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减少不必要的辅助列,用透视表提升报表效率

数据化管理  · 公众号  ·  · 2021-03-30 09:04

正文

大家好,继续分析一期数据透视表的基础实用内容。

我们平常要处理的数据,基本上都是有时间维度的,但在系统里导出来后,一般都是以天为单位记录的。当然还有可能你从系统里导出来的是文本型的日期(如20210101这种),然后你需要用分列一键转换成标准日期。

标准日期的格式 yyyy/m/d ,如2018/5/24,如下图所示:

但我们实际分析是需要细分到年份、季度、月份、日期的。为了达到这个效果,有些人可能会这样处理:用year()、month()、day()这些函数,根据日期计算另外生成年、季度、月的字段,然后再生成数据透视表进行分析……

但是其实用函数增加计算列的效率是很低的,不仅增加了运算量,而且还增加了文件的体积,所以强烈 不建议 你这样做!因为数据透视表中已有 现成 的功能,可以很方便地处理【 时间和数字类型 】的字段( 时间的本质其实也是数字 )。

分组字段

从功能名称来看,其实就是将字段(字段=表头)里的数据分成不同的组。当我们生成数据透视表后,点击透视表里的 任意单元格 ,在Excel的顶部,都会有一个【数据透视表工具】的菜单,在下方即可找到该功能。

对于Excel 2013、2016版本,这个功能叫【分组字段】

如果你是用Excel2007、2010版本,这个功能叫做【将字段分组】(虽名字不同,但功能都是一样的~):

以下将会介绍该功能应用于:

  • 日期分组

  • 价位段分组


1、日期分组

如果是13、16版本,当你把日期字段直接拖动到行或列标签中后,Excel默认会帮你 自动 完成年、季度、月、日的分组,确实非常方便!

在Excel 2007、2010版本,虽然不能自动分组,但手动分组也是很简单的。先选定任意一个日期数据的单元格,然后在上方菜单中找到【将字段分组】,然后点选年、季度、月(让它们填充成蓝色底色即为选定状态),最后按确定,即可实现日期的分组:

温馨提醒:

  • 我们生成数据透视表后,需要把鼠标光标放在数字的字段内容上,或者是日期字段内容上(选定任意一个这些字段内容的单元格即可),这个功能才能正常的使用。

  • 如果你的日期不是 标准日期 ,是不能使用分组功能的,就需要先在数据源中处理成标准日期后,再生成透视表方可使用分组字段

看完上面的演示操作,直接用这个透视表自带的分组字段功能,处理 日期分组 简直是秒级响应吧!比你手工处理数据源可要 高效 多了!

2、价格段分组

在商品分析中,我们常会做一个价格段分析,就是通过对商品的零售价进行分组,以分析不同价格段商品的销售情况等。传统的方法当然也可以在数据源中进行处理,让不同的零售价匹配一个价格段的字段。

但是很多时候,我们只需要直接在透视表中处理就可以了,要提升效率才是关键呀~当你学会了上面的日期分组,其实零售价字段的分组也很简单:

  • 鼠标光标先放于该字段下任意一个单格上

  • 点上方的【分析】菜单(07/10版本是【选项】)

  • 点【分组字段】(07/10版本是【将字段分组】)

  • 设置步长值,按确定即可实现分组







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