文/邢秀丽
云南昆钢电子信息科技有限公司
随着大数据、云计算、互联网络技术在财务信息化方面的不断发展，传统纸质会计档案管理越来越难以满足企业的财务管理需求。数字化的会计信息管理方式必然应运而生，以纸质为主要媒介的传统会计档案管理向以数据形态的管理转变，大数据时代加速了这一管理和应用的进程。
财务信息的数字化、网络化已成为财务管理发展的必然路径。会计档案的管理内容和方式必然随之发生重大改变。会计信息的数字化，是对会计信息的整理、收集、加工、传送、保存与信息再现，全过程采用信息技术方式加以实现，通过网络共享方式实现会计档案的采集、存储、分析、应用，通过采集、搜索、挖掘相关信息，以实现不同地域信息的共享。
统模式下的会计档案易磨损，不易保存，以保存纸质媒介为主，受保存时间、保存环境及保存技术与工具的限制和影响，存放时间越长，原始凭证上的字迹越会变得模糊不清，甚至逐渐淡化，不容易辨别。
随着各类原始凭证、账本、报表使用次数的逐渐增加，凭证、票据损坏的情况也会随之加剧，再加上人力物力和储存空间的局限，纸质会计档案难以实现有效的监管和保护。
传统模式下的会计档案管理查阅困难、使用不便，每次查阅和调出都非常困难。需要审查时，就要查阅跨度在几年期间内的凭证、账本和报表等档案资料。这些资料若逐一复印，就需要几十甚至上百页纸张，造成资源浪费不说，查阅起来也极其不容易，耗时耗力。跨地域、跨国界的集团公司要查阅分散在各地的会计档案，就更加困难重重。
大数据下的会计档案管理，员工工作时间和地点不受限制。档案管理人员在网络环境下可以随时随地进入自己独立的工作空间查看、录入、整理电子档案，会计档案实时存储，数据准确，可反复使用、查看。电子会计档案使查阅的内容更直观、更方便、更快捷，不仅可以显示自身的信息，还可以查询到其他相关信息，员工不需要花费太多时间就可以查阅和整理，减少了纸上记录的信息量，节省了资源，更提高了工作效率。
大数据下的会计档案管理，数据更具时效性。利用电子会计档案制作会计账簿和报表数据，既能以独立数据的形式存在，也能与各种类型的会计信息建立联系。管理平台的数据实时更新，使会计信息更准确、更及时。应用电子会计档案还可以实现从大量的数据中搜索关键词，并加以过滤，搜索和挖掘出对企业决策有用的信息，以满足企业价值管理的需要。电子会计档案的安全性较高，不易被修改，保密性更高。
大数据下的会计档案管理并非可以完全替代传统模式下的会计档案管理，电子凭证的效力和法律效力也不及传统纸质凭证。大数据下的会计档案存放条件要求高，需要有信息系统作为平台载体，日常维护和管理的成本高，需要把所有业务和财务的凭证、单据、账本、各类报表等保管到财务共享服务中心的平台所在地。这就要求平台所在地的档案中心要具有相当的规模，能够保管各分子公司大量的会计档案，平台还要创造最好的条件用于会计档案的信息存储和影像管理等。
早期的财务信息系统仅从功能上满足了企业内部对财务信息的需求。不同企业使用的系统有着不同的数据库平台和数据库结构，从而导致各企业使用的财务软件种类繁多、自成体系，不仅无法与业务系统软件的数据进行通畅交换，财务软件间的数据交换也很困难。国家标准文件《信息技术会计核算软件数据接口》的颁布，为财务软件之间实现财务信息的统一提供了技术标准，使财务信息的跨组织、跨系统分享、传播成为可能。结合网络系统和ERP系统，使企业业务人员在开展具体业务时可以通过网络将财务数据实时传输到财务系统中，财务人员对财务数据进行审核确认后，程序自动排序、分类整理，进行格式转换，存储在数据仓库中。财务人员可以通过网络实时管理和控制整个过程，完成原始会计数据的标准化、规范化的储存，实现财务数据循环使用，做到“一次输入，各处通用”，增强了财务信息的流通性，不同会计信息需求者对财务信息的需求方式也变得快速且便捷，满足了需求者的阅读需要。
实践中，对会计档案的管理，有的企业采取将会计档案存放在分、子公司所在地，由其负责纸制会计档案的保管，方便各级行政监督部门的管理需求，电子档案则由财务共享服务中心统一保管。有的企业将会计档案统一保管在财务共享服务中心所在地，在频繁使用和查阅的近几年内仍保存在分、子公司当地，超过一定年限很少被查阅时，再送交到财务共享服务中心统一归档保管，从而延长了会计档案的形成链条，增加了新的内部控制风险点，扫描影像、单据收集等多岗位角色的增加，导致企业会计档案管理过度依赖影像系统形成的电子会计档案，而容易忽视对纸质媒介的辨别和管理。
在现代信息技术飞速发展的今天，依托财务共享服务中心平台管理会计档案，应加强企业电子会计档案管理制度体系的建立，关注会计档案形成的全过程，强化内部财务信息质量管理职能，提高财务信息处理、交换、收集与跟踪方面的信息质量，不断提升会计档案形成的质量，减少差错和失误。确定并完善企业报销流程中报销单位、报销人及财务共享服务中心之间的责任关系，核实报销人、报销单位、财务共享服务中心三者在会计档案信息流转、监督与审核过程中的各项职责，形成三位一体的会计信息质量责任体系。
（一）建立健全内部管理和风险控制，保证纸质和电子会计档案信息的真实性和一致性
(1)会计档案管理系统与各业务管理系统之间应建立标准化的数据交换模式，建立系统之间进行数据交换后的检查机制，保证会计档案记录、采集过程的一致性、完整性和安全性。会计档案的接收单位应对电子会计档案的存储载体及其技术环境进行检查，保证接收到的电子会计档案准确、完整和安全。通过电子技术手段动态管理、跟踪会计档案信息的形成过程，确保及时收集和跟踪范围内电子会计档案的真实性。同时应该建立定期抽样检查和反馈机制，保证电子会计档案管理系统数据的一致性和完整性。利用财务共享服务中心管理平台和图像系统，管理纸质会计档案的制作、收发、流转、借阅等工作。电子会计档案与纸质会计档案相互衔接，实现对会计信息的全过程管理。
(2)财务共享服务中心管理电子会计档案，导致财务和档案管理的一些岗位被取消。在会计档案管理工作中，纸质的会计凭证、原始单据、票据等的真实性与扫描影像资料的一致性受到质疑，成为财务共享服务中心管理电子会计档案新的风险控制点。企业应提高会计档案形成过程的质量，加强会计档案形成各环节的稽核与比对，防止因自身操作失误所带来的风险，保证财务共享服务中心会计档案管理的整体质量，避免人为错误操作带来的风险。企业应对各种表单的填写规则、各个审核环节的稽核规则、会计核算规范、资金支付结算规则等方面实行系统固化，以提高操作过程的效率和质量，将风险控制在可控范围。财务共享服务中心管理的会计系统很大程度上依托网络信息系统，非常容易受到病毒和黑客的攻击。企业应采取强有力的措施保证网络的安全性，建立信息系统安全管理制度，对信息系统的安全性开展定期和不定期的检测，避免计算机病毒的入侵。禁止任何用户安装非法防病毒软件和私自卸载企业要求安装的防病毒软件。
（二）建立文档管理与影像扫描管理是电子会计档案管理的重点
财务共享服务中心统一保管会计档案，原始票据与业务支撑文件会计档案的传递和归档就变得非常重要。前期，财务共享服务中心平台支持电子影像与电子文件集中归档的影像与档案管理系统并行，在不增加太多工作量的前提下，及时安全地传递文件，并实现电子文件与实物档案的有效衔接。但随着业务量的增加，影像扫描岗位的工作量也变得十分巨大，扫描传递的成本也越来越高。影像扫描可以通过总部扫描中心或者扫描分中心来进行，扫描后的会计档案可以通过专门的影像系统来管理。专门的影像管理系统有利于建立原始单据与电子影像文件之间的对应关系，会更有利于调阅与审计查证的需求。影像扫描的工作量巨大，系统也会面临存储空间不足、运行速度变慢的问题。这时也可以选择自身建设或者通过第三方档案管理系统来解决，建立不止一个档案管理中心来解决类似的问题。
[1]李淼．会计档案的信息化管理概论——以高校为例[J]．财经界，2012（12）．
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来源：《
中国总会计师
》杂志
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