该是顾问的工作投入中最少的，甚至有些公司都会外包写PowerPoint这个“流程”。为什么？

而另一种观点认为PowerPoint远没有观点本身来得重要，这一点我非常同意。无论PowerPoint做得多好，观点是否有价值，内容是否有价值，这是很重要的，相信大家也看过不少 “好看”和“耐看”但是却毫无深刻观点的PowerPoint，顶着时刻都有被领导“掀翻”的风险。企业不缺观点和内容，但是大部分企业人士在构建观点影响力方面“举步维艰”。为什么？