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手帐有术 | 毕业季到来,手把手教你建立职场手帐体系,摆脱工作低效状态

手帐研究室  · 公众号  ·  · 2017-05-03 17:20

正文



面临毕业季的尴尬和不舍,上了这么多年学的阿润,最终也需要踏入职场。


于是以为自己之前建立的手帐体系,可以稳稳地hold住职场,让自己的工作高效快捷。


谁知?作为一个实习生,在职场的第一个月真的是度日如年,要学的东西太多,突然来的任务,各种琐碎的事情等,压得阿润难以招架。




更别提所谓的“高效办公”了。。。


最近在读了六哥的新书《颠覆平庸》,六哥站在自己三十岁的角度给大家分享了他多年关于职场的经验。



短短两个礼拜读完三遍之后,阿润突然觉得自己对于职场和工作有了新的认识,于是结合书中职场部分的内容,改善了自己的手帐体系和工作的方式,于是写了这篇文章。


跟着六哥这个职场老司机写的书,我们作为职场小白可以有哪些思考和改进呢?


如果你也是一个刚踏入职场的小白,希望这篇文章可以对你有所收获。



这篇文章主要分为以下几个部分:


1.如何尽可能全面地考虑问题,击破“我不会”的窘境

2.进度可视化+构造“工作流”,让工作更高效

3.利用工作的“固定清单”,聚焦自己的注意力



如何尽可能全面地考虑问题

击破“我不会”的窘境



刚到实习公司的时候,入职的第二天,组长就让我对于某个自己不熟悉的领域提出解决方案。阿润一下子就懵逼了。尝试着很多方面去考虑这些问题,然而仍然有很多的漏洞。


而六哥在书中提到了一个尽可能全面考虑问题的模型(套路)却恰恰提供给了我们这样一个思考问题的思路,即六个字“人、机、料、法、环、测”


分别是指:负责人、设备、物料、规则和流程、环境、检测检查



举个栗子:

比如不论在学校还是公司,我们可能都会经历过大大小小的活动。

假设有一天,你的上级或者老师突然让你来主办或者协同办一场活动,你肯定一脸懵逼。


但是在工作中,我们常常面对一下自己之前从没做过的事情。


那么我们就可以使用这个模型中的“六个维度”来帮助我们尽可能地考虑好这个问题。


  1. 人:活动需要哪些人来举办这个活动,他们分别负责哪些环节?

  2. 物:活动需要哪些设备,需要如何申请和获得?

  3. 料:活动中需要准备哪些物料呢?预算是多少?

  4. 法:整个活动的流程大概是怎么样的?每个环节的时间截点是何时?

  5. 环:举办活动的场地的环境怎么样?需要注意什么?

  6. 测:检查、讨论、头脑风暴,还有哪些需要检查和改进的?


通过这么一个套路,我们可以尽可能全面地去hold住一个我们可能不是很了解的问题,或者帮助我们去思考,我们是否已经仔细思考了,从而可以更加从容地去“击破”我们不会、不熟悉的窘境。(学习之后,亲测有效~)



进度可视化+构造“工作流”

让工作更高效



在书中,六哥提到了一个词“工作流”,个人的理解:讲的其实是我们日常工作的原理。

  • 收集

  • 整理

  • 输出



阿润的理解是:“工作流”的基本套路就是


1.收集我们需要的“材料”、“信息”

2.对我们收集的“原材料”、“碎片化信息”进行整理和加工

3.最终输出成我们想要的“产品”、“文章”、“报告”等我们想要达成的效果


举个例子:

比如房地产销售这个岗位:

1.收集:收集房源信息、客户信息

2.整理:对收集的信息进行加工,宣传,配对(打电话、上门、发传单)等

3.输出:促成买卖双方的信息和需求匹配,想要达成的效果就是签订合同,买定离手


再举个例子:

比如学生考试:

1.收集:收集老师课上画的重点、各种考试参考资料

2.整理:对这些信息进行整理、分类、熟悉,形成自己记忆中的内容

3.输出:将自己的理解的知识点,写在考卷上,输出成一份考卷上交


在理解完基本的“工作流”套路之后,阿润结合自己平常写的手帐、使用印象笔记的习惯,对自己的工作笔记进行了一个可视化的流程的改进。


阿润把自己工作计划可视化的内容氛围两块:

① 每日工作计划

② 每周工作计划


每日工作计划


每日的工作计划一般都为了方便自己看和及时跟进自己的具体任务。


(通过工作手帐来实现,笔记本是《井田志》)




  • 收集:把自己每天“已知的工作任务”在“任务收集箱”中收集起来

  • 整理:对于每天自己在每一个时间段需要做的事情根据事情的“优先级”进行安排和计划

    ps:在整理阶段:阿润个人又根据自己平常工作的习惯,把任务分成了四类——

    ①紧急任务

    ②重要不紧急的任务

    ③碎片化的任务

    ④日常固定的工作任务

  • 输出:就是对安排好的工作进行执行

  • 盘点和反思:阿润自己在工作手帐笔记的左边给自己添加了一栏,专门做自己每天工作结束之后自己的反思。

    其中包括:

    ① 今日感谢的人和事

    ② 今日不足的地方

    ③ 针对不足的地方自己应该如何改善?

    ④ 其他


ps:这样的好处是,及时面对的是“突发任务”的时候,可以从容地根据自己“工作流”先把它们放入“收集箱”,然后根据优先级来进行重新调整自己的执行顺序,做到心中有底,从容不迫。


每周的周计划-印象笔记


同样的,对于周计划,阿润这是用“印象笔记”这个工具,来对自己的工作进行梳理。


使用“印象笔记”的原因是,工作的周计划更方便与组长进行对接,方便共享和及时更改


(作为有点强迫症的金牛座真的不是很喜欢周计划已经写好了之后,又被划掉重写)



以自己的周计划的模板为例:


总共有八列,分别代表的是“这周的总的周计划”和周一到周日的每一天的具体的主要工作计划。


在周计划这一栏收集“本周要做的工作”信息,然后把它们一一安排到每天的工作中去。


每做完一个项目之后,就在相对应的框框前打钩,也是十分的方便和可视化。



利用工作的“固定清单”

聚焦自己的注意力



关于“固定清单”其实之前阿润有听过,也有实践过。但是对于它的原理其实并不是很清楚。


在阅读到这本书中的“时间管理部分”的时候,六哥提到了“意志力”这个东西。


我们每个人的意志力都是有限的,当我们在思考做出决策的时候,就会消耗我们的意志力。而我们的意志力应该被用在我们最需要的事情上。(即:必须你亲自做的、别人代替不了你的、回报率很大的事情)


而“固定清单”的好处就是:帮助我们节省我们的意志力消耗,并且提醒我们完成琐碎的事情,提高我们的幸福度。


通过每天上、下班的一个小小的仪式,不仅会让我们工作的时候效率更高、更有成就感,同时也会让我们更好地在工作之余好好放松。


我们一起来思考一个问题:

  • 每天早上你醒来之后,必须做的事情有哪些?

  • 每天到达公司或者教室,必须做的事情有哪些?

  • 每天晚上回到家,必做的事情有哪些?


如果你不能脱口而出,而是要去思考的话,说明思考这些东西仍然消耗着你的意志力。


而让我们对于记忆这些琐碎而又固定的事情的一劳永逸的方法就是——列出你的“固定清单”


举个例子吧:

每天早上到达公司,阿润每天必做的事情,就是拿出手帐本,打开电脑(即相关的办公软件),清洁眼镜,然后给自己倒一杯热水,查看周计划,列出今天的工作计划。这几件事情。



以阿润自己为例,上班的仪式清单如下:

  • 打开电脑(开启办公软件、邮箱、印象笔记)

  • 给自己倒一杯热水,放在固定位置

  • 拿出笔记本放在固定位置

  • 清理眼镜

  • 查看周计划,确认今天已知的工作内容 


同样的下班的时候,阿润给自己的下班清单是:

  • 整理电脑的桌面

  • 清空印象笔记的每天的信息收集箱

  • 检查一下今天的工作清单是否完成

  • 预览明天的工作清单

  • 整理好自己的办公桌面


就像这样,阿润把每天上下班的仪式清单写在便利贴上,贴在电脑前。


我们不妨就借着这个机会,给自己每天不管是上班还是上课,下班还是放学,把它们列成一个固定清单。


每天按照自己设置一个小小的套路感的去做,而不用花费自己的意志力去思考这些问题来做出决策,只需根据清单的指引,去一件件完成,做好准备就可以了。


实践起来,会更奇妙哦~


以上就是阿润关于阅读六哥的新书《颠覆平庸》以及结合自己最近作为“职场小白”的亲身实践经历,写的一点点感受,希望对你有用。


小小的总结一下


1.通过“人、机、料、法、环、测”六个字的小套路,击破“我不会”的陌生窘境


2.通过可视化的工作手帐+“工作流”原理,让工作更高效


3.利用列出工作的“固定清单”,节省自己的注意力,提高工作的幸福感


不知道,你有收获吗?


    


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