专栏名称: 职场趣学
原《趣你的PPT》,看了会上瘾的Office教程
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中秋了,是时候给客户爸爸发一封邀请函了~

职场趣学  · 公众号  ·  · 2017-10-04 22:45

正文




如果我没有记错的话,今天应该是中秋节了。想送的祝福太多,不知道该说哪一句,海宝就在这里先给大家拜个早年吧……


在这个阖家团圆没有什么人学习的日子里,海宝还是决定,兢兢业业地准备一篇干货满满的干货。毕竟没有回家,没有男朋友,没有钱看《羞羞的铁拳》的我,实在是太闲了……


古有广发英雄帖,召集各路英豪武林逐鹿。今有群发邀请函,感谢客户爸爸同舟共济。那么,客(BA)户(BA)那么多,做好模板再一个一个地修改名字发送,今年的脱单计划估计又要泡汤了……


我不止一次的说过:凡事重复,必有套路。我们要一下子制作N张不同姓名不同称呼相同版式的邀请函,当然是非【邮件合并】莫属啦~~下面我们就来说一说,怎么一步一步的实现它。


01 


准备工作

【邮件合并】必需的两个文档:一个是数据源,一个是主文档。



1. 数据源是一份Excel表格,里面必须要包含有需要用到的变量信息。我们要制作邀请函,需要用到的变量信息有姓名与性别。



注意!Excel表格第一行必须是标题行,标题行下面是对应的具体信息。


2. 主文档是一份Word文档,也就是邀请函的Word文档模板。



模板的制作无外乎两种:一种是自己设计,一种是下载模板。


(1)自己设计的技巧:

1 推荐使用PPT进行设计。因为PPT本身就是用于图形设计的工具,编辑起来会更加方便~~



具体步骤省略,毕竟关于PPT设计,职场趣学实在是讲得太多了~~


2 把Word纸张大小设置跟PPT幻灯片大小一致,并将纸张页边距都设置为0。


3 PPT文件内容全选复制到Word文档里面,粘贴格式为【保留源格式】。



(2)下载的模板使用技巧:

1 我们在网上下载的模板,通常是图片格式。所以,首先需要通过【画图】工具来了解图片的基本信息。图片拖进画图工具→【文件】→【属性】→【单位】设置为【厘米】→确认图片大小。

(画图工具基本每台电脑都有哦,可以在开始菜单栏找到~~)



然后把Word纸张大小设置为图片相同大小。


2 图片复制到文档以后,点击图片,打开【图片工具】隐藏工具栏,点击【重设图片和大小】,环绕方式设置为【衬于文字下方】,然后【水平居中】【垂直居中】即可。



3 最后,以绘制文本框的形式,把需要的文本内容添加上去即可。



02 


邮件合并


1. 插入姓名合并域


第一步:导入数据源

【邮件】→【选择收件人】→【使用现有列表】→找到数据源所在的文件位置→【打开】→【确定】



第二步:插入姓名合并域

光标定位在姓名文本框位置,点击【插入合并域】,【姓名】。



2. 选择“先生”or “女士”


第一步:光标置于姓名域的后面,点击【规则】,选择【如果…那么…否则…】



第二步:【域名】选择【性别】,【比较对象】编辑为“男”,则插入此文字“先生”,否则插入此文字“女士”,点击【确定】。



第三步:通过格式刷,快速设置新插入内容的字体格式。



3. 完成并合并


【邮件】→【完成并合并】→【编辑单个文档】,此时Word就会生成一份新的合并文档。

【GIF7】

大功告成啦~~

这样,即使你的新文档不小心给误删了也没关系,只需要重新点击一下【完成并合并】就秒出咯~~


03 


后续工作处理

如果你比较喜欢传统的纸质寄件方式,那么到这一步只要打印出来就可以结束了~~

而如果你想要发送电子邮件,则最好以图片的形式发出。而我们怎么把这一份新生成的Word文档转化成一页页单张图片呢?Smallpdf,一个神奇的网站~~


第一步:将新生成的Word文档另存为PDF格式。



第二步:登录Smallpdf.com,将PDF文件转化为单张图片



第三步:下载压缩包,并解压



完美~~

另外哦,如果是免费版的Smallpdf,每小时只能进行2次PDF转化噢~~

且转且珍惜,下周见~~


【好课推荐】

主文档的设计四不四抓耳挠腮的也不知道怎么办才好?网上模板找来找去是不是都丑出了新天地?别着急,学了PPT,设计so easy~~

已经30000+的小伙伴加入我们了,你还在等什么~~



后台回复“邀请函”即可获取练习源文件哦~~


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